Również jeśli tworzą obowiązkowy fundusz, a w spółce nie ma związków zawodowych, wówczas regulamin funduszu lub postanowienia regulaminu wynagradzania w sprawie wysokości odpisu na fundusz należy uzgodnić z przedstawicielem pracowników.

Ustawa wskazuje, że ma to być pracownik, a więc osoba zatrudniona w ramach stosunku pracy. Ponadto ma być ona wybrana przez załogę, czyli pozostałych pracowników do reprezentowania ich interesów. Ustawa nie precyzuje, jak należy takiego pracownika wybrać. Może się to odbyć poprzez powszechne i tajne wybory zorganizowane w całym zakładzie i tradycyjne zbieranie głosów do urn. Takie wybory powinny być poprzedzone możliwością zgłaszania kandydatów przez pracowników.

Ustawa nakazuje też uzgodnienie treści regulaminu ZFŚS z przedstawicielem załogi. Pracodawca musi negocjować z przedstawicielem załogi do skutku. Przyjmuje się, że uzgodnienie polega na osiągnięciu porozumienia we wszystkich kluczowych kwestiach, jest to co innego niż zasięgnięcie opinii przedstawiciela załogi. Nie ma terminu, po którym negocjacje zakończone fiaskiem mogą się zakończyć wydaniem regulaminu samodzielnie przez pracodawcę.

Warto podkreślić, że raz ustalony regulamin wynegocjowany z przedstawicielem pracowników nadal obowiązuje, nawet jeśli w spółce powstaną w przyszłości związki zawodowe. Sam fakt powstania związków nie powoduje konieczności ponownego negocjowania treści regulaminu funduszu (III PK 29/04).

not MT