Świadectwo pracy jest dokumentem wydawanym przez pracodawcę, w którym zamieszczane są informacje dotyczące okresu zatrudnienia, a także służące do ustalenia uprawnień u kolejnego pracodawcy i uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy niezwłocznie w momencie ustania stosunku pracy, czyli jego rozwiązania lub wygaśnięcia (art. 97 par. 1 k.p.). Szczegółowe przepisy w tym zakresie zawiera kodeks pracy oraz rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania. Ponadto rozporządzenie to zawiera obowiązujący wzór świadectwa pracy. Do wzoru świadectwa pracy został dołączony również sposób wypełniania świadectwa pracy.

Co do zasady obowiązek wydania świadectwa pracy nie jest uzależniony od domagania się wydania tego świadectwa przez pracownika. Pracownik nie musi składać wniosku o wydanie świadectwa pracy, bowiem obowiązek ten powstaje z mocy prawa. W jednym tylko przypadku wydanie świadectwa uzależnione jest od wniosku pracownika. Dzieje się tak w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę z pracownikiem, z którym dotychczasowy pracodawca nawiązuje kolejną umowę o pracę bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej (przykład 1).

PRZYKŁAD 1:

WNIOSEK PRACOWNIKA

Po rozwiązaniu umowy na okres próbny pracodawca nawiązuje z pracownikiem umowę na czas nie określony; po rozwiązaniu umowy na czas określony pracownik zawiera z tym samym pracodawcą kolejną taką umowę. W takich sytuacjach wydanie świadectwa pracy następuje na żądanie pracownika.

Pracownik powinien zgłosić pracodawcy żądanie wydania świadectwa pracy najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy.

Wydania świadectwa pracy pracodawca nie może uzależnić od spełnienia jakichkolwiek warunków, a tym bardziej od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą (np. rozliczenia delegacji służbowej, zwrotu pożyczki udzielonej z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, zwrotu narzędzi czy odzieży roboczej). Takie działanie jest traktowane jako niewydanie świadectwa pracy (przykład 2).

PRZYKŁAD 2:

SPŁATA POŻYCZKI

Rozwiązanie umowy o pracę z pracownikiem nastąpi 31 sierpnia. Pracownik do tej daty nie zdoła spłacić pożyczki zaciągniętej na cele mieszkaniowe z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Pracodawca zobowiązany jest wydać pracownikowi świadectwo pracy, a fakt niespłacenia pożyczki w żaden sposób nie wpływa na ten obowiązek.

Pracownik może upoważnić inną osobę do odbioru świadectwa pracy. Upoważnienie takie pracownik musi sporządzić na piśmie. A pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo pracy takiej osobie.

Jeżeli wydanie świadectwa w ostatnim dniu trwania stosunku pracy nie jest możliwe (np. pracownik jest nieobecny w pracy z powodu choroby, osoba upoważniona nie zgłosiła się po odbiór świadectwa pracy) pracodawca, nie później niż w ciągu siedmiu dni od dnia ustania stosunku pracy, przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem poczty albo doręcza go w inny sposób, np. poprzez gońca, firmę kurierską (par. 2 ust. 2 rozporządzenia w sprawie treści świadectwa pracy). Jeżeli pracodawca wysłał świadectwo pracy pod adres wskazany przez pracownika, a pracownik zmienił miejsce zamieszkania nie zawiadamiając o tym pracodawcy, to świadectwo pracy uznaje się za doręczone, zaś sam dokument pozostawia się w aktach osobowych pracownika z odpowiednią adnotacją, np. świadectwo pracy nie zostało doręczone pracownikowi ze względu na zmianę jego miejsca zamieszkania, o której nie poinformował pracodawcy.

Pracodawca ma obowiązek sporządzenia kopii świadectwa pracy i przechowywania jej w aktach osobowych pracownika (par. 4 rozporządzenia w sprawie treści świadectwa pracy). Kopię tę przechowuje się w części C akt osobowych pracownika, w której przechowywane są dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia (par. 6 ust. 2 pkt 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika). W uzasadnionych przypadkach pracodawca wydaje odpis tego świadectwa pracownikowi albo osobie upoważnionej przez pracownika lub członkowi rodziny (spadkobiercy) zmarłego pracownika (przykład 3).

PRZYKŁAD 3:

WYDANIE ODPISU

Świadectwo pracy pracownika uległo zniszczeniu wskutek pożaru, jaki miał miejsce w jego domu, stanowi to uzasadnioną podstawę do wydania odpisu świadectwa pracy przez pracodawcę na wniosek pracownika.

Niewydanie świadectwa pracy może skutkować podwójnie: grzywną za wykroczenie oraz obowiązkiem wypłaty odszkodowania pracownikowi. Zgodnie bowiem z art. 282 par. 1 pkt 3 k.p. pracodawca, który wbrew obowiązkowi nie wydaje pracownikowi świadectwa pracy, popełnia wykroczenie i podlega karze grzywny od 1 tys. do 30 tys. zł.

Natomiast na gruncie art. 99 k.p. pracownikowi przysługuje roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy.

Co w świadectwie pracy

Świadectwo pracy ma charakter ściśle informacyjny. Dane w nim zawarte mają jedynie wpływ na ukształtowanie sytuacji prawnej pracownika w nowym miejscu pracy oraz nabycie uprawnień pracowniczych u kolejnego pracodawcy i uprawnień z ubezpieczenia społecznego. W związku z tym w świadectwie pracy nie można podać żadnych innych informacji poza wskazanymi w przepisach prawa. Szczegółową treść świadectwa określa art. 97 par. 2 k.p. oraz par. 1 ust. 1 rozporządzenia w sprawie treści świadectwa pracy. Niedopuszczalne jest zamieszczanie w świadectwie pracy jakichkolwiek elementów ocennych pracownika, chociażby dotyczyły one jego pracy (przykład 4).

PRZYKŁAD 4:

ELEMENTY OCENNE

W treści świadectwa pracy, w ust. 6 dotyczącym informacji uzupełniających, pracodawca, chcąc docenić pracownika, zawarł ocenę. W okresie zatrudnienia pracownik wzorowo wypełniał swoje obowiązki: wykonywał pracę sumiennie i starannie, stale podnosząc swoją wydajność oraz jakość wykonywanej pracy. Takie działanie, mimo że korzystne dla pracownika, jest jednak niedopuszczalne.

Świadectwo pracy wystawione przez pracodawcę nie jest dokumentem w rozumieniu art. 244 k.p.c. (dokument urzędowy sporządzany jest w przepisanej formie przez powołane do tego organy państwowe w ich zakresie działania i stanowi on dowód tego, co zostało w nim urzędowo zaświadczone). Stanowi ono dokument prywatny, o którym mowa w art. 245 k.p.c. (dokument prywatny stanowi dowód tego, że osoba, które go podpisała, złożyła oświadczenie zawarte w dokumencie) i jest wyłącznie dowodem na to, że pracodawca podpisał oświadczenie stanowiące treść tego świadectwa (wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 25 listopada 1997 r., III AUa 897/97, Apel.W-wa 1998/1/4).

Kiedy sprostowanie

Pracownikowi przysługuje prawo domagania się sprostowania świadectwa pracy, czyli zmiany jego treści w związku z niezgodnością z przepisami prawa pracy.

Jeżeli pracodawca zamieścił informacje nieprawdziwe, niepełne lub nieprzewidziane przepisami prawa (zbędne) pracownik ma prawo w ciągu siedmiu dni od otrzymania świadectwa pracy wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie świadectwa - postępowanie wewnątrzzakładowe (art. 97 par. 21 k.p.). Pouczenie o możliwości wystąpienia z takim żądaniem pracodawca zamieszcza na końcu dokumentu (przykład 5).

PRZYKŁAD 5

BŁĄD W ŚWIADECTWIE

Pracodawca zamieścił w ust. 4 pkt 5 świadectwa pracy informację, że pracownik wykorzystał w danym roku kalendarzowym 2 dni zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 188 k.p. (zwolnienie opiekuńcze). Faktycznie pracownik wykorzystał tylko 1 dzień zwolnienia. W związku z tym pracownik ma prawo wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie świadectwa pracy. Jeżeli jednak informacja taka dotyczyła sytuacji w roku minionym, to jakkolwiek jest ona niezgodna z przepisami prawa, pracownik nie musi występować o zmianę świadectwa, bowiem u kolejnego pracodawcy, w następnym roku uzyska prawo do kolejnych dwóch dni takiego zwolnienia.

Pracodawca ma obowiązek rozpatrzyć wniosek pracownika i zawiadomić o podjętej decyzji w ciągu siedmiu dni od otrzymania wniosku (par. 5 ust. 1 rozporządzenia w sprawie treści świadectwa pracy). W razie uwzględnienia wniosku pracodawca wydaje pracownikowi w tym terminie nowe świadectwo pracy. W przypadku nieuwzględnienia wniosku o sprostowanie świadectwa pracy, pracodawca zawiadamia pracownika na piśmie o swojej negatywnej decyzji i jednocześnie poucza pracownika o możliwości wystąpienia do sądu pracy z żądaniem sprostowania świadectwa pracy w terminie siedmiu dni od daty zawiadomienia (art. 97 par. 21 k.p.).

Pracodawca obowiązany jest wydać nowe świadectwo pracy, a poprzednio wydane usunąć z akt osobowych pracownika i zniszczyć w następujących sytuacjach:

  • w razie uwzględnienia wniosku pracownika o sprostowanie świadectwa pracy (w razie uwzględnienia przez sąd pracy powództwa pracownika o sprostowanie świadectwa pracy pracodawca wydaje świadectwo w ciągu trzech dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu w tej sprawie - par. 5 ust. 2 rozporządzenia w sprawie treści świadectwa pracy),
  • w razie uwzględnienia przez sąd pracy powództwa pracownika o odszkodowanie w związku z niewydaniem w terminie lub wydaniem niewłaściwego świadectwa pracy na podstawie art. 99 par. 1 k.p. (pracodawca wydaje świadectwo w ciągu trzech dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu w tej sprawie - art. 99 par. 4 k.p., par. 6 rozporządzenia w sprawie treści świadectwa pracy),
  • w razie prawomocnego orzeczenia sądu pracy o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznaniu mu odszkodowania w związku z niezgodnym z prawem rozwiązaniem przez pracodawcę umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika (pracodawca wydaje świadectwo w ciągu trzech dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu w tej sprawie. Jest obowiązany zamieścić niezgodną z rzeczywistością informację, że rozwiązanie umowy o pracę nastąpiło za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę. Jest to tzw. fikcja prawna, wprowadzona w interesie pracownika - par. 5 ust. 4 rozporządzenia w sprawie treści świadectwa pracy).

Skutki niewydania świadectwa

Pracownikowi przysługuje roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy (art. 99 par. 1 k.p.). Jeżeli pracodawca nie wydał pracownikowi świadectwa pracy w terminie, czyli w ciągu siedmiu dni od dnia ustania stosunku pracy lub wydał świadectwo niewłaściwe, tj. świadectwo nieprawdziwe, niekompletne lub zawierające zbędne informacje i wskutek tego wyrządził pracownikowi szkodę, to pracownik może żądać jej naprawienia. Jeżeli pracodawca dobrowolnie nie zaspokoi roszczenia pracownika, to może on wystąpić do sądu pracy. Należy zaznaczyć, że pracownik może od razu wystąpić do sądu pracy, bowiem nie musi on na gruncie regulacji art. 99 k.p. uprzednio wyczerpać trybu postępowania wewnątrzzakładowego (czyli zwracać się z wnioskiem do pracodawcy).

Pracownik musi ponieść szkodę wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy; szkoda ta może polegać na pozostawaniu pracownika przez pewien czas bez pracy (przykład 6).

PRZYKŁAD 6

SZKODA PRACOWNIKA

Pracodawca zrezygnował z zatrudnienia pracownika z powodu niemożliwości wykazania przez niego posiadania doświadczenia zawodowego na określonym stanowisku pracy. Informacje te powinny wynikać ze świadectwa pracy wydanego przez ostatniego pracodawcę. Niestety, ostatni pracodawca w ogóle nie wydał pracownikowi świadectwa pracy, w związku z czym pracownik stracił szansę na zatrudnienie i pozostaje bez pracy, czyli poniósł szkodę.

Odszkodowanie należne od pracodawcy przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy, nie dłuższy jednak niż sześć tygodni.

Wysokość odszkodowania, zgodnie z rozporządzeniem ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy, oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (par. 2 ust. 1 pkt 9 tego rozporządzenia).

Orzeczenie o odszkodowaniu stanowi samodzielną podstawę do zmiany świadectwa pracy (art. 99 par. 4 k.p.).

Pracownikowi przysługuje roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek wydania niewłaściwego świadectwa pracy (art. 99 par. 1 k.p.), niezależnie od przyznanego mu odszkodowania z tytułu niezgodnego z prawem rozwiązania przez pracodawcę umowy o pracę bez wypowiedzenia (uchwała SN z 13 lipca 1976 r., I PZP 22/76, OSN CP 1977/2/21).

Wypłata świadczeń

Rozwiązanie stosunku pracy z pracownikiem nakłada na pracodawcę obowiązek rozliczenia się z pracownikiem i wypłacenia wszystkich przysługujących mu świadczeń. Dzień ustania zatrudnienia staje się dniem wymagalności wszelkich roszczeń pracowniczych. Podstawowym obowiązkiem jest wypłacenie pracownikowi wynagrodzenia za pracę oraz innych dodatków za wykonaną pracę (premii, nagród, prowizji) i świadczeń związanych z wykonywaną pracą (ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej, dodatku za wysługę lat). W tym przypadku świadczenia ustala się proporcjonalnie do okresu zatrudnienia i wypłaca w ostatnim dniu trwania stosunku pracy (przykład 7).

PRZYKŁAD 7

WYNAGRODZENIE ZA PRACĘ

Zgodnie z regulaminem pracy wynagrodzenie jest wypłacane 10 dnia każdego miesiąca. Umowa pracownika rozwiązuje się wraz z ostatnim dniem miesiąca. Wynagrodzenie powinno być wypłacone pracownikowi ostatniego dnia, niedopuszczalne jest wypłacenie go zgodnie z postanowieniami regulaminu pracy, czyli za pięć dni. W przypadku rozwiązania umowy o pracę pracownika nie wiąże termin wypłaty wynagrodzenia wskazany w aktach wewnątrzzakładowych.

Jeżeli chodzi o inne świadczenia, to obowiązek ich wypłaty uzależniony jest od sposobu, przyczyny i okoliczności rozwiązania umowy o pracę. Wskazać tutaj należy na ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, różnego rodzaju odprawy i odszkodowania.

Poniżej wskazano na świadczenia mające charakter powszechny, szereg świadczeń może zostać zagwarantowanych pracownikom w źródłach prawa wewnątrzzakładowego (regulaminach, porozumieniach zbiorowych).

Ekwiwalent za urlop

Pracownik, którego stosunek pracy ulega rozwiązaniu lub wygaśnięciu, a który nie wykorzystał przysługującego mu urlopu wypoczynkowego w naturze, ma prawo do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy (art. 171 par. 1 k.p.).

Zgodnie z art. 167 1 k.p. w przypadku rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem w okresie wypowiedzenia pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca udzieli mu urlopu. Jeżeli pracownik wykorzysta urlop, to pracodawca nie ma obowiązku wypłacania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.

Obowiązek wypłaty ekwiwalentu powstaje w sytuacji, gdy:

  • dochodzi do ustania stosunku pracy (nie ma w tym przypadku znaczenia, która ze stron i w jakim trybie rozwiązuje stosunek pracy; obowiązek ekwiwalentu powstaje także w przypadku wygaśnięcia stosunku pracy),
  • pracownik nie wykorzystał urlopu wypoczynkowego (ekwiwalent pieniężny należy wypłacić za urlop przysługujący mu w roku bieżącym oraz za urlop zaległy).

Pracodawca, zgodnie z art. 171 par. 2 k.p., nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego, w przypadku gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.

Ekwiwalent należy wypłacić pracownikowi za cały urlop zaległy. Ekwiwalent za urlop bieżący ustala się stosownie do wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi w danym roku. Stosuje się w tym przypadku zasadę proporcjonalności urlopu wypoczynkowego uregulowaną w art. 1551 par. 1 k.p. Zgodnie z nią u dotychczasowego pracodawcy pracownikowi przysługuje urlop proporcjonalny do okresu zatrudnienia u niego w danym roku kalendarzowym (przykład 8 i 9).

PRZYKŁAD 8

KRÓTKI OKRES ZATRUDNIENIA

Stosunek pracy pracownika, któremu przysługuje 20 dni urlopu, rozwiąże się 31 marca danego roku. Ekwiwalent należy wypłacić za 5 dni w związku z trzymiesięcznym zatrudnieniem (3/12 x 20 = 5).

PRZYKŁAD 9

PRACA NA CZAS OKREŚLONY

Stosunek pracy zawarty na czas określony od 12 czerwca do 15 września (urlop 20 dni),

Ekwiwalent przysługuje za 7 dni. Bierzemy pod uwagę 4 miesiące pracy od 1 czerwca (niepełny miesiąc zaokrągla się w górę, pod warunkiem że pracownik przed 12 czerwca nie pracował u poprzedniego pracodawcy) do 30 września (niepełny miesiąc zaokrągla w górę dotychczasowy pracodawca) - (4/12 x 20 = 6,66 - niepełny dzień zaokrągla się w górę - 7 dni).

Przy ustalaniu urlopu trzeba mieć na uwadze poniższe zasady:

  • kalendarzowy miesiąc pracy odpowiada 1/12 wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi na podstawie art. 154 par. 1 k.p., czyli 20 lub 26 dni,
  • niepełny miesiąc kalendarzowy pracy zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca - jeżeli ustanie stosunku pracy u dotychczasowego i nawiązanie takiego stosunku u kolejnego pracodawcy nastąpiło w tym samym miesiącu kalendarzowym, zaokrąglenia do pełnego miesiąca dokonuje wyłącznie dotychczasowy pracodawca. Ustalenie dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego pozwala obliczyć konkretną wysokość ekwiwalentu. Zasady obliczania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy zawiera rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

Wypłata ekwiwalentu, zgodnie z prawem, powinna nastąpić w przed rozwiązaniem stosunku pracy - najpóźniej w ostatnim dniu trwania stosunku pracy. Oczywiście pracodawca, wiedząc, że pracownik nie będzie wykorzystywał urlopu wypoczynkowego w określonym wymiarze, może uregulować to zobowiązanie wcześniej.

Odprawa emerytalno-rentowa

Kolejnym świadczeniem, które należy wypłacić pracownikom w związku z ustaniem stosunku pracy, jest odprawa emerytalno-rentowa. Nie przysługuje ona wszystkim pracownikom, lecz wyłącznie tym, których stosunek pracy ustaje w związku z przejściem na emeryturę lub rentę. W tym ostatnim przypadku chodzi o rentę z tytułu niezdolności do pracy. Prawo do odprawy nie przysługuje pracownikowi, który rozwiązał umowę o pracę w związku z przejściem na rentę rodzinną (wyrok SN z 9 grudnia 1999 r., I KN 408/99, niepubl.). Podobnie jeżeli chodzi o świadczenie przedemerytalne (wyrok SN z 6 maja 2003 r., I PK 257/02, OSNP 2004/15/267). Odprawa przysługuje natomiast w razie przejścia na wcześniejszą emeryturę (wyrok SN z 11 stycznia 2001 r., I PKN 187/00, OSNP 2002/18/429).

Aby nabyć prawo do odprawy, muszą być spełnione następujące warunki:

  • Pracownik musi spełniać warunki uprawniające do renty lub emerytury określone w przepisach prawa. Pracownik musi spełniać warunki do uzyskania uprawnień emerytalnych lub rentowych w chwili ustania stosunku pracy, jednakże ustalenie prawa do tych świadczeń w drodze odpowiedniej decyzji może nastąpić już po ustaniu stosunku pracy. Oznacza to, że prawa do wskazanego świadczenia nie nabędzie pracownik, który spełnił warunki do świadczenia emerytalnego lub rentowego już po ustaniu stosunku pracy.
  • Musi dojść do ustania stosunku pracy. Przepisy nie wskazują, w jaki sposób ma dojść do ustania stosunku pracy: czy dojdzie do rozwiązania czy wygaśnięcia stosunku pracy. Dla powstania prawa do odprawy emerytalno-rentowej zasadniczo bez znaczenia jest to, z czyjej inicjatywy dochodzi do rozwiązania stosunku pracy. Wskazuje się jednak rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia przez pracownika z winy pracodawcy (art. 55 par. 11 k.p.) nie może być uznane za ustanie stosunku pracy w związku z przejściem na emeryturę (wyrok SN z 16 listopada 2000 r., I PKN 81/00, OSNP 2002/11/265), podobnie należy traktować rozwiązanie stosunku pracy w trybie art. 52 k.p.
  • Musi zaistnieć związek pomiędzy ustaniem stosunku pracy a przejściem na emeryturę lub rentę. Najtrudniejszym z przytoczonych warunków jest zdefiniowanie owego związku zachodzącego pomiędzy ustaniem stosunku pracy a przejściem na emeryturę lub rentę. Przejście na emeryturę musi bowiem nastąpić równocześnie z rozwiązaniem stosunku pracy lub po nim. Zatem musi istnieć określony związek funkcjonalny pomiędzy tymi zdarzeniami związek czasowy (po ustaniu stosunku pracy następuje korzystanie ze świadczeń ubezpieczeniowych) wydaje się niewystarczający.
  • Ogólnie zatem można powiedzieć, że nie jest bezwzględnie konieczne, aby zamiar przejścia na emeryturę lub rentę był motywem (przyczyną) rozwiązania stosunku pracy. Może być to także inny związek rzeczowy (np. ciężka choroba powodująca konieczność rozwiązania stosunku pracy i uprawniająca do renty).

Wysokość odprawy odpowiada jednomiesięcznemu wynagrodzeniu pracownika. Jej wysokość jest stała i nie zależy od stażu pracy. Przepisy zakładowe mogą przewidywać wyższą odprawę.

Pracownik, który otrzymał odprawę, nie może ponownie nabyć do niej prawa. Jednakże nie można pozbawić prawa do odprawy emerytalnej lub rentowej pracownika, któremu wcześniej odprawa taka została wypłacona wbrew obowiązującym przepisom (wyrok SN z 1 grudnia 1999 r., I PKN 386/99, OSNP 2001/8/257).

Odprawę należy wypłacić pracownikowi w momencie ustania stosunku pracy, jeżeli uprawnienia rentowe są stwierdzone decyzją organu ubezpieczeniowego. Roszczenie o zapłatę odprawy emerytalnej jest wymagalne od dnia rozwiązania stosunku pracy, także wtedy, gdy orzeczenie przyznające emeryturę zostało wydane później (wyrok SN z 9 kwietnia 1998 r., I PKN 508/97, OSNP 1999/8/267).

Odprawa pieniężna

Innym rodzajem odprawy, a zarazem świadczeniem, które należy wypłacić pracownikowi wraz z rozwiązaniem stosunku pracy jest odprawa pieniężna. Przysługuje ona pracownikowi w związku z rozwiązaniem stosunku pracy z przyczyn niedotyczących pracowników na podstawie ustawy o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników.

Odprawa przysługuje zarówno w przypadku zwolnienia grupowego, jak i indywidualnego.

Zwolnienie grupowe to sytuacja, w której pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników rozwiązuje stosunki pracy z przyczyny niedotyczących pracowników w okresie nieprzekraczającym 30 dni i zwolnienie obejmuje co najmniej:

  • 10 pracowników, gdy pracodawca zatrudnia mniej niż 100 pracowników,
  • 10 proc. pracowników, gdy pracodawca zatrudnia przynajmniej 100, ale mniej niż 300 pracowników,
  • 30 pracowników, gdy pracodawca zatrudnia 300 lub więcej pracowników.

Zwolnienie indywidualne

Zwolnienie indywidualne ma miejsce, gdy u pracodawcy zatrudniającego co najmniej 20 pracowników, przyczyny niedotyczące pracowników stanowią wyłączny powód rozwiązania stosunków pracy z mniejszą liczbą pracowników niż przy zwolnieniach grupowych w okresie nieprzekraczającym 30 dni.

Pracodawca, który nie podlega postanowieniom ustawy, może oczywiście dobrowolnie wypłacić im odprawę według własnego uznania (uchwała SN z 8 stycznia 2002 r., III ZP 31/01, OSNAPiUS 2002/12/284). W przypadku niezgodnego z prawem rozwiązania umowy odprawa także przysługuje. I tak odprawa przysługuje pracownikowi, z którym rozwiązano stosunek pracy bez wypowiedzenia, jeżeli było to sprzeczne z prawem, pracownik nie został przywrócony do pracy, a zachodzą przyczyny określone w ustawie o zwolnieniach grupowych. Stanowisko takie potwierdza orzecznictwo SN, zgodnie z którym przysługuje odprawa pracownikowi, który odwołał się od wypowiedzenia umowy o pracę, a sąd pracy zasądził na jego rzecz odszkodowanie na podstawie art. 45 par. 2 k.p. w związku z art. 471 k.p. (uchwała SN z 13 grudnia 1990 r., III PZP 22/90, OSN/1991/5-6/64).

Przesłanką otrzymania odprawy jest rozwiązanie stosunku pracy. Odprawa pieniężna przysługuje w przypadku gdy rozwiązanie stosunków pracy następuje w drodze wypowiedzenia dokonanego przez pracodawcę lub na mocy porozumienia stron z inicjatywy pracodawcy.

PRZYKŁAD 10

ZA JAKI OKRES ODPRAWA

Pracownica zawarła z firmą umowę na okres próbny (3 miesiące), następnie 2 umowy na czas określony (każda na 2 lata), potem umowę na czas nieokreślony. Jeżeli pracodawca wypowiada pracownikowi umowę w ramach zwolnień grupowych, to do okresu zatrudnienia, od którego zależy wysokość odprawy, należy wliczyć 3 miesiące, 4 lata oraz okres przepracowany przez pracownika na podstawie umowy na czas nieokreślony.

Zgodnie z art. 8 ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, wysokość odprawy pieniężnej zależy od zakładowego stażu pracy (a nie od łącznego stażu pracy, czyli wszystkich poprzednich okresów zatrudnienia pracownika).

Odprawa przysługuje w wysokości:

  • jednomiesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik przepracował u danego pracodawcy mniej niż dwa lata,
  • dwumiesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik przepracował u danego pracodawcy dwa i więcej lat, jednak nie więcej niż osiem lat,
  • trzymiesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik przepracował u danego pracodawcy ponad osiem lat.

Wysokość odprawy może być korzystniej uregulowana w układzie zbiorowym pracy, innych przepisach zakładowych (np. w regulaminie wynagradzania) oraz w umowie o pracę.

Przy ustalaniu okresu zatrudnienia, od którego zależy wysokość odprawy, należy brać pod uwagę wszystkie okresy zatrudnienia u danego pracodawcy (uchwała SN 15 stycznia 2003 r., III PZP 20/02, OSNAPiUS 2003 r./ 2/wkładka).

Ustawa o zwolnieniach grupowych w zakresie sposobu obliczania odprawy odsyła do zasad obowiązujących przy obliczaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy.

Maksymalna wysokość odprawy nie może przekraczać 15-krotnego minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w dniu rozwiązania stosunku pracy. Wysokość minimalnego wynagrodzenia w 2007 roku wynosi 936 zł. Ograniczenie wysokości odprawy dotyczy tylko przypadków zawartych w ustawie o zwolnieniach grupowych. Postanowienie przewidujące odprawę przekraczającą pułap w niej ustalony może więc znaleźć się w porozumieniu zbiorowym zawartym między związkami zawodowymi a przyszłym pracodawcą (uchwała SN z 24 listopada 1993 r., I PZP 46/93, OSNC 994 r./6/131).

Zgodnie z wyrokiem SN z 10 października 1990 r. (I PR 297/90, OSP 1991/4/94) odprawa pieniężna przysługuje w razie rozwiązania stosunku pracy, co oznacza, że prawo do tej odprawy powstaje w momencie rozwiązania stosunku pracy, a nie np. w chwili, w której miał się kończyć bieg okresu wypowiedzenia. Jeżeli więc z woli stron następuje skrócenie okresu wypowiedzenia, to roszczenie o odprawę powstaje w dacie, którą wskazano jako dzień rozwiązania stosunku pracy na mocy czynności prawnej skracającej okres wypowiedzenia (art. 36 par. 6 k.p.). Natomiast w przypadku skrócenia przez pracodawcę trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia na podstawie art. 361 k.p., dniem wymagalności odprawy pieniężnej będzie dzień upływu skróconego okresu wypowiedzenia.

W razie nieterminowej wypłaty odprawy, pracownikowi przysługują odsetki ustawowe. Oczywiście pracownik może wystąpić do sądu pracy z roszczeniem o wypłatę odprawy. Natomiast, zgodnie z art. 282 par. 1 k.p., pracodawca, który nie wypłaca w ustalonym terminie odprawy, popełnia wykroczenie przeciwko prawom pracownika i podlega karze grzywny od 1 tys. zł do 30 tys. zł.

Odszkodowanie od pracodawcy

Zgodnie z art. 55 par 11 k.p. pracownik może rozwiązać umowę o pracę w trybie natychmiastowym, bez zachowania okresu wypowiedzenia, w sytuacji gdy pracodawca dopuścił się wobec niego ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków.

W takim przypadku pracownikowi przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia, a jeżeli umowa o pracę została zawarta na czas określony lub na czas wykonania określonej pracy - w wysokości wynagrodzenia za okres dwóch tygodni.

Odszkodowanie to powinno być, co do zasady, wypłacone pracownikowi w momencie rozwiązania stosunku pracy. Jednakże pracodawca może kwestionować przyczynę, która stanowiła powód rozwiązania umowy w tym trybie. Może więc wstrzymać się z wypłatą odszkodowania. W takim przypadku zasadność wypłaty odszkodowania może potwierdzić sąd.

Może tego dokonać w procesie wytoczonym przez pracownika przeciwko pracodawcy o wypłatę tego odszkodowania lub też w procesie, który sam wytoczy przeciwko pracownikowi żądając od niego odszkodowania na podstawie art. 611 k.p.

Wygaśnięcie mandatu

Na gruncie art. 75 k.p. pracownikowi, który nie pozostawał w związku z wyborem na urlopie bezpłatnym, przysługuje odprawa w wysokości jednomiesięcznego wynagrodzenia. Cytowany przepis dotyczy takiej sytuacji, gdy pracownik pozostawał wyłącznie w stosunku pracy na podstawie wyboru i stosunek ten rozwiązuje się poprzez upływ czasu. Zakład pracy zatrudniający pracownika na podstawie wyboru ma obowiązek wypłacić mu odprawę w wysokości jednomiesięcznego wynagrodzenia.

Odprawa nie przysługuje zatem w sytuacji, gdy pracownik w związku z wyborem pozostaje na urlopie bezpłatnym u pierwotnego pracodawcy. W takiej sytuacji bowiem, po wygaśnięciu mandatu, ma on prawo do powrotu do pierwotnego pracodawcy na poprzednio zajmowane stanowisko pracy lub równorzędne pod względem wynagrodzenia. Artykuł 74 stanowi, że pracownik pozostający w związku z wyborem na urlopie bezpłatnym ma prawo powrotu do pracy u pracodawcy, który zatrudniał go w chwili wyboru, na stanowisko równorzędne pod względem wynagrodzenia z poprzednio zajmowanym, jeżeli zgłosi swój powrót w ciągu siedmiu dni od rozwiązania stosunku pracy z wyboru. Niedotrzymanie tego warunku powoduje wygaśnięcie stosunku pracy, chyba że nastąpiło z przyczyn niezależnych od pracownika.

Nawet jeżeli pracownik nie skorzysta z prawa powrotu do poprzedniego pracodawcy i w związku z tym stosunek pracy wygaśnie, to nie nabędzie on prawa do odprawy.

Odprawę tę oblicza się, zgodnie z rozporządzeniem w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy (par. 2 ust. 1 pkt 6) w oparciu o zasady obowiązujące przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop określone w rozporządzeniu urlopowym. W celu jej obliczenia należy zastosować kroki przy obliczaniu odprawy emerytalno-rentowej lub odprawy pieniężnej.

Odprawa ta nie przysługuje pracownikom samorządowym. Zgodnie bowiem z art. 14a ustawy z 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych, pracownikowi samorządowemu zatrudnionemu w ramach stosunku pracy na podstawie wyboru, z którym został rozwiązany stosunek pracy w związku z upływem kadencji, przysługuje odprawa w wysokości trzymiesięcznego wynagrodzenia obliczonego według zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy. Do pracowników tych nie stosuje się przepisu art. 75 k.p. Jednakże zgodnie z wyrokiem SN z 9 maja 2000 r. (I PKN 623/99, OSNP 2001/20/614) wyłączenie prawa pracownika samorządowego zatrudnionego na podstawie wyboru do jednorazowej odprawy z art. 75 k.p. dotyczy tylko takiej sytuacji, w której przysługuje mu trzymiesięczna odprawa na podstawie art. 14a ust. 1 ustawy o pracownikach samorządowych.

Skrócenie okresu wypowiedzenia

Zgodnie z art. 361 k.p., jeżeli wypowiedzenie pracownikowi umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony następuje z powodu ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy albo z innych przyczyn niedotyczących pracowników, pracodawca może, w celu wcześniejszego rozwiązania umowy o pracę, skrócić okres trzymiesięcznego wypowiedzenia, najwyżej jednak do jednego miesiąca. W takim przypadku pracownikowi przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za pozostałą część okresu wypowiedzenia. Odszkodowanie to przysługiwać może w wysokości dwumiesięcznego wynagrodzenia (jeżeli okres wypowiedzenia z trzeciego miesiąca skrócimy do jednego miesiąca) lub jednomiesięcznego wynagrodzenia (tak w przypadku, gdy okres wypowiedzenia zostanie skrócony do dwóch miesięcy).

Świadczenia ze stosunku pracy, oblicza się na podstawie przepisów rozporządzenia w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy.

Dokumentacja pracownicza

Pomimo rozwiązania stosunku pracy, na pracodawcy przez dość długi czas jeszcze będzie ciążył jeden z obowiązków, a mianowicie obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej. Przechowywanie dokumentacji pracowniczej podlega prawnie określonym rygorom, stanowi bowiem ona źródło danych osobowych pracownika i potwierdza fakt zatrudnienia, przez co ma istotne znaczenie w zakresie ubiegania się przez pracowników o świadczenia rentowe i emerytalne. Regulacje w tym zakresie zawiera ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. W związku z ustaniem (rozwiązaniem lub wygaśnięciem) stosunku pracy pracownika pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 50 lat (art. 51u ust. 1 tej ustawy). Dokumentacja pracownicza jest dokumentacją o czasowym okresie przechowywania.

Okres przechowywania dokumentacji liczony jest:

  • od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy (tu zmiana określenia) - dla dokumentacji osobowej,
  • od dnia wytworzenia - dla dokumentacji płacowej.

Przez dokumentację osobową należy rozumieć akta osobowe pracownika oraz wszelkie dokumenty (kartoteki, ewidencje, wykazy) zgromadzone przez pracodawcę na podstawie przepisów prawa, a dotyczące indywidualnego pracownika, które nie dotyczą wypłacanego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Ta ostatnia bowiem stanowi dokumentację płacową w rozumieniu wskazanej ustawy.

W przypadku zaprzestania działalności przez pracodawcę (upadłość lub likwidacja), pracodawca nie jest automatycznie zwolniony ze wskazanego obowiązku. Postępowanie z dokumentacją osobową i płacową w przypadku likwidacji lub upadłości pracodawcy reguluje rozdział 4b ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

W przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości pracodawca ma obowiązek wskazać podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania. Pracodawca ma obowiązek zapewnić także środki finansowe na przechowywanie dokumentacji przez czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji.

W przypadku niemożności zapewnienia środków na koszty dalszego przechowywania dokumentacji pracowniczej, dokumentację przejmuje archiwum państwowe, utworzone w tym celu przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego.

Niemożność zapewnienia środków na ww. cele stwierdza sąd rejestrowy na wniosek pracodawcy podlegającego wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego lub ewidencji działalności gospodarczej. Sąd rejonowy wydaje w tej sprawie postanowienie.

Dokumentacja przekazywana przez pracodawcę podmiotowi prowadzącemu działalność w dziedzinie przechowywanie dokumentacji lub do archiwum państwowego powinna być przed przekazaniem uporządkowana zgodnie z przepisami rozporządzenia wydanego na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach - rozporządzenia ministra kultury z 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.

Obowiązek wskazania podmiotu przejmującego dokumentację oraz zapewnienia środków na jej przechowywanie nie dotyczy pracodawców będących organami państwowymi, państwowymi jednostkami organizacyjnymi, organami jednostek samorządu terytorialnego i samorządowymi jednostkami organizacyjnymi, bowiem dokumentacja pracownicza w przypadku likwidacji przekazywana jest do właściwych archiwów państwowych (art. 51u ust. 2 w zw. z art. 5 ust. 1 i 2 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach).

W tym aspekcie warto wskazać na nowy obowiązek wprowadzony do kodeksu pracy w kwietniu 2007 r.

Zgodnie z art. 94 pkt 9b k.p. pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Ponadto zgodnie z art. 281 k.p. wykroczenie zagrożone karą grzywny od 1 tys. zł do 30 tys. zł stanowi pozostawianie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Wskazane normy dotyczą także dokumentacji byłych pracowników.

PODSTAWA PRAWNA

■ Art. 361, art. 55, art. 97, art. 99, art. 171 par. 2, art. 282 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

■ Art. 8 ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (Dz.U. nr 90, poz. 844 z późn. zm.).

■ Art. 14a ustawy z 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych (t.j. Dz.U. z 2001 r. nr 142, poz. 1593 z późn. zm.).

■ Art. 4b, art. 5 ust. 2 ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2006 r. nr 97, poz. 673 z późn. zm.).

■ Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz.U. nr 60, poz. 282 z późn. zm.).

■ Rozporządzenie z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286).

■ Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (Dz.U. nr 62, poz. 289).