Pracownik zatrudniony jako przedstawiciel handlowy chce podjąć studia zaoczne na kierunku organizacja i zarządzanie. Pracodawca odwleka decyzję o wyrażeniu na to zgody i ewentualnym dofinansowaniu jego nauki. Podwładny zastanawia się, czy – jeśli podejmie studia niezwiązane bezpośrednio z wykonywaną pracą bez formalnej zgody firmy – może w dalszym ciągu negocjować z pracodawcą warunki dofinansowania. Jeśli tak to w jakiej formie zgoda firmy powinna być wyrażona?

Podnoszenie kwalifikacji może być związane zarówno z bezpośrednio wykonywaną pracą, jak i umiejętnościami oraz kwalifikacjami, które nie wykazują takiego związku.

Zgodnie z art. 17 i 94 pkt 6 kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek ułatwiać pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Interpretacja tych przepisów jest dość szeroka i obejmuje różne formy i zakresy szkolenia (uzupełniania wiedzy i kwalifikacji), także te niemające odniesienia bezpośrednio do obecnie wykonywanych przez pracownika obowiązków.

Ostateczną decyzję w sprawie zgody na podnoszenie kwalifikacji zatrudnionego (co związane jest z partycypowaniem w kosztach szkoleń czy udzielaniem dni wolnych) podejmuje arbitralnie pracodawca. Wobec tego może on dokonać weryfikacji charakteru szkolenia pod kątem przydatności zawodowych i od tego uzależnić ewentualne wyrażenie zgody. Brak jest przeszkód prawnych, aby podnoszenie kwalifikacji zawodowych nie miało bezpośredniego związku z wykonywaną przez niego pracą.

Jeżeli pracownik sam z własnej inicjatywy podejmuje naukę i zwraca się do firmy o dofinansowanie jej kosztów, a pracodawca chce wyrazić na nie zgodę, to należy uznać, że podnoszenie kwalifikacji odbywa się za zgodą pracodawcy. Wyrażenie zgody może być dokonane w dowolnej formie: pisemnej, ustnej lub dorozumianej. Obowiązek zawarcia pisemnej umowy istnieje tylko wówczas, gdy pracodawca chce zobowiązać podwładnego, aby ten po zakończeniu nauki dalej u niego pracował. W praktyce może być ona jednak zawierana w każdym przypadku.

Przepisy nie przewidują ograniczeń czasowych do zawarcia umowy. Oznacza to, że może być ona zawarta także po rozpoczęciu przez pracownika nauki. Ze względów dowodowych obie strony powinny preferować pisemną umowę określającą, między innymi, uzgodnione dodatkowe świadczenia ze strony pracodawcy, takie jak pokrycie np. w całości lub części opłat za kształcenie, przejazdów, podręczników czy zakwaterowania.

Trzeba także zauważyć, że w razie odmowy delegowania przez firmę zatrudnionej osoby na szkolenie zawodowe lub odmowy wyrażenia zgody przez pracodawcę na odbywanie przez pracownika takiego szkolenia strony stosunku pracy mogą uzgodnić, iż pracodawca zobowiązany zostanie do zwolnienia podwładnego z pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia oraz do udzielania mu urlopu bezpłatnego.

W omawianym na wstępie przypadku pracownik może zatem wystąpić do firmy z propozycją zawarcia umowy o dofinansowaniu nauki także po podjęciu studiów i również wówczas, gdy ich przedmiot nie pokrywa się z zakresem umowy o pracę.

Natomiast, jeżeli firma będzie kategorycznie odmawiała zgody na dokształcanie pracownika i wyrazi ją np. dopiero po wszystkich przewidzianych programem nauki egzaminach, zawarcie umowy szkoleniowej nie będzie miało sensu w kontekście możliwości udzielenia urlopu szkoleniowego, gdyż ma on charakter celowy – służy przygotowaniu się do egzaminów. Natomiast ewentualne świadczenia dodatkowe, w postaci dofinansowania kosztów nauki, mogą zostać ustalone w zasadzie w każdym czasie, także bezpośrednio przed zakończeniem dokształcania.

Ważne!

Wyrażenie zgody pracodawcy na szkolenie pracownika może być dokonane w dowolnej formie – pisemnej, ustnej i dorozumianej

DARIUSZ GAWRON-JEDLIKOWSKI

radca prawny