Rozkład czasu pracy to określenie ram czasu pracy dla zakładu lub grup pracowników np. pracujących w tym samym systemie czasu pracy, obejmujące dni i godziny pracy. Harmonogram to konkretyzacja rozkładu dla danego pracownika. Powinien określać dni, godziny pracy i dni wolne realizujące zasadę przeciętnego pięciodniowego tygodnia pracy.

W najprostszym przykładzie, w zakładzie, gdzie występuje tylko podstawowy system czasu pracy, a praca jest jednozmianowa, wystarczy, jeżeli rozkład wskaże, że praca odbywa się od poniedziałku do piątku, w godzinach od 9 do 17. Oczywiście dniem wolnym realizującym pięciodniowy tydzień pracy jest sobota. W przypadku pracy zmianowej rozkład powinien określać godziny pracy dla poszczególnych zmian, np. powinien określać, że pierwsza zmiana pracuje od poniedziałku do piątku, od 6 do 14, a druga od poniedziałku do piątku, od 14 do 22.

Harmonogram konkretyzuje rozkład dla danego pracownika, np. że pracuje on na pierwszej zmianie i jego godziny pracy to poniedziałek – piątek, od 6 do 14. Harmonogramy komplikują się w równoważnym systemie czasu pracy oraz wielobrygadowej organizacji czasu pracy. W systemie równoważnym, gdzie można przedłużać wymiar czasu pracy w poszczególne dni do 12 godzin, kompensując to krótszymi dniówkami w inne dni, trzeba wskazać pracownikowi, np. że w poniedziałek pracuje od 8 do 20, we wtorek od 8 do 12 itd. Największe komplikacje występują, gdy zakład pracuje non stop, z niedzielami i świętami.

Co do zasady, harmonogram powinien być ustalany na cały okres rozliczeniowy. Okres rozliczeniowy to okres ustalany w regulaminie pracy, co do zasady, nie więcej niż 4 miesiące, w którym rozlicza się, czy nie ma przekroczeń średniej tygodniowej normy czasu pracy. Harmonogramy nie mogą być dowolnie zmieniane. W szczególności zmiany nie mogą służyć planowaniu pracy w nadgodzinach. Nie mogą też służyć manipulacjom, aby umniejszać prawa pracowników związane z pracą nadliczbową.