Złożenie korekty jest obowiązkiem płatnika, który wynika z art. 41 ust. 7 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.). Firma koryguje dokumenty rozliczeniowe (ZUS DRA) i imienne raporty miesięczne (ZUS RCA). Poprawy wymaga nie tylko źle obliczona podstawa wymiaru i wysokość wykazanych składek, lecz także takie informacje, jak dane identyfikacyjne czy kody tytułów ubezpieczenia. Błędy, które muszą być poprawione, mogą pojawić się również w dokumentacji rozliczeniowej dotyczącej wypłaconych świadczeń.

– Poprawy należy dokonać na identycznych formularzach rozliczeniowych, jakie płatnik co miesiąc przekazuje do ZUS – mówi Paweł Pelc, radca prawny prowadzący własną kancelarię.

W identyfikatorze formularza należy jedynie zaznaczyć, że jest to dokument korygujący. Oznaczeniem dla takiego dokumentu jest cyfra 2, a jeżeli są to kolejne korekty, to należy wpisać następne cyfry (3, 4 lub 5). Nawet jednostkowy błąd oznacza konieczność ponownego przedłożenia globalnej dokumentacji rozliczeniowej za wszystkich pracowników na druku ZUS DRA. Dodatkowo korekty należy dokonać na raporcie imiennym ZUS RCA już za konkretnego pracownika.

Ostatni dzień kwietnia to termin graniczny, w którym przedsiębiorcy są zobligowani do sprawdzenia, czy do dokumentacji rozliczeniowej za poprzedni rok kalendarzowy nie wkradł się żaden błąd.

Jeżeli inspektor ZUS stwierdzi w czasie kontroli błąd w dokumentacji, to firma ma na jego skorygowanie nie więcej niż 30 dni od otrzymania protokołu kontroli

– Nie oznacza to jednak, że po tej dacie nie można dokonywać już korekt – mówi Przemysław Stobiński, radca prawny z CMS Cameron McKenna Dariusz Greszta Spółka Komandytowa.

Jeżeli płatnik odkryje pomyłkę po 30 kwietnia, również jest zobligowany do złożenia korekty. Jeżeli jest ona wynikiem stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS w drodze decyzji, to poprawka powinna być złożona przez płatnika w ciągu 7 dni od uprawomocnienia się decyzji.