Pracodawcy zatrudniający na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników mają wybór pomiędzy utworzeniem funduszu socjalnego a wypłacaniem świadczenia urlopowego raz do roku. Tak wynika z ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2012 roku, poz. 592 z późn. zm.).

Ustawodawca nie przewidział takiego wyboru w przypadku pracodawców zatrudniających 20 i więcej pracowników. Zgodnie jednak z art. 4 ustawy układ zbiorowy lub regulamin wynagradzania może dowolnie kształtować wysokość odpisu na fundusz lub stanowić o jego nietworzeniu. Innymi słowy świadczenie socjalne tego rodzaju nie jest obligatoryjne (wyjątkiem są pracodawcy zaliczający się do tzw. sfery budżetowej, którzy muszą utworzyć fundusz bez względu na liczbę zatrudnionych).

Jeżeli pracowników nie obejmuje układ zbiorowy pracy, zmiany dotyczące wysokości odpisu na ZFŚS lub nietworzenia funduszu wprowadza się w drodze aneksu do regulaminu wynagradzania. Zmiany takie pracodawca ustala z zakładową organizacją związkową lub, jeżeli nie ma związków zawodowych, z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów (art. 8 ust. 2 w związku z art. 4 ustawy). Ogłoszenie pracownikom treści aneksu następuje w sposób przyjęty u pracodawcy. Przykładowo może to nastąpić poprzez przekazanie go bezpośrednio każdemu pracownikowi za potwierdzeniem odbioru, wywieszenie na tablicy ogłoszeń itp.

Procedury wyłaniania reprezentanta interesów pracowników nie są określone ustawie o ZFŚS, ale w piśmiennictwie przyjmuje się, że powinien on być wybrany przez całą załogę zakładu pracy, na zasadzie dobrowolności. Postanowienia regulaminu wynagradzania w zakresie funduszu socjalnego nie mogą wejść w życie bez uzgodnienia z przedstawicielem pracowników. Ustalenie ich wbrew stanowisku reprezentanta zatrudnionych powoduje, że zmiany nie wywołują żadnego skutku prawnego. Aneks nie wejdzie w życie mimo podania go do wiadomości pracowników.