Kontrolę legalności zatrudnienia, innej pracy zarobkowej, wykonywania działalności oraz wykonywania pracy przez cudzoziemców sprawuje wojewoda. W odniesieniu do cudzoziemców korzysta on z pomocy organów celnych. Czynności kontrolne w imieniu wojewody i z jego upoważnienia, jednoosobowo lub przez zespół osób, prowadzą pracownicy wojewódzkiego urzędu pracy. Zasadą powinna być kontrola wykonywana kolegialnie. Jest ona przeprowadzana na podstawie rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie kontroli legalności zatrudnienia. Zawarte w nim przepisy są o tyle istotne, że na podobnych zasadach są prowadzone inne kontrole w zakładzie pracy.
Na mocy upoważnienia
Przeprowadzenie kontroli możliwe jest tylko po okazaniu legitymacji służbowej i upoważnienia (przykład 1). Upoważnienie zawiera: • wskazanie na podstawie jakich przepisów jest prowadzona kontrola, • oznaczenie organu dokonującego kontroli oraz imię, nazwisko kontrolującego i numer jego legitymacji służbowej, • datę i miejsce wystawienia upoważnienia oraz określenie zakresu przedmiotowego kontroli, • nazwę i adres jednostki kontrolowanej, datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli, • podpis osoby udzielającej upoważnienia z podaniem zajmowanego stanowiska, • pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego. Ustawa o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy przewiduje możliwość działania kontrolujących również na podstawie upoważnienia uproszczonego.
W jakim terminie i miejscu
Kontrola może być przeprowadzana bez uprzedzenia w dniach i w godzinach pracy jednostki kontrolowanej (przykład 2). W dniach wolnych od pracy lub poza godzinami pracy dopuszczalna jest tylko wtedy, gdy na terenie kontrolowanego zakładu pracy przebywa któryś z pracowników wykonujących pracę. Kontrolujący nie podlega rewizji osobistej przy wstępie na teren jednostki lub do określonych jej pomieszczeń. Może on swobodnie poruszać się po terenie zakładu pracy, ale musi przestrzegać przepisów bhp, ochrony przeciwpożarowej oraz ochrony informacji niejawnych obowiązujących w jednostce kontrolowanej. Kontrolerzy mają prawo do korzystania z pomieszczeń kontrolowanej jednostki, które posłużą im za miejsce pracy oraz do: • badania dokumentów, które mają bezpośredni związek z celem kontroli, • przesłuchiwania osób (zarówno podejrzanych o naruszenie przepisów ustawy, jak i świadków) oraz do sprawdzania tożsamości osób przebywających na terenie zakładu pracy, • sporządzania odpisów, wyciągów lub kserokopii z dokumentów oraz dokumentowania czynności kontrolnych z wykorzystaniem środków audiowizualnych (np. aparatu fotograficznego, kamery, dyktafonu); zgodność odpisów tych dokumentów z oryginałem poświadcza kierujący jednostką kontrolowaną lub osoba przez niego upoważniona. • zwrócenia się do policji z prośbą o interwencję, jeżeli kontrolowany stara się utrudnić lub uniemożliwić postępowanie kontrolne. Czynności kontrolne mogą być prowadzone w siedzibie pracodawcy i we wszystkich innych miejscach, w których wykonywana jest praca przez osoby, które zatrudnia.
Protokół pokontrolny
Każdą kontrolę, podczas której wykryto nieprawidłowości, kończy protokół pokontrolny. Jeżeli prowadzona przez przedsiębiorcę działalność jest całkowicie zgodna z przepisami – sporządzana jest jedynie notatka pokontrolna. Protokół zawiera wszelkie ustalenia z kontroli, wskazane w par. 6 ust. 1 rozporządzenia. Kontroler zobowiązany jest do zamieszczenia w protokole adnotacji o usunięciu przed zakończeniem kontroli stwierdzonych nieprawidłowości. Jest to ważne, ponieważ sąd może odstąpić od wymierzenia kary za te naruszenia, jeżeli naprawiono je dobrowolnie. Prawidłowo sporządzony protokół powinien mieć wszystkie strony ponumerowane i parafowane, by wykluczyć możliwość ich wymiany. Powinien być podpisany przez wszystkich kontrolerów i przez pracodawcę lub jego pełnomocnika.
Prawa i obowiązki
Kontrolowany podmiot jest zobowiązany do: • wpuszczenia osób przeprowadzających kontrolę na teren zakładu pracy i umożliwienie im wstępu do pomieszczeń oraz nadzorowania przestrzegania przez nich przepisów bhp oraz przepisów przeciwpożarowych, • udostępnienia pomieszczenia do pracy, które powinno umożliwiać swobodne wykonywanie czynności kontrolnych (np. rozmowy na osobności z pracownikami); przepisy nie zobowiązują go natomiast do udostępnienia jakiegokolwiek pomocnego sprzętu; nie ponosi on też kosztów kontroli, • udostępnienia kontrolującym dokumentów zawiązanych z przedmiotem kontroli i udzielania wyjaśnień w sprawach objętych jej zakresem, • poświadczania zgodności sporządzonych przez kontrolujących odpisów itp. z oryginałem. Kontrolowanemu przysługują też uprawnienia wynikające z odpowiednio stosowanych przepisów postępowania administracyjnego, czyli prawo do: żądania dostarczenia wyczerpujących informacji o wszelkich okolicznościach faktycznych i prawnych kontroli, oraz do brania czynnego udziału w postępowaniu kontrolnym. Może też działać przez pełnomocnika.
Sankcje dla pracodawcy
W razie stwierdzenia w toku kontroli naruszenia przepisów ustawy, wojewoda lub organ celny występuje z wnioskiem do właściwego sądu rejonowego o ukaranie osób. Wniosek może wnieść także prokurator. Niezależnie od tych działań wojewoda lub organ celny zawiadamia właściwe organy o podejrzeniu naruszenia innych przepisów, np. podatkowych. Za udaremnienie lub utrudnianie przeprowadzenia kontroli legalności zatrudnienia pracodawcy grozi kara grzywny w wysokości co najmniej 3 tys. zł.
ZGŁASZANIE ZASTRZEŻEŃ • Podczas kontroli do dnia jej zakończenia – pracodawca ma prawo do zgłaszania uwag lub zastrzeżeń do ustaleń dokonanych. • W terminie 7 dni od dnia otrzymania protokółu pokontrolnego, ale przed jego podpisaniem – pracodawca może zgłosić umotywowane zastrzeżenia do zawartych w nim ustaleń. Kontrolujący mają obowiązek ustosunkować się na piśmie do zgłoszonych uwag i zastrzeżeń.
 PRZYKŁAD 1 OD KIEDY WSZCZĘCIE KONTROLI Do zakładu pracy zgłosił się kontroler z urzędu wojewódzkiego. Nie miał jednak legitymacji i pracodawca odmówił wpuszczenia go na teren zakładu. Następnego dnia pracodawca opłacił zaległe składki na Fundusz Pracy. Kontroler zarzucił mu jednak nieprawidłowości związane z opłacaniem składek w terminie, gdyż jego zdaniem zaległości zostały uregulowane już po przystąpieniu do kontroli. Nie ma jednak racji, ponieważ czynności kontrolne mogły być wykonywane dopiero po okazaniu legitymacji służbowej i upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.
 PRZYKŁAD 2 PRACA TYLKO NA POLECENIE PRACODAWCY Kontroler polecił pracownikowi odpowiedzialnemu za sprawy kadrowe, aby przyszedł do pracy w wolną sobotę i udostępnił mu dokumentację. Jest to niezgodne z przepisami. Kontrolerzy nie mają uprawnień do wzywania pracowników kontrolowanej jednostki do wykonywania na ich rzecz czynności poza normalnymi godzinami pracy. Może im to nakazać jedynie pracodawca.