W art. 775 par. 1 kodeksu pracy określone zostało, co należy rozumieć przez podróż służbową. Zgodnie z tym przepisem będzie nią wykonywanie na polecenie pracodawcy różnego rodzaju zadań służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy.

Pojęcie podróży służbowej może więc obejmować wyjazdy pracowników, których praca związana jest ze stałym przemieszczaniem się poza siedzibę zakładu pracy (np. kierowców, handlowców). Cechą ich stosunku pracy jest brak stałego miejsca wykonywania pracy. Wreszcie podróż służbowa będzie miała miejsce w przypadku, gdy osoba zazwyczaj wykonuje pracę w jednym miejscu (np. pracownik biurowy), a jedynie incydentalnie zostaje wysłana w inne miejsce.

O tym, czy pracownik należy do grupy stale podróżujących czy też wykonujących pracę w jednym miejscu, decydować będzie treść jego umowy o pracę. Należy zwrócić uwagę, iż w art. 29 k.p. istnieje obowiązek zamieszczenia w umowie o pracę miejsca wykonywania pracy pracownika. W momencie więc, gdy pracownik zostanie wysłany przez pracodawcę - w ramach jego obowiązków służbowych w inne niż wskazane w umowie miejsce, będziemy mieli do czynienia z podróżą służbową. Warunkiem właściwego rozliczania podróży służbowych będzie więc właściwe wskazanie miejsca wykonywania pracy w umowie o pracę.

Najważniejsza jest umowa

Określenie miejsca wykonywania pracy jest obowiązkowe w każdej umowie o pracę. Przy wskazywaniu miejsca wykonywania pracy należy uwzględnić specyfikę danej pracy. Dlatego też istotne będzie to, ile czasu pracownik spędza w jednym miejscu podczas swojej pracy oraz czy pracodawca w ogóle przewidział dla zatrudnionej osoby wydzielone stanowisko pracy.

Przez pojęcie miejsca wykonywania pracy należy rozumieć miejsce, w którym pracownik rzeczywiście świadczy pracę. Podanie jako miejsca wykonywania pracy siedziby pracodawcy, podczas gdy praca świadczona jest w innym miejscu, będzie nieprawidłowe. Nie jest możliwe także wskazanie w umowie o pracę, że praca wykonywana będzie na terenie całego kraju. Taka sytuacja może zostać uznana za próbę obejścia przepisów o podróżach służbowych. Należy więc wskazać konkretne miejsce (adres), w którym realizowane są prace, lub przynajmniej miasto czy inny obszar, jeżeli pracownik będzie wykonywał pracę w wielu miejscach.

Lokalizacja może być określona jako stałe miejsce wykonywania pracy bądź jako miejsce, w którym pracownik otrzymuje jedynie przydział zadań i gdzie po powrocie składa pracodawcy sprawozdanie z wykonanych obowiązków. W tym pierwszym przypadku podróż służbowa będzie miała miejsce zawsze wtedy, gdy pracownik będzie musiał udać się w inne miejsce (np. do innego miasta) i tam wykonywać przez pewien czas swoje obowiązki.

W przypadku natomiast osoby, która nie ma stałego miejsca wykonywania pracy, sprawa jest bardziej skomplikowana. Oprócz bowiem pracowników, którzy jedynie sporadycznie są wysyłani w podróż służbową, istnieje spora grupa osób, które wykonują obowiązki na terenie obejmującym obszar większy niż dzielnica czy też miasto, a jedynie co pewien czas zgłaszają się do osoby odpowiedzialnej za organizację pracy w celu zapoznania się z nowymi poleceniami służbowymi. Zmienność miejsca wykonywania pracy może wynikać z samego charakteru (rodzaju) pełnionej pracy, w której to od pracownika zależy, gdzie w danym momencie będzie się znajdował. Dotyczy to przykładowo przedstawicieli handlowych, którzy pracują często na bardzo rozległym obszarze.

Przemieszczenie się takich osób, w zależności od rodzaju i organizacji pracy oraz zapisów umownych, będzie lub nie traktowane jako podróż służbowa.

Jeśli liczba wyjazdów służbowych przekracza połowę dni roboczych w miesiącu, wówczas uważa się, że praca pracownika polega wyłącznie lub w przeważającej mierze na wykonywaniu obowiązków poza stałym miejscem pracy i w takim wypadku czas podróży służbowej należy zaliczyć do czasu pracy (uchwała SN z 17 września 1985 r., III PZP 35/85, niepublikowane).

Oczywiście w sytuacji, gdy pracownik taki wykonując np. dodatkowe zlecenie uda się poza miejsce pracy wskazane w umowie, pracodawca będzie musiał rozliczyć to jak delegację. W przypadku jednak, gdyby pracownicy ci wykonywali swoje obowiązki na obszarze np. całego kraju, a jedynie sporadycznie stawiali się do siedziby pracodawcy w celu otrzymania nowych poleceń lub wyliczenia się z towaru, każdy ich wyjazd będzie traktowany jak podróż służbowa.

Analogiczna sytuacja będzie miała miejsce w przypadku osób zatrudnionych na stanowisku kierowcy. Jeżeli więc obszar ich pracy będzie można ograniczyć w umowie do np. jednego czy dwóch województw - poruszanie się po tym terenie nie będzie podróżą służbową. Natomiast jeżeli kierowca będzie wykonywał pracę w różnorodnych miejscach uzależnionych każdorazowo od zapotrzebowania pracodawcy, np. jeżdżąc ciężarówką po całej Europie - w jego umowie będzie zamieszczone jedynie miejsce otrzymywania poleceń służbowych, a każdy wyjazd będzie traktowany jak delegacja.

W tym kontekście należy przytoczyć fragment wyroku Sądu Najwyższego z 21 listopada 1996 r. (II PR 512/66), zgodnie z którym nie jest podróżą służbową stałe wykonywanie zadań w różnych miejscowościach i terminach, w których wyboru dokonuje każdorazowo sam pracownik w ramach uzgodnionego rodzaju pracy. Zdaniem sądu nie będzie podróżą służbową wykonywanie zadań w wybranych autonomicznie przez pracownika czasie i miejscu, w ramach wcześniej uzgodnionego rodzaju pracy.

W przypadku gdy w umowie o pracę nie znalazł się zapis dotyczący miejsca wykonywania pracy, nie powoduje to automatycznie nieważności całej umowy. W takim wypadku odpowiednio stosowane będą przepisy k.p., zgodnie z którymi w razie nieokreślenia miejsca spełnienia zobowiązania, które ma związek z przedsiębiorstwem dłużnika lub wierzyciela, o miejscu spełnienia świadczenia rozstrzyga siedziba przedsiębiorstwa, czyli miasto lub miejscowość. W tym przypadku będzie to więc siedziba pracodawcy.

Czas pracy w podróży służbowej

Podczas delegacji pracownik bądź wykonuje pracę, bądź tylko przemieszcza się do celu podróży. Może więc zdarzyć się, że czas podróży wykroczy poza obowiązującą pracownika normę czasu pracy. To, jak taką sytuacje ma traktować pracodawca, zależeć będzie od kilku czynników.

W myśl przepisów k.p. czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy (np. miejscu docelowym podróży służbowej). Czas ten nie może przekroczyć norm obowiązujących na mocy k.p. Jednocześnie to od pracodawcy zależy stworzenie takiej organizacji pracy, aby czas ten był wykorzystany jak najbardziej efektywnie.

Czas, w którym pracownik wykonuje obowiązki służbowe będąc w delegacji, zawsze będzie wliczany do czasu pracy, natomiast problematyczne jest to, jak należy traktować samą podróż służbową. Sama podróż bowiem nie stanowi wykonywania pracy, a więc nie może być wliczana do czasu pracy. Za pracę może być uważane przebywanie w podróży, tylko jeżeli podróż ta odbywa się w godzinach, w których pracownik zgodnie ze swoim rozkładem czasu pracy wykonuje pracę. Odbywanie podróży służbowej poza harmonogramowym czasem pracy nie będzie wliczane do czasu pracy, a więc pracownikowi nie będzie przysługiwało za nią wynagrodzenie. Jeżeli podróż będzie trwała na tyle długo, że wykroczy poza ramy dobowego czasu pracy pracownika i jeżeli po tym czasie będzie on jeszcze wykonywał jakieś obowiązki służbowe, praca ponad ten wymiar będzie traktowana jako praca nadliczbowa.

Podsumowując, przy podróżach służbowych pracodawca zawsze wliczał będzie do czasu pracy czas, który pracownik był zobowiązany przepracować zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, niezależnie od tego, czy w tym czasie pracował, czy tylko się przemieszczał. Natomiast czas poza tymi ramami będzie zaliczany do czasu pracy tylko wtedy, gdy pracownik wykonywał obowiązki służbowe.

PRZYKŁAD

KIEROWCA W UE

Pracodawca, wskazując w umowie o pracę jako miejsce wykonywania pracy kierowcy teren krajów członkowskich Unii Europejskiej, działa niezgodnie ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem przepisów o podróżach służbowych. W takiej sytuacji kierowca, przejeżdżając przykładowo trasę z Warszawy do Madrytu, cały czas byłby w swoim miejscu wykonywania pracy, a więc praktycznie nigdy nie przysługiwałyby mu uprawnienia związane z podróżą służbową.

PRZYKŁAD

FIRMA KURIERSKA

W niewielkiej firmie kurierskiej w Krakowie pracownicy wykonują pracę na terenie całego województwa małopolskiego. W biurze spotykają się tylko rano na odprawie. W ich umowach o pracę jako miejsce wykonywania pracy wpisany jest obszar województwa, gdyż biuro pracodawcy nie stanowi miejsca, w którym wykonują oni pracę. W związku z tym to pracownicy decydują, w jakie miejsce w województwie udadzą się w danym dniu, więc ich praca nie będzie podróżą służbową.

PRZYKŁAD

PRZEDSTAWICIELE HANDLOWI

Centrala firmy znajduje się w Kielcach. Zatrudnieni w niej przedstawiciele handlowi spotykają się w niej tylko raz w miesiącu. Resztę czasu pracy zajmują im wizyty u klientów na terenie całego kraju. W tym przypadku ich wyjazdy są traktowane jako podróże służbowe.

PRZYKŁAD

WAŻNA SIEDZIBA SPÓŁKI

W firmie X obowiązują umowy o pracę, w których nie określono miejsca wykonywania pracy. W związku z tym, jeżeli nie zostaną one dostosowane do obowiązujących przepisów, to w przypadku np. sporu sądowego o to, czy miała miejsce delegacja, rozstrzygać będzie siedziba spółki. W takim przypadku każdy wyjazd poza miasto na polecenie pracodawcy wymagać będzie wypłacenia pracownikowi diet i innych świadczeń z tytułu odbycia podróży służbowej.

PRZYKŁAD

DROGA POWROTNA

Pracownik pracuje od godziny 9.00 do godziny 17.00. Pracodawca wysyła go do innego miasta w celu załatwienia sprawy służbowej. Podróż trwa od godziny 9.00 do godziny 12.00. Na miejscu okazuje się jednak, że obowiązki służbowe pracownik wykonuje do godziny 18.00. Po tym czasie pracownik wraca do swojego miejsca zamieszkania.

W tym przypadku do czasu pracy wliczany będzie czas podróży od 9.00 do godziny 12.00 oraz czas wykonywania obowiązków służbowych od godziny 12.00 do 18.00. Podróż powrotna nie będzie natomiast traktowana jako czas pracy pracownika.

PRZYKŁAD

ODMOWA UDANIA SIĘ W PODRÓŻ

Pracownik w sposób ciągły odmawia udania się w podróż służbową, zaniedbując w ten sposób swoje obowiązki. Pracodawca może w takim przypadku wypowiedzieć mu umowę o pracę, podając jako przyczynę bezpodstawną odmowę wykonywania obowiązku służbowego w postaci udania się w podróż służbową.

PRZYKŁAD

POCZĄTEK W MIEJSCU ZAMIESZKANIA

Pracownik pracuje w Warszawie, natomiast mieszka kilkanaście kilometrów dalej w niewielkiej miejscowości. Zasadą jest, że podróż służbowa zaczyna się w miejscu, które jest dla pracownika miejscem stałego wykonywania pracy. W tym wypadku jednak polecenie delegacji może wskazywać, iż pracownik rozpocznie ją w miejscu zamieszkania, i to od tego miejsca będzie liczony np. czas czy też dystans podróży służbowej.

Czas trwania podróży

Przepisy nie określają maksymalnego czasu trwania podróży służbowych. Dlatego też może ona trwać tak długo, jak wymagają tego potrzeby pracodawcy. Może to być okres jednego bądź kilku dni, a nawet okresy dłuższe (kilka tygodni, miesięcy). Należy jednak pamiętać, że w przypadku gdy miejsce pracy pracownika na stałe bądź na dłuższy czas zmieni się, bardziej zasadne będzie dokonanie odpowiednich zmian w umowie o pracę.

Z uwagi jednak na fakt, iż brak jest jakichkolwiek ograniczeń w tym zakresie, to od decyzji pracodawcy i decyzji pracownika będzie zależeć, na które rozwiązanie się zdecydują.

Kogo nie można delegować

Zgodnie z art. 178 par. 1 k.p. pracodawcy nie wolno delegować poza stałe miejsce pracy pracownicy w ciąży, jeżeli nie wyraża ona na to zgody. Jest to zakaz względny, to znaczy nie obowiązuje on wtedy, kiedy pracownica wyrazi zgodę na odbycie podróży służbowej.

Celem takiego zakazu jest ochrona pracownicy w ciąży przed negatywnym wpływem na jej stan zdrowia konieczności odbycia podróży służbowej. Z kolei par. 2 tego przepisu wprowadza zasadę, iż również nie można delegować poza stałe miejsce pracy pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie czwartego roku życia, chyba że wyrazi on zgodę na odbycie delegacji. Poza przypadkami wskazanymi w przepisach prawa pracy pracownicy mają obowiązek udania się w podróż służbową, jeżeli pracodawca wyda im takie polecenie. W przypadku odmowy pracodawca będzie mógł wyciągnąć odpowiednie konsekwencje. W szczególnych przypadkach odmowa wyjazdu będzie stanowić przyczynę rozwiązania umowy o pracę.

Świadczenia w podróży

Zgodnie z art.775 par. 3 k.p. warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracowników innych niż zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeśli u pracodawcy nie obowiązuje układ zbiorowy ani regulamin wynagradzania.

Jednocześnie postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umów o pracę nie mogą ustalać diet za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza jego granicami w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej określona dla pracowników państwowej lub samorządowej jednostki sfery budżetowej.

Z powyższych przepisów wynika więc, że w przypadku gdy w wymienionych dokumentach nie ma postanowień dotyczących podróży służbowej, automatycznie stosowane będą stawki wymienione w odpowiednim rozporządzeniu. Będzie tak także wtedy, gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę będą zawierały stawki niższe niż te, o których mowa powyżej.

Wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej odbywanej na terenie kraju określone zostały w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej. Zgodnie z par. 2 tego rozporządzenia to pracodawca określa miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży pracownika. Może on uznać za miejscowość rozpoczęcia lub zakończenia podróży służbowej miejsce stałego lub czasowego pobytu pracownika, oznacza to, że podróż służbowa nie musi rozpoczynać się z siedziby pracodawcy.

Za czas podróży służbowej pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za pracę, a także diety oraz zwrot kosztów przejazdów noclegów oraz dojazdów środkami komunikacji miejscowej, a także innych udokumentowanych wydatków określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Ważne jest, że kwota należna pracownikowi z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowej musi odpowiadać dodatkowym wydatkom, które musiał ponieść pracownik w celu spełnienia świadczenia pracy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub pozostałe miejsce świadczenia pracy. Pracownikowi służy roszczenie o zwrot kosztów podróży służbowej w wyższej wysokości niż ustalone w rozporządzeniu lub układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo umowie o pracę, jeżeli udowodni on, że poniesienie wyższych kosztów było niezbędne, aby należycie wykonać zadanie służbowe. Pracodawcę obciążają bowiem niezbędne koszty, które wynikają z wykonywania zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub pozostałe miejsce świadczenia pracy.

Zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego z 3 października 1996 r. (SA/Sz2745/95) koszty podróży zagranicznych pracownika winny być udokumentowane rachunkami bądź odpowiednimi oświadczeniami. Wobec braku dokumentów i rozliczenia podróży służbowych zagranicznych wypłacone kwoty winny być zakwalifikowane jako wynagrodzenie. Jak się wydaje, zasada ta będzie miała zastosowanie w stosunku do podróży służbowych krajowych.

Pracownik będący w podróży służbowej otrzymuje także diety, które są przeznaczone na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży. Do końca roku wynosi ona 23 zł za dobę podróży.

Rozliczenie kosztów podróży przez pracownika jest dokonywane w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza rachunki potwierdzające poszczególne wydatki. Nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie rachunku nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Należności z tytułu diet obliczane są za czas od rozpoczęcia podróży do powrotu w następujący sposób.

Jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

  •  od 8 do 12 godzin - przysługuje połowa diety,
  •  ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

  •  do 8 godzin - przysługuje połowa diety,
  •  ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Diety nie będą jednak przysługiwać, jeżeli pracownik jest delegowany do miejscowości swojego czasowego lub stałego pobytu oraz gdy przebywa w podróży służbowej co najmniej dziesięć dni i w dniu wolnym od pracy wraca do swojego miejsca pobytu (dieta nie przysługuje za pobyt w tym czasie w miejscu stałego lub czasowego pobytu). Diety nie będą przysługiwać także, jeżeli w podróży służbowej pracownik ma zapewnione całodniowe bezpłatne wyżywienie.

Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej, jeżeli pracownik zmuszony jest dojeżdżać do miejsca wykonywania pracy środkami komunikacji miejscowej, będzie mu się należało 20 proc. diety (od 1 stycznia 2007 r. jest to 4,60 zł).

Jeżeli pracownik nie ma zapełnionych bezpłatnych noclegów, powinien mieć zwrócone koszta hotelu lub noclegu w innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie. Pracownikowi będzie więc przysługiwał zwrot kosztów stwierdzonych odpowiednim rachunkiem bądź też, jeżeli rachunku takiego nie posiada, ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150 proc. diety (34,50 zł od 1 stycznia 2007 r.).

Ryczałt za nocleg przysługuje tylko wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej sześć godzin pomiędzy godzinami 21.00 a 7.00. Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracownik miał możliwość codziennego powrotu do miejsca zamieszkania.

W przypadku krajowych podróży służbowych zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje. Rodzaj środka transportu określa pracodawca. Pracownik może złożyć wniosek o przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. Pracownikowi przysługuje wtedy zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach rozporządzenia ministra infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Delegacje zagraniczne

Wysokość oraz warunki ustalania należności z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju przysługujące pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju reguluje rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej.

Należy jednak zaznaczyć, że mimo iż rozporządzenie to reguluje zasady podróży służbowych za granicą, to diety w nim wskazane nie będą miały zastosowania do pracowników innych niż zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, jeżeli pracodawca tak zdecyduje (zostanie to zapisane np. w układzie zbiorowym pracy).

Zgodnie bowiem z art. 775 k.p. postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika.

Nie ma więc przeszkód, aby w zakładzie pracy zawsze obowiązywały diety w wysokości ustalonej dla podróży służbowych w kraju (czyli w 2007 roku 23 zł). Potwierdzone to zostało w wyroku Trybunału Konstytucyjnego (sygn. orzeczenia K 36/03, OTK-A 2005/9/98), zgodnie z którym diety z tytułu podróży zagranicznej mogą być ustalane w wysokości niższej niż w sferze budżetowej (nie mogą być one jedynie niższe niż diety krajowe). W innym przypadku zastosowanie będą miały przepisy wspomnianego rozporządzenia.

Podobnie jak w przypadku podróży krajowych pracownikowi przysługiwać będą diety oraz zwrot kosztów podróży.

W inny sposób liczony jest jednak czas podróży. Czas pobytu poza granicami kraju będzie liczony w następujący sposób:

  •  przy podróży odbywanej środkami komunikacji lądowej - od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju,
  •  przy podróży odbywanej środkami komunikacji lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,
  •  przy podróży odbywanej środkami komunikacji morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego.

Do granicy będzie konieczne więc wystawienie delegacji krajowej.

W tym miejscu należy zaznaczyć, że wykonywanie przez kierowcę samochodu ciężarowego zadań służbowych za granicą, wymagających ponoszenia przez niego dodatkowych kosztów wyżywienia lub noclegów, stanowi zagraniczną podróż służbową (wyrok SN z 22 stycznia 2004 r., I PK 298/2003, OSNP 2004/23/399).

Wysokość diety reguluje załącznik do wskazanego wyżej rozporządzenia, chyba że pracodawca postanowił, że będzie ona niższa (od wysokości diety krajowej) lub wyższa.

Dietę oblicza się w sposób następujący:

  •  za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości;
  •  za niepełną dobę podróży:

a) do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,

b) ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety,

c) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Dodatkowo pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego. Warunkiem jednak jest to, aby waga bagażu liczona łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu nie przekroczyła 30 kg. Jednocześnie będzie to możliwe jedynie wówczas, gdy podróż trwa ponad 30 dni lub gdy państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie. Należy także pamiętać, że zgodnie z par. 13 ust. 1 rozporządzenia pracownik powinien otrzymać zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej.

Następnie rozliczenie kosztów podróży jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży.

Z uwagi na obowiązek pokrycia niezbędnych kosztów podróży pracownik powinien przedstawić dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki. Nie będzie takiego obowiązku w przypadku diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli natomiast uzyskanie rachunku nie było możliwe, pracownik powinien złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Polecenie wyjazdu służbowego

Żaden z przepisów dotyczących podróży służbowych nie precyzuje, jaką formę powinno mieć polecenie wyjazdu służbowego. Forma może być więc dowolna, np. delegacja może zostać zlecona ustnie.

Jednakże dla ewentualnych celów dowodowych znacznie bardziej bezpieczna będzie forma pisemna. Tak więc pracodawca powinien bądź opracować potrzebny druk, bądź też wykorzystać jeden z dostępnych na rynku.

Dodatkowo pracodawca może wprowadzić obowiązek potwierdzania podróży służbowych np. poprzez pieczątkę lub podpis kontrahenta, u którego praca była wykonywana. Obowiązek taki może zostać wprowadzony w przepisach wewnętrznych zakładu pracy lub być każdorazowo nakładany w treści pisma dot. delegacji.

Swoboda świadczenia usług

W przypadku delegacji zagranicznych pracownik przebywa w innym kraju i wykonuje tam obowiązki pracownicze, podczas gdy miejscem jego pracy pozostaje określona lokacja w Polsce. W przypadku jednak gdy pracownik będzie pozostawał za granicą przez dłuższy czas, pracodawca powinien dążyć do dokonania zmiany miejsca wykonywania pracy w jego umowie o pracę. W takim przypadku możliwa jest zmiana miejsca wykonywania pracy na zagranicę.

Takie zatrudnienie pracownika poza granicami kraju wymagać będzie odpowiednich zmian w umowie o pracę. Pracodawca będzie musiał więc porozumieć się z pracownikami odnośnie do wpisania nowego miejsca pracy do umowy. Innym sposobem jest dokonanie wypowiedzenia zmieniającego. Oczywiście w takim przypadku należy upewnić się, jakie inne obowiązki związane z prowadzeniem usług na terytorium innego kraju nakładają na przedsiębiorcę przepisy prawa krajowego poszczególnych państw, umowy międzynarodowe oraz w przypadku krajów Unii Europejskiej Traktat Akcesyjny. Takie świadczenie usług może być bowiem związane z koniecznością uzyskania stosownych zezwoleń.

Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 11 lutego 1999 r., (II UKN 466/98, OSNAPiUS 2000/7/289) dla pracownika zatrudnionego na zagranicznej budowie o stałej lokalizacji miejsca wykonywania pracy podróżą służbową jest delegowanie do innej miejscowości w kraju zatrudnienia za granicą w celu załatwienia spraw związanych z realizacją tej budowy. Wynika z tego więc, że w przypadku zmiany miejsca pracy w umowie o pracę, pracownik przebywając za granicą nie będzie traktowany jako pozostający w podróży służbowej, lecz jako pracujący w stałym miejscu pracy. Dopiero gdy uda się w celach służbowych w inne miejsce - wystąpi podróż służbowa.

Podobnie Sąd Najwyższy w wyroku z 3 kwietnia 2001 r. stwierdził, że do pracownika, który z mocy umowy o pracę wykonuje stale pracę w określonym miejscu (miejscowości) za granicą, bez osobnego wyznaczenia mu przez pracodawcę zadania i terminu jego wykonania w tym miejscu, nie mają zastosowania przepisy o podróżach służbowych poza granicami kraju, gdyż regularne udawanie się przez niego do tego miejsca i wykonywanie w nim pracy nie mieści się w pojęciu odbywania wielokrotnych podróży służbowych za granicą. Należy podkreślić, iż sąd zwraca uwagę w tym wyroku na dwie przesłanki wyłączające stosowanie przepisów o podróżach służbowych:

  •  brak osobnego wyznaczenia pracownikowi zadania do wykonania oraz
  •  brak wskazania wyraźnego terminu wykonania zadania.

PRZYKŁAD

DOJAZD DO GRANICY

Pracownik jest wysłany w podróż służbową na teren Niemiec (Frankfurt nad Odrą). Do granicy musi dojechać pociągiem (6 godzin). Następnie przez 2 doby załatwia sprawy służbowe za granicą, a potem wraca do Polski. W takim przypadku należy rozliczyć delegację w ten sposób, iż za dojazd do granicy przysługiwać będzie połowa diety (podróż trwająca dłużej niż dobę, do 8 godzin), następnie rozliczyć 2 doby zagraniczne (w pełnej wysokości) oraz czas powrotu po stronie polskiej (jeżeli będzie przypadał w czasie pracy pracownika).

PRZYKŁAD

DELEGACJA W NIEDZIELĘ

Czas podróży służbowej pracownika częściowo przypada w dzień wolny od pracy, tj. w niedzielę. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 27 maja 1978 r. (I PR 31/78, OSP 1979/11/91) czas podróży służbowej, czyli czas dojazdu do miejsca oddelegowania, aby wykonać tam zlecone zadania, jak i czas przejazdu powrotnego, nie jest czasem pracy, i za taki nie przysługuje pracownikowi wynagrodzenie, chyba że podczas podróży służbowej wykonuje on pracę, co z reguły dotyczy kierowców i konwojentów. Orzeczenie to należy skonfrontować z uchwałą SN z 8 grudnia 1976 r. (I PZP 59/76). Z tych orzeczeń wynika, że jeżeli pracownik rozpoczął podróż służbową - dojazd do miejsca oddelegowania w czasie wolnym od pracy, to czasu tego - co do zasady - nie wlicza się do czasu pracy.

PRZYKŁAD

LECZENIE ZA GRANICĄ

Pracownik przebywający w delegacji na Węgrzech zachorował i był hospitalizowany. W związku z leczeniem przysługuje mu zwrot udokumentowanych kosztów leczenia za granicą oraz leków. Nie podlegają jednak zwrotowi koszty leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i zabiegów kosmetycznych oraz nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych, zakupu okularów.

MACIEJ CHAKOWSKI, PRZEMYSŁAW CISZEK

gp@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

■  Art. 775 i art. 178 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

■  Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. nr 236, poz. 1990 późn. zm.).

■  Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej poza granicami kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1991 późn. zm.).

■  Rozporządzenie ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 z późn. zm.).