Czy polski przedsiębiorca może opłacać do ZUS składki od delegowanego pracownika do państwa UE?

Tak. Musi delegować osobę, która wykonuje działalność jako pracownik najemny w państwie członkowskim w imieniu pracodawcy, który normalnie tam prowadzi swą działalność. Jeśli spełnia te warunki, to nadal podlega ona ustawodawstwu pierwszego państwa członkowskiego, pod warunkiem że przewidywany czas takiej pracy nie przekracza 24 miesięcy i że osoba ta nie jest wysłana, by zastąpić inną osobę.

Co to znaczy, że firma prowadzi normalnie działalność w państwie UE?

To pojęcie odnosi się do pracodawcy zazwyczaj prowadzącego znaczną część działalności na terytorium państwa członkowskiego, w którym ma swoją siedzibę. Kryteria działalności muszą zostać dopasowane do specyficznych cech każdego pracodawcy i do rzeczywistego charakteru prowadzonej przez niego działalności. Zgodnie z przepisami unijnymi w celu ustalenia czy pracodawca zazwyczaj prowadzi znaczną część działalności na terytorium kraju UE, w którym ma swoją siedzibę, instytucja ubezpieczeniowa w tym państwie (odpowiednik ZUS) zobowiązana jest zbadać wszystkie kryteria charakteryzujące działalność prowadzoną przez tego pracodawcę.

Jakie to kryteria?

Na przykład miejsce, w którym przedsiębiorstwo ma swoją zarejestrowaną siedzibę i administrację. Kryterium to pozwala określić, czy przedsiębiorstwo wysyłające pracownika w ogóle może skorzystać z udogodnień art. 12 ust. 1 rozporządzenia 883/2004. Jeżeli firma nie ma w Polsce zarejestrowanej siedziby, nie możemy stosować wobec niej przepisów o delegowaniu.

Innym kryterium jest liczebność personelu administracyjnego pracującego w głównej siedzibie firmy oraz w drugim państwie członkowskim. Pozwala ono określić relacje ilościowe między pracownikami wykonującymi działalność czysto administracyjną a pracownikami faktycznie tworzącymi obrót firmy. Wskaźnik ten pozwala zorientować się, czy przedsiębiorstwo prowadzi w Polsce znaczną działalność, czy też w przedsiębiorstwie pozostał jedynie personel administracyjny.

Czy dla określenia znaczącej działalności ma znaczenie miejsce, w którym rekrutowani są pracownicy delegowani?

Tak. Za znaczącą działalność uważa się pracę wykonywaną na rzecz pracodawcy, którego siedziba jest w państwie wysyłającym (np. Polska). Pod warunkiem że ustalono, że jest ona wykonywana dla tego pracodawcy oraz że wciąż istnieje bezpośredni związek między pracownikiem a pracodawcą, który go oddelegował.

Miejsce rekrutacji pracowników pomaga ustalić istnienie lub brak związku zatrudnionego pracownika z delegującym pracodawcą. Np. brak takiego związku wystąpi m.in., gdy pracownik został przyjęty do pracy w jednym państwie członkowskim przez przedsiębiorstwo posiadające siedzibę w drugim państwie członkowskim w celu wykonywania pracy w pierwszym państwie członkowskim. W opisanym przypadku nie mogą być więc stosowane przepisy o oddelegowaniu.

Czy firma musi uzyskiwać odpowiednie obroty, żeby móc płacić składki w Polsce?

Kryterium obrotów wskazuje, czy firma delegująca pracowników uzyskuje ich wystarczający poziom, który pozwala stwierdzić, że przedsiębiorstwo prowadzi znaczną część działalności w państwie wysyłającym, czyli w Polsce. Za typowy okres prowadzenia działalności można przyjąć 12 miesięcy lub krócej, jeżeli firma nie działa wystarczająco długo.

Z opublikowanego przez Komisję Europejską poradnika w sprawie ustawodawstwa mającego zastosowanie do pracowników w UE, Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Szwajcarii wynika, że obrót na poziomie 25 proc. w państwie wysyłającym jest już uznawany za znaczącą działalność.

Czy to są wszystkie kryteria, jakie bierze pod uwagę ZUS, ustalając, czy firma prowadzi znaczącą działalność w Polsce?

Wykaz zawarty w przepisach unijnych nie jest wyczerpujący. Kryteria powinny być dostosowane do każdego konkretnego przypadku i uwzględniać charakter działalności prowadzonej przez przedsiębiorstwo w państwie, w którym ma ono siedzibę. Kryteria te należy rozpatrywać łącznie. Jedynie całościowa ocena pozwala na możliwie obiektywne ustalenie, czy przedsiębiorstwo wysyłające pracowników spełnia warunek prowadzenia w kraju delegującym znacznej części działalności.