Wszyscy płatnicy składek zatrudniający powyżej pięciu osób będą od 21 lipca 2009 r. musieli przekazywać do ZUS dokumenty ubezpieczeniowe podpisane wyłącznie bezpiecznym e-podpisem. Przesunięcie tego terminu, z pierwotnie planowanej daty 20 lipca tego roku, umożliwiła nowelizacja ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. nr 64, poz. 565 z późn. zm.).

Zgodnie z nią przedsiębiorcy mogą przekazywać do ZUS dokumenty bez konieczności opatrywania ich bezpiecznym e-podpisem do czasu utraty ważności dotychczas używanych certyfikatów wydawanych przez ZUS.

- Nowelizacja ustawy spełniła oczekiwania. Przede wszystkim nie wszyscy płatnicy składek zostaliby obsłużeni przez centra certyfikacji do 20 lipca 2008 r. - zauważa Grażyna Lisowska, dyrektor departamentu obsługi klientów ZUS.

Podobnie uważają przedsiębiorcy. Zwracają uwagę, że dzięki rozłożeniu obowiązku posiadania bezpiecznego e-podpisu w czasie nie musieli czekać na zestawy do ich składania.

- Wszystkie osoby, które w naszej firmie korzystają z bezpiecznych podpisów, kontaktując się z ZUS, otrzymały je w ubiegłym miesiącu bez żadnych problemów - mówi Anna Chrzanowska z Warszawskich Kolei Dojazdowych.

Obecnie prawo do wydawania bezpiecznych e-podpisów mają trzy firmy: Krajowa Izba Rozliczeniowa, Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych oraz Unizeto Technologies. Certyfikat można zamówić nie tylko w centralach firm mających prawo do ich wydawania, ale także u ich partnerów oraz zamówić przez internet. Jednak w tym przypadku zestaw do składania i weryfikacji e-podpisu zostanie przekazany dopiero podczas osobistego spotkania ze sprzedawcą. W jego skład wchodzi: dysk instalacyjny, karta kryptograficzna, czytnik kart oraz zestaw kodu dostępu.

Pracownicy delegowani przez pracodawcę do korzystania z e-podpisu powinni najpierw zainstalować oprogramowanie do obsługi certyfikatów uzyskane z centrum certyfikacji. Rejestracja certyfikatu kwalifikowanego w systemie operacyjnym powinna odbyć się w obecności właściciela certyfikatu.

- Poprawna rejestracja certyfikatu osoby odpowiedzialnej za przekazywanie dokumentów ubezpieczeniowych wymaga zarejestrowania w programie Płatnik najpierw certyfikatu Narodowego Centrum Certyfikacji do podpisu, następnie certyfikatu kwalifikowanego centrum certyfikacji do podpisu. Dopiero wówczas można zarejestrować kwalifikowany certyfikat pracownika - mówi Krzysztof Chmara, ekspert informatyczny ZUS.

Zwraca on także uwagę, że pliki z certyfikatami należy pobrać za pomocą standardowej przeglądarki www ze strony internetowej odpowiedniego centrum. Równocześnie nie ma potrzeby informowania ZUS o zarejestrowaniu certyfikatu kwalifikowanego.

Przedsiębiorcy nie muszą być zaskakiwani terminem zakupu e-podpisu. W programie Płatnik można ustawić czas informowania o zbliżającym się terminie końca ważności certyfikatu. Domyślnie aplikacja przypomni o tym fakcie 30 dni wcześniej. Program ten obsługuje też sam proces podpisywania bezpiecznym e-podpisem dokumentów ubezpieczeniowych ZUS. Nie ma więc potrzeby kupowania dodatkowych programów służących do składania podpisu.

Eksperci przypominają, że z bezpiecznego e-podpisu można korzystać nie tylko przesyłając dokumenty do ZUS, ale także w kontaktach z innymi urzędami.

166 tys. certyfikatów wydawanych przez ZUS straci ważność od października 2008 do lipca 2009 r.