O pracę w urzędzie gminy może ubiegać się osoba, która posiada obywatelstwo polskie. Na niektórych stanowiskach wójt może zatrudnić cudzoziemca. Może to być obywatel Unii Europejskiej lub innego państwa, któremu na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego przysługuje prawo do podjęcia zatrudnienia w Polsce. Taka osoba musi się jednak wykazać znajomością języka polskiego potwierdzoną dokumentem określonym w przepisach o służbie cywilnej, tj. w rozporządzeniu prezesa Rady Ministrów z 23 kwietnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów potwierdzających znajomość języka polskiego przez osoby nieposiadające obywatelstwa polskiego, ubiegające się o zatrudnienie w służbie cywilnej (Dz.U. nr 64, poz. 539).

Osoby, które nie posiadają obywatelstwa polskiego, mogą być zatrudnione tylko na takich stanowiskach, które nie są bezpośrednio lub nawet pośrednio związane z wykonywaniem władzy publicznej i funkcji mających na celu ochronę generalnych interesów państwa. Nie ma jednak jednego o wykazu takich stanowisk. O tym decyduje kierownik urzędu.

Odpowiednie wykształcenie

W przypadku zatrudnianych na podstawie umowy o pracę (tych pracowników jest najwięcej w urzędzie) wymagane jest wykształcenie co najmniej średnie. Z kolei takie wykształcenie ogranicza możliwości awansu. Na wyższe stanowiska, w tym kierownicze, wymaga się wykształcenia wyższego. Kandydaci do pracy w gminie muszą ponadto posiadać pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzystać z pełni praw publicznych. Nie mogą być też skazani prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe.

Otwarty nabór

Kandydat, który spełni te podstawowe i formalne kryteria określone w ustawie, może przystąpić do otwartego i konkurencyjnego naboru. Oznacza to, że każdy konkurs na wolne stanowisko powinien być przeprowadzony w sposób bezstronny i dasjący wszystkim kandydatom takie same szanse.

Wójt lub upoważniony przez niego sekretarz zobowiązany jest do zamieszczenia informacji o wolnym stanowisku w biuletynie informacji publicznej i tablicy ogłoszeń w budynku gminy. Może tez zawiesić taką informację na stronie internetowej urzędu.

W ogłoszeniu powinna być podana nazwa gminy i określone stanowisko, którego dotyczy nabór. Powinna tam też zostać zamieszczona informacja o wymaganiach dla tego stanowiska z określeniem, które z nich są niezbędne, a które dodatkowe. Szanse kandydata wzrastają, gdy spełnia on wszystkie wymagania. Z ogłoszenia o naborze osoba zainteresowana pracą w gminie powinna dowiedzieć się też, jakie zadania zostaną jej powierzone.

Jeśli kandydatów jest dużo, przeprowadzany jest pisemny test, a następnie z najlepszymi kandydatami przeprowadzana jest rozmowa kwalifikacyjna. Potem do publicznej wiadomości trzeba podać dane dotyczące trzech najlepszych kandydatów. Kierownicy urzędów muszą pamiętać, że takie informacje powinny być zamieszczone na stronie internetowej przez co najmniej trzy miesiące.