Przedsiębiorcy domagają się ograniczenia biurokracji w firmach. Z tego powodu chcą przechowywać dokumentację pracowniczą i płacową w formie elektronicznej. Już obecnie wiele firm skanuje papierowe akta, które następnie przechowuje na informatycznych nośnikach danych. Zdaniem Władysława Stępniaka, naczelnego dyrektora archiwum państwowego, taki sposób przechowywania dokumentów nie sprzyja bezpieczeństwu danych.

– Lepszym rozwiązaniem jest wprowadzenie zasady, że dokumentacja od samego początku będzie tworzona, a następnie przechowywana w wersji elektronicznej – dodaje.

Jego zdaniem tylko w ten sposób możliwa będzie pełna ochrona dokumentów przed zniszczeniem. Aby to jednak było możliwe, konieczna jest zmiana rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.). To właśnie ono zawiera przepis, z którego wynika, że akta osobowe muszą być prowadzone wyłącznie w wersji papierowej.

Archiwiści wskazują, że już obecnie obowiązujące przepisy określają wymagania dla systemów informatycznych przechowujących dokumentację w formie elektronicznej. Jeśli firma je spełni, może już teraz bezpiecznie przechowywać dokumentację osobową przez 50 lat.