O przyczynie i przewidywanym okresie trwania nieobecności w pracy pracownik powinien uprzedzić pracodawcę, jeżeli przyczyna nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia. W przeciwnym wypadku zawiadomienie powinno nastąpić niezwłocznie, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności. Niedotrzymanie powyższych terminów może być usprawiedliwione szczególnymi okolicznościami, takimi jak obłożna choroba połączona z brakiem lub nieobecnością domowników albo innym zdarzeniem losowym. Powyższe wynika z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. nr 60, poz. 281).

Gdy pracownik nie zawiadomi pracodawcy o przyczynie nieobecności we wskazanym terminie, pracodawca może rozwiązać z nim umowę o pracę bez wypowiedzenia, jeśli nieusprawiedliwienie nieobecności nastąpiło z winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa. Należy jednak odróżnić nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy od opóźnionego usprawiedliwienia. Są to dwa odmienne rodzajowo naruszenia obowiązków pracowniczych. W konsekwencji pracodawca nie może zasadnie rozwiązać umowy o pracę bez wypowiedzenia z powodu nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy, jeśli pracownik był niezdolny do pracy z powodu choroby i zwolnienie lekarskie potwierdzające niezdolność do pracy z powodu choroby dostarczył z opóźnieniem. Tak wypowiedział się Sąd Najwyższy m.in. w wyroku z dnia 4 grudnia 1997 r., w którym stwierdził, że pracownikowi, który usprawiedliwił nieobecność w pracy z opóźnieniem, nie można zasadnie zarzucić opuszczenia pracy bez usprawiedliwienia (I PKN 416/97, OSNP 1998/20/596).

Sposób zawiadamiania o nieobecności w pracy może określić pracodawca. Regulacja taka powinna znaleźć się w regulaminie pracy, a jeśli pracodawca nie jest zobowiązany do jego ustalenia, w informacji doręczanej pracownikowi po zawarciu umowy o pracę. W przypadku braku norm zakładowych obowiązują przepisy powołanego wyżej rozporządzenia. W jego myśl zawiadomienia o przyczynie nieobecności w pracy dokonuje się osobiście lub przez inną osobę, telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową. W tym ostatnim przypadku za datę zawiadomienia uważa się datę stempla pocztowego.

Przywołane rozporządzenie wymienia dowody usprawiedliwiające nieobecność. Są nimi następujące dokumenty:

  • zaświadczenie lekarskie o czasowej niezdolności do pracy,
  • decyzja właściwego państwowego inspektora sanitarnego - w przypadku odosobnienia pracownika z przyczyn przewidzianych w przepisach o zwalczaniu chorób zakaźnych,
  • oświadczenie pracownika - w przypadku zaistnienia okoliczności uzasadniających konieczność sprawowania przez pracownika osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do lat ośmiu z powodu nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, przedszkola lub szkoły, do której dziecko uczęszcza,
  • imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się, wystosowane przez organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony, organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sąd, prokuraturę, policję lub organ prowadzący postępowanie w sprawach o wykroczenia - w charakterze strony lub świadka w postępowaniu prowadzonym przed tymi organami zawierające adnotację potwierdzającą stawienie się pracownika na to wezwanie,
  • oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło osiem godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny.

AGNIESZKA LECHMAN-FILIPIAK

radca prawny kancelaria Linklaters