Zgodnie z art. 109 par. 1 k.p. kara nie może być nałożona na pracownika po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia. Pracodawca powinien dochować obu wskazanych terminów. Przykładowo przewinienie zostało popełnione 1 czerwca, a pracodawca powziął wiadomość o nim 26 sierpnia. W takiej sytuacji kara może zostać zastosowana do 1 września, co pozwoli na dochowanie obu terminów. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 4 marca 1999 r. (sygn. akt I PKN 605/98) zastosowanie sankcji następuje w chwili podpisania pisma o ukaraniu, gdyż wtedy wewnętrzna wola przełożonego otrzymuje swój zewnętrzny, formalny wyraz. Z kolei z punktu widzenia skutków takiej decyzji dla pracownika istotne znaczenie ma chwila zawiadomienia go na piśmie o zastosowanej sankcji. Przyjmuje się, że datą początkową dla terminu dwutygodniowego nie będzie powzięcie wątpliwości, że być może zdarzenie uzasadniające ukaranie miało miejsce, ale dzień, kiedy informacja ta została ujawniona np. w wyniku przeprowadzonego wewnątrzzakładowego postępowania wyjaśniającego. Nie może to jednak prowadzić do obejścia przepisów o terminach, co może zostać podniesione przez pracownika na etapie postępowania sądowego, w wyniku czego kara zostanie uchylona.

Na uwadze należy mieć także to, że kara może być zastosowana tylko po uprzednim wysłuchaniu pracownika. Tak wynika z art. 109 par. 2 k.p. Zatem i ono musi się zmieścić we wskazanych prawem terminach. Jednakże w przypadku nieobecności zatrudnionego, a tym samym braku możliwości jego wysłuchania, termin dwutygodniowy nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu do czasu jego powrotu.