W trakcie trwania stosunku pracy mogą wystąpić okoliczności, które mają wpływ na sferę płacową pracowników.

Co do zasady obniżenie wynagrodzenia za pracę wymaga od pracodawcy przestrzegania określonych procedur. Z reguły konieczne jest w takim przypadku dokonanie wypowiedzenia zmieniającego, chyba że pracownik zaakceptuje niekorzystną zmianę płacową na podstawie porozumienia. Bez zgody pracownika pracodawca może mu obniżyć pensję za wadliwą pracę oraz odliczyć nienależne kwoty wynagrodzenia. Może on także porozumieć się z pracownikami w sprawie zmniejszenia obciążeń finansowych wobec nich, jeżeli firma znajduje się w trudnej sytuacji finansowej.

Konieczne wypowiedzenie zmieniające

Generalnie, jeśli pracodawca zamierza obniżyć wynagrodzenie za pracę, powinien zastosować wypowiedzenie zmieniające. Procedura ta wymagana jest bowiem przy istotnej zmianie warunków wynikających z umowy o pracę, a nie budzi wątpliwości, że za takie uważa się zawsze niekorzystne zmiany w sferze płacowej pracownika.

Wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy uważa się za dokonane, jeżeli pracownikowi zaproponowano na piśmie nowe warunki. Powinny zostać one określone na tyle jasno, aby pracownik mógł ocenić swoją przyszłą sytuację. Gdy w jego ocenie nowe warunki są nie do przyjęcia, może odrzucić ofertę pracodawcy, ale w razie odmowy powinien liczyć się z konsekwencją rozwiązania umowy o pracę z upływem okresu dokonanego wypowiedzenia.

Pracownik ma bowiem prawo do złożenia oświadczenia o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków do połowy okresu wypowiedzenia. Jeżeli do tego czasu nie złoży stosownego oświadczenia, uważa się, że wyraził zgodę na oferowane warunki, przy czym pismo pracodawcy wypowiadające warunki pracy lub płacy powinno zawierać pouczenie w tej sprawie. W przeciwnym razie pracownik może do końca okresu wypowiedzenia złożyć skuteczną odmowę.

Wręczając pracownikowi pismo zmieniające warunki płacy, pracodawca związany jest takim samym okresem wypowiedzenia, jaki obowiązywałby przy definitywnym wypowiedzeniu umowy o pracę. Nie może on zatem jednostronną decyzją skrócić okresu wypowiedzenia. Wejście w życie nowych warunków w dowolnym uzgodnionym terminie możliwe jest tylko w ramach porozumienia zmieniającego.

Obniżenie pensji za wadliwą pracę

Bez zgody pracownika pracodawca może obniżyć jego płacę z tytułu wadliwej pracy. Wprawdzie zmiana wynagrodzenia nie następuje w tym przypadku na stałe lub na dłuższy okres, to jednak jest to jedna z sytuacji, w których pracodawca może dokonać obniżenia zarobków pracownika. Prawo do zapłaty za pracę wykonaną zostało bowiem powiązane z jakością tej pracy.

Innymi słowy wynagrodzenie należy się pracownikowi nie tylko za pracę wykonaną (a gdy nie świadczy pracy zachowuje on uprawnienia płacowe tylko w przypadkach określonych w przepisach prawa pracy), ale praca ta powinna być przez niego wykonana jakościowo dobrze. Konsekwencją tego jest to, że pracodawca może obniżyć lub pozbawić pracownika zapłaty za pracę wykonaną wadliwie.

Sankcje za wadliwie wykonaną pracę są dwojakie – zależą od tego, w jakim stopniu brak staranności po stronie pracownika wpłynął na wynik jego pracy. Pracodawca może bowiem w ogóle pozbawić pracownika zapłaty za wadliwe wykonanie z jego winy produktów lub usług, albo odpowiednio zmniejszyć przysługujące mu wynagrodzenie, jeżeli wskutek tego nastąpiło obniżenie jakości produktu lub usługi.

Jeżeli wadliwość ta została usunięta przez pracownika, przysługuje mu wynagrodzenie odpowiednie do jakości produktu lub usługi, z tym że za czas pracy przy usuwaniu wady wynagrodzenie nie przysługuje. Pracownik został obciążony także innymi ujemnymi skutkami usuwania następstw źle wykonanej pracy. Jeżeli bowiem zmuszony jest on pracować ponad obowiązujące go normy czasowe, czas temu poświęcony nie stanowi dla niego pracy w godzinach nadliczbowych.

Odliczenie nienależnego wynagrodzenia

Inną sytuacją jest odliczenie kwot nienależnego pracownikowi wynagrodzenia za pracę. Wprawdzie i w tej sytuacji dochodzi do faktycznego obniżenia zarobków pracownika, to jednak wiąże się to z wypłatą pensji z góry, która stanowi odstępstwo od kodeksowej zasady wynagradzania pracy wykonanej. Konstrukcja takiej wypłaty polega na wypłaceniu wynagrodzenia przed świadczeniem pracy, lecz pod warunkiem, że pracownik będzie wykonywał pracę w okresie, za który otrzymał on z góry pensję.

Nienależnie otrzymane przez pracownika wynagrodzenie, którego wypłata nastąpiła z góry, podlega potrąceniu zgodnie z procedurą określoną w kodeksie pracy. Jej zastosowanie ma miejsce w sytuacji, gdy po wypłaceniu przez pracodawcę wynagrodzenia za dany okres nastąpi nieobecność pracownika w pracy, za którą nie przysługuje mu zapłata. Wówczas pracodawca może odliczyć z wynagrodzenia pracowniczego nienależne kwoty.

Przy dokonywaniu odliczeń z wynagrodzenia za pracę istotne jest jednak przestrzeganie kodeksowych zasad, gdyż decyduje to o skuteczności takiego odliczenia. Pracodawca nie może zatem umniejszać pensji pracownika w dowolny sposób. Ważne jest bowiem, aby odliczeniu podlegały wyłącznie kwoty wypłacone pracownikowi w poprzednim terminie płatności, gdyż skorzystanie z odliczenia jest możliwe tylko w najbliższym terminie płatności.