Prawo o szkolnictwie wyższym przy proporcjonalnym zmniejszaniu urlopów nie jest spójne z regulacjami powszechnymi. Przed negatywnymi skutkami ich stosowania rykoszetem ratują jednak zasady kodeksowe.
Nauczyciel akademicki traci prawo do urlopu wypoczynkowego w pełnym wymiarze, gdy jego stosunek pracy powstaje bądź ustaje w trakcie roku kalendarzowego, a także wtedy, gdy podejmuje pracę po powrocie z urlopu bezpłatnego, wychowawczego albo dla poratowania zdrowia. To szczególne rozwiązanie, zawarte w ustawie z 27 lipca 2005 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1842 ze zm., dalej: p.s.w.), co do zasady jest korzystniejsze od stosowanych powszechnie przepisów. Pracownikom, do których ma zastosowanie kodeks pracy (k.p.), na zmniejszenie wymiaru urlopu wypoczynkowego wpływa bowiem również powrót do pracy po odbyciu zasadniczej służby wojskowej lub jej form zastępczych, okresowej służbie wojskowej, przeszkoleniu, ćwiczeniach wojskowych, tymczasowym aresztowaniu, karze pozbawienia wolności albo nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy. Nauczycielom akademickim – już nie. Do tego roczny wymiar urlopu wypoczynkowego nauczyciela akademickiego to 36 dni rocznie, a nie 20 czy 26 dni.
Jednak mówiąc o zmniejszeniu urlopu art. 133 ust. 3 p.s.w. nie określa minimalnej długości trwania nieobecności w pracy, podczas gdy art. 1552 k.p. wskazuje, że taki skutek nastąpi dopiero, gdy trwa ona przynajmniej miesiąc. Tak więc pracownik korzystający np. przez 25 dni z urlopu bezpłatnego zachowa urlop wypoczynkowy w całości, a nauczycielowi akademickiemu – w tej samej sytuacji – należałoby pomniejszyć należny do wykorzystania urlop w sposób proporcjonalny. Przed utratą urlopu ratują go jednak przewidziane w kodeksie pracy zaokrąglenia.
Tego ustawa – Prawo o szkolnictwie wyższym nie precyzuje. Zgodnie z art. 136 ust. 1 p.s.w., w sprawach nieuregulowanych jej przepisami, a dotyczących stosunku pracy pracowników uczelni, trzeba więc zastosować kodeks pracy. Ten przy ustalaniu wymiaru urlopu proporcjonalnego, przyjmuje, że kalendarzowy miesiąc pracy odpowiada 1/12 rocznego wymiaru urlopu, czyli: 1,66 przy 20-dniowym wymiarze i 2,16 przy 26-dniowym wypoczynku, co po zastosowaniu zaokrąglenia w górę (art. 1553 par. 1 k.p.) daje odpowiednio 2 albo 3 dni urlopu miesięcznie. Nauczycielom akademickim urlop dzieli się równo: 36 dni/12 miesięcy daje 3 dni miesięcznie.
Zaokrąglić należy również miesiące zatrudnienia (art. 1552a par. 2 k.p.). Gdy praca nie była świadczona dłużej niż przez miesiąc – np. od 13 marca do 30 kwietnia – po powrocie do pracy należny urlop pracownika wyniesie 11/12 należnego za dany rok kalendarzowy, jeśli natomiast pracownik opuścił pracę np. pomiędzy 13 a 31 marca – zachowa urlop w całości.
Zasada ta odnosi się także do nauczycieli akademickich. Mimo więc braku w przepisach o szkolnictwie wyższym wymogu przynajmniej miesięcznej nieobecności, przy krótszych jej okresach i stosowaniu zaokrąglenia niepełnego miesiąca pracy w górę, nauczyciel w praktyce nie straci ani jednego dnia urlopu.
Wyjątkiem od zasady proporcjonalności jest wykorzystanie urlopu wypoczynkowego w całości przed nieobecnością mogącą wpłynąć na jego skrócenie (art. 1552 k.p.). Pracownik może tak zrobić – o ile nabył prawo do wypoczynku przed nieobecnością w pracy. Jeśli np. pełnił okresową służbę wojskową od 1 marca do 30 czerwca, to po powrocie ma prawo do odpowiednio 14 lub 18 dni urlopu za przepracowanych 8 z 12 miesięcy kalendarzowych. Nic natomiast się nie zmieni w wysokości jego urlopu, jeżeli wykorzystałby go w całości w styczniu i lutym, czyli przed nieobecnością z tytułu służby.
Nauczycielowi akademickiemu trudniej jednak zaplanować wcześniejsze wykorzystanie wypoczynku. Zgodnie z art. 133 p.s.w. powinien on być wykorzystany w okresie wolnym od zajęć dydaktycznych, a tryb udzielenia urlopu określa senat lub organ wskazany w statucie uczelni. Tak więc nieobecność w semestrze letnim, która powoduje ustalenie proporcjonalnego urlopu, skróci nauczycielowi wakacje.