Kodeks postępowania cywilnego uprzywilejowuje pozycję pracownika przed sądem pracy w przypadku sporu z pracodawcą. Jednym ze szczególnych rozwiązań przewidzianych w postępowaniu odrębnym w sprawach z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych jest rozszerzenie kategorii osób, którym pracownik może udzielić umocowania do zastępowania go.

Artykuł 465 par. 1 k.p.c. określa dodatkową grupę osób, które mogą być pełnomocnikami zatrudnionego. Zaliczają się do nich przedstawiciel związku zawodowego lub inspektor pracy albo pracownik zakładu pracy, w którym mocodawca jest lub był zatrudniony.

Pełnomocnikiem może zostać jednak tylko taki członek związku, który otrzyma uprawnienie do działania w imieniu organizacji na podstawie statutu związku lub odrębnego upoważnienia, które może zostać cofnięte (por. uchwałę SN z 25 sierpnia 1994 r., I PZP 34/94, OSNP 1994/12/188). Z tego powodu wymagane jest przedłożenie przed sądem zarówno pełnomocnictwa od pracownika, jak również wykazania uprawnienia do działania w imieniu związku (por. także postanowienie SN z dnia 6 kwietnia 2006 r., II PZ 3/06).

Dyskusyjną kwestią pozostaje, czy pracownik musi być członkiem związku zawodowego, którego przedstawiciel go reprezentuje (por. wyrok SN z 22 sierpnia 2003 r., I PK 214/02). Z postanowienia SN z 29 listopada 2006 r. (sygn. II PZ 54/06) wynika, że pełnomocnikiem może być tylko przedstawiciel związku zawodowego, w którym pracownik jest zrzeszony.

Zatrudnionego może reprezentować również radca prawny związku zawodowego bez względu na to, czy ma uprawnienie do działania w imieniu organizacji (postanowienie SN z 12 stycznia 2012 r., II PZ 37/11).

Pamiętać należy, że zgodnie z art. 89 par. 2 k.p.c. w toku sprawy pełnomocnictwo nie musi być pisemne – może zostać udzielone ustnie na posiedzeniu sądu przez oświadczenie złożone przez stronę i zaprotokołowane.