Każdy płatnik składek, a więc zarówno ktoś, kto sam prowadzi firmę, jak i przedsiębiorca zatrudniający kilkuset pracowników, jest zobowiązany sprawdzić nie później niż do 30 kwietnia następnego roku kalendarzowego prawidłowość danych przekazanych do ZUS. Chodzi o dokumenty rozliczeniowe (ZUS DRA) i imienne raporty miesięczne (ZUS RCA). Jeśli płatnik zauważy w nich błąd, to musi go poprawić, składając korektę tych dokumentów do zakładu. Taki obowiązek wynika z art. 41 ust. 7 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.).

Nie oznacza to jednak, że po 30 kwietnia nie można dokonywać już korekt. Jeżeli płatnik odkryje pomyłkę po tej dacie, jest zobligowany do złożenia korekty w ciągu siedmiu dni. W przypadku gdy przedsiębiorca świadomie i celowo nie podejmuje naprawienia pomyłek w dokumentacji rozliczeniowej, ZUS może skierować sprawę do sądu grodzkiego. Ten zaś może nałożyć na płatnika karę grzywny w maksymalnej wysokości 5 tys. złotych.

Korekty wymaga nie tylko źle obliczona podstawa wymiaru i wysokość wykazanych składek, lecz także takie informacje, jak dane identyfikacyjne czy kody tytułów ubezpieczenia. Wymagające korekty błędy mogą pojawić się również w dokumentacji rozliczeniowej dotyczącej wypłaconych świadczeń.

Płatnik dokonuje poprawy błędów na identycznych formularzach rozliczeniowych, jakie co miesiąc przekazuje do ZUS. W identyfikatorze formularza należy jedynie zaznaczyć, że jest to dokument korygujący. Oznaczeniem dla niego jest cyfra 2, a jeżeli są to kolejne dokumenty korygujące, należy wpisać cyfry 3, 4 lub 5.