Gdy w firmie funkcjonuje jedna organizacja związkowa – pracodawca musi z nią uzgodnić treść regulaminu, gdy organizacji związkowych jest więcej – powinny przedstawić pracodawcy wspólnie uzgodnione stanowisko. Przy braku jednolitego stanowiska organizacji związkowych, pracodawca może samodzielnie ustalić treść regulaminu.
Co w kodeksie
Pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników, nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy, ustala warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania. Może w nim ustalić także inne świadczenia związane z pracą i zasady ich przyznawania. Regulamin wynagradzania obowiązuje do czasu objęcia pracowników zakładowym układem zbiorowym pracy lub ponadzakładowym układem zbiorowym pracy ustalającym warunki wynagradzania za pracę oraz przyznawania innych świadczeń związanych z pracą w zakresie i w sposób umożliwiający określanie, na jego podstawie, indywidualnych warunków umów o pracę. Regulamin wynagradzania ustala pracodawca, jednak jeżeli działa u niego zakładowa organizacja związkowa, musi z nią uzgodnić regulamin. Wchodzi on w życie po dwóch tygodniach od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy. O tym wszystkim mówi art. 772 kodeksu pracy.
Jaki tryb
Zasadniczo więc regulamin ustala pracodawca samodzielnie, chyba że działa u niego zakładowa organizacja związkowa. Wówczas regulamin wynagradzania musi być z nią uzgodniony. Od 1 stycznia 2003 r., wymóg ten dotyczy tylko organizacji spełniającej wymagania z art. 251 ustawy o związkach zawodowych. Przepis ten stanowi, że uprawnienia zakładowej organizacji związkowej przysługują organizacji zrzeszającej co najmniej dziesięciu członków będących: • pracownikami lub osobami wykonującymi pracę na podstawie umowy o pracę nakładczą • pracodawcy objętego działaniem tej organizacji albo • funkcjonariuszami, o których mowa w art. 2 ust. 6, pełniącymi służbę w jednostce objętej działaniem tej organizacji.
Co znaczy uzgodnić
Wskazać należy, iż przez uzgodnienie rozumie się na ogół konieczność uzyskania zgody zakładowej organizacji związkowej na propozycje pracodawcy. Brak tej zgody uniemożliwia wydanie regulaminu. Związek zawodowy ma wówczas uprawnienia współstanowiące. Ustawa wprost nie przewiduje konsekwencji, gdy nie dojdzie do uzgodnienia tych stanowisk. W literaturze jest prezentowane trafne stanowisko, zgodnie z którym sytuacja taka uniemożliwia wprowadzenie regulaminu. Wydanie regulaminu bez uzgodnienia jego treści z zakładową organizacją związkową czyni ten akt bezskutecznym, gdyż przepisy kodeksu pracy nie przewidują możliwości wprowadzenia regulaminu samodzielnie przez pracodawcę, w przypadku nieuzgodnienia jego treści ze związkiem zawodowym. Dokonując analizy przepisu art. 772 par. 4 k.p. należy stwierdzić, że wolą ustawodawcy było, aby pracodawca i zakładowa organizacja związkowa, osiągnęły porozumienie. Uzgodnienie bowiem, to doprowadzenie do braku rozbieżności, obopólne wyrażenie na coś zgody, ujednolicenie. W innym wypadku mowa byłaby jedynie o konsultacji, przedstawieniu stanowiska. To zaś byłoby za mało, nie mogłoby wiązać pracodawcy w całym procesie decyzyjnym dotyczącym ustalania treści regulaminu wynagradzania.
Kilka związków
Z inną natomiast sytuacją mamy do czynienia, gdy u danego pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa. Wówczas, zgodnie z art. 30 ust. 4 i 5 ustawy o związkach zawodowych, wszystkie zakładowe organizacje albo organizacje reprezentatywne, powinny przedstawić pracodawcy wspólnie uzgodnione stanowisko w terminie 30 dni. Termin ten biegnie od dnia przedstawienia przez pracodawcę projektu regulaminu. Po jego bezskutecznym upływie pracodawca sam ustala treść regulaminu, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk zakładowych organizacji związkowych. Jeśli organizacje związkowe przedstawią wspólne, negatywne stanowisko, to regulamin wynagradzania nie może być przez pracodawcę ustalony.
Oświadczenie pracodawcy
Nie ma jednak przeszkód prawnych, aby w sytuacji braku porozumienia w kwestii regulaminu wynagradzania, pracodawca poinformował pracowników, jakie zasady wynagradzania będzie wobec nich stosował. Jest to oświadczenie woli pracodawcy, do którego odpowiednio należy stosować przepisy kodeksu cywilnego (poprzez art. 300 k.p. w zw. z art. 18 k.p.), a nie regulamin wynagradzania będący źródłem prawa pracy (art. 9 k.p.).
ORZECZNICTWO SĄDU NAJWYŻSZEGO

Regulamin wynagradzania nie może wejść w życie bez uzgodnienia z organizacją związkową działającą u pracodawcy. Jeżeli u pracodawcy działa więcej niż jedna organizacja związkowa, stosuje się art. 30 ust. 5 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (t.j. Dz.U. z 2001 r. nr 79, poz. 854 ze zm.). Oznacza to, że jeśli organizacje związkowe przedstawią wspólne, negatywne stanowisko, to regulamin wynagradzania nie może być przez pracodawcę ustalony. – wyroku Sądu Najwyższego z 12 lutego 2004 r., I PK 349/03, OSNP 2005/1/4