Od 1 stycznia 2013 r. pracodawcy nie będą już musieli przechowywać przez 10 lat dokumentacji ubezpieczeniowej. Skrócenie tego okresu wynika z przyjętych przez rząd założeń projektu ustawy o redukcji obowiązków informacyjnych oraz o ograniczaniu barier administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorców.

Obecnie na podstawie art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.) dokumenty ubezpieczeniowe (m.in. kopie deklaracji rozliczeniowych, miesięczne raporty oraz dokumenty rozliczeniowe) płatnicy składek muszą przechowywać przez 10 lat. Termin ten jest liczony od daty przekazania ich do ZUS w firmie papierowej lub elektronicznej. Rząd chce, aby ten termin był skrócony do 5 lat. Nowe rozwiązanie będzie dotyczyć także rolników.

– Przedsiębiorcy mają się zajmować produkowaniem, a nie prowadzeniem prywatnych archiwów w firmach – mówi Jeremi Mordasewicz, ekspert ubezpieczeniowy z Konfederacji Pracodawców Prywatnych Lewiatan.

Ograniczenie okresu przechowywania dokumentów łączy się z inną rządową propozycją zawartą w tym samym projekcie założeń. Dotyczy ona również skrócenia do 5 lat okresu, w jakim ZUS czy KRUS mogą ścigać niesolidnych płatników.

– System komputerowy umożliwia sprawdzanie na bieżąco, czy składki są płacone terminowo – mówi Władysław Serafin, prezes Krajowego Związku Rolników, Kółek i Organizacji Rolniczych.

Nowe rozwiązania są krytykowane przez Wiesławę Taranowska, wiceprzewodniczącą OPZZ.

– Może się okazać, że pracownik nie będzie mógł udowodnić wysokości zarobków, bo dowody opłacenia składek zostaną zniszczone – dodaje.

Te dokumenty mogą być niezbędne przy ubieganiu się np. o rentę lub emeryturę.

Według wyliczeń ministra gospodarki łączne koszty związane z obowiązkiem przechowywania deklaracji rozliczeniowych przez 10 lat wynoszą prawie 400 mln zł. Skrócenie tego terminu spowoduje ograniczenie wydatków o połowę.