Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy wynika z art. 149 k.p. Przepis ten nie precyzuje, jakie informacje powinny być zawarte w ewidencji. Szczegółowe wymogi w tym zakresie wynikają z rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Zgodnie z par. 8 ust. 1 tego rozporządzenia pracodawca powinien założyć i prowadzić dla każdego pracownika kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym: pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione lub nieusprawiedliwione nieobecności w pracy. W stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy dotyczy wszystkich pracodawców bez względu na sektor własności, liczbę zatrudnionych pracowników czy przyjęty system czasu pracy. Oznacza to, że pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy także w przypadku zatrudnienia tylko jednego pracownika. To samo dotyczy pracowników wykonujących pracę w ramach zadaniowego czasu pracy, z tym jednakże zastrzeżeniem, że zakres informacji zawartych w ewidencji w ich przypadku jest ograniczony. Zgodnie bowiem z art. 149 par. 2 k.p. w stosunku do pracowników zatrudnionych w zadaniowym czasie pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w nocy nie ewidencjonuje się godzin pracy. Ewidencjonuje się natomiast inne informacje, w tym urlopy i inne usprawiedliwione lub nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

Brak ewidencji powoduje, że w razie sporu z pracownikiem pracodawca musi wykazać, iż pracownik nie pracował w taki rozmiarze, jak twierdzi, a tym bardziej jak udokumentował (wyrok SN z 5 maja 1999 r., I PKN 665/98). Nieprowadzenie ewidencji stanowi ponadto wykroczenie zagrożone karą grzywny (art. 281 pkt 6 k.p.).