Składki związkowe potrącane są przez pracodawcę na ogólnych zasadach kodeksu pracy, dotyczących potrąceń z wynagrodzenia pracownika oraz na zasadach przewidzianych w ustawie o związkach zawodowych. W celu potrącenia składek członkowskich konieczne jest wystąpienie przez organizację związkową z wnioskiem o pobieranie z wynagrodzenia pracownika składki związkowej w zadeklarowanej przez niego wysokości. Wysokość potrącanej składki członkowskiej zostaje określona we wniosku organizacji związkowej, na którą zgodę wyraża pracownik. Na potrącanie składek związkowych pracownik powinien wyrazić zgodę w formie pisemnej. Wymóg formy pisemnej przewiduje zarówno art. 91 par. 1 kodeksu pracy, jak i art. 331 ust. 1 ustawy o związkach zawodowych. Ewentualne wycofanie zgody pracownika powinno mieć zatem również miejsce w formie pisemnej.

Wniosek organizacji związkowej wraz z pisemną zgodą pracownika jest wiążący dla pracodawcy. Pracodawca jest obowiązany niezwłocznie przekazać kwoty pobranych składek na rachunek bankowy wskazany przez zakładową organizację związkową. Przyjmuje się, iż nie później niż w następnym dniu po pobraniu składki pracodawca powinien złożyć dyspozycję przelewu na rachunek organizacji związkowej.

Co istotne, dla pracodawcy wiążące jest także cofnięcie przez pracownika zgody na potrącanie składek i od tego momentu pracodawca nie jest już zobowiązany do potrącania składek, a pracownik powinien poinformować o wycofaniu zgody organizację związkową. Należy jednak pamiętać, że w świetle art. 91 par. 2 k.p., w przypadku potrącenia należności innych niż należne na rzecz pracodawcy wolna od potrąceń jest kwota 80 proc. minimalnego wynagrodzenia za pracę. Wspomniane ograniczenie obejmuje również potrącanie składek związkowych.