Spór zbiorowy istnieje od momentu wystąpienia przez reprezentanta interesów pracowniczych do pracodawcy z żądaniami dotyczącymi m.in. zmiany warunków pracy lub płacy (art. 7 ust. 1 ustawy o rozwiązywaniu sporów zbiorowych). Jeżeli podjęte przez pracodawcę rokowania nie doprowadzą do podpisania porozumienia, strona pracownicza może wnioskować o poddanie się mediacji. Strony sporu mają 5 dni na wybór mediatora. Termin ten biegnie od dnia zawiadomienia pracodawcy przez reprezentanta pracowników o podtrzymaniu zgłoszonych wcześniej żądań. Strony mogą wybrać mediatora z listy ustalonej przez ministra pracy, dostępnej na stronie internetowej resortu, lub inną osobę. Jeśli wybór mediatora nie będzie jednomyślny, na wniosek jednej ze stron wyznaczy go z wykazu minister.

Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy w par. 4 zobowiązuje pracodawcę do zwolnienia pracownika z obowiązku wykonywania pracy, jeżeli wynika to z przepisów prawa. Artykuł 111 ust. 1 ustawy o rozwiązywaniu sporów zbiorowych wskazuje, że mediatorom przysługuje zwolnienie od pracy na czas prowadzenia mediacji, a łączny wymiar tego zwolnienia w roku kalendarzowym nie może przekraczać 30 dni. W tym czasie mediator nie otrzymuje wynagrodzenia od pracodawcy, ale przysługuje mu wynagrodzenie wynikające z umowy zawartej ze stronami sporu. Zalicza się je do kosztów mediacji, które strony opłacają po połowie lub w inny sposób określony umową. Kontrakt może również uwzględniać inne koszty jak np. dojazd, zakwaterowanie. Płaca mediatora nie może być niższa niż gwarantowana przez rozporządzenie ministra gospodarki i pracy z 8 grudnia 2004 r. w sprawie warunków wynagradzania mediatorów z listy ustalonej przez ministra właściwego do spraw pracy (Dz.U. nr 269, poz. 2673).