U pracodawców zwolnionych z obowiązku tworzenia planu urlopów procedura ustalania terminów urlopów wypoczynkowych sprowadza się do osiągnięcia porozumienia z pracownikami w tym zakresie. Zgodnie z art. 163 par. 11 kodeksu pracy pracodawca, ustalając terminy korzystania przez pracowników z urlopu, powinien wziąć pod uwagę wnioski pracowników w tej sprawie oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Regulacja ta zakłada, iż pracodawca nie jest związany propozycją pracownika co do terminu udzielenia mu urlopu. Konieczność zapewnienia przez pracodawcę sprawnego funkcjonowania zakładu pracy niejednokrotnie wymaga porozumienia się z pracownikiem co do możliwości wykorzystania urlopu w terminie innym niż pierwotnie proponowany.

Omawiany przepis nie wprowadza wymogu formy pisemnej dla wniosków urlopowych pracowników, co oznacza, że sposób ich składania określa z reguły istniejąca w zakładzie pracy praktyka załatwiania spraw dotyczących urlopów wypoczynkowych.

Wyjątek od zasady wyrażonej w art. 163 par. 11 k.p. dotyczy wniosku o udzielenie urlopu wypoczynkowego składanego przez pracownicę, która urodziła lub ma urodzić dziecko i w związku z tym chciałaby przedłużyć czas sprawowania pełnej, osobistej opieki nad nim. Jeśli zatem pracownica chciałaby skorzystać z urlopu wypoczynkowego po zakończeniu urlopu macierzyńskiego, pracodawca ma obowiązek jej wniosek uwzględnić. Z przepisu art. 163 k.p., poza prawnym uprzywilejowaniem pracownicy, wynika dla niej także obowiązek złożenia wniosku w sprawie urlopu, który miałby przypaść bezpośrednio po urlopie macierzyńskim (zob. wyrok Sądu Najwyższego z 20 sierpnia 2001 r., I PKN 590/00, OSNP z 2003 r. nr 14, poz. 336).