statystyki

Jak dokonywać korekty i zmiany danych w ZUS

01.08.2007, 09:11; Aktualizacja: 13.02.2008, 13:49
  • Wyślij
  • Drukuj
Przy zmianie lub korekcie w ZUS nazwiska czy adresu ubezpieczonego, obowiązuje ścisła procedura. Podobnie, gdy chcemy zmienić NIP albo numer REGON.




Często zdarza się, że płatnicy składek muszą w ZUS dokonać zmiany lub korekty nazwiska albo adresu ubezpieczonego. Może się też zdarzyć, że płatnik musi skorygować lub zmienić numer NIP lub REGON. Takie zmiany wymagają odpowiedniego wypełnienia druków ZUS.

Inaczej korekta, inaczej zmiana

Jak wyjaśnia ZUS, pierwszym blokiem wypełnianym w zgłoszeniu ubezpieczonego ZUS ZUA jest blok danych organizacyjnych. Wybierając jedno z pól, płatnik musi określić, czy złożony druk ma być traktowany jako:

  •  zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego,
  •  zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych,
  •  zgłoszenie korekty lub zmiana danych podanych w dokonanym już zgłoszeniu.

Jeżeli daną osobę płatnik zgłosił już do ubezpieczeń, ale musi zmienić lub skorygować dane, wtedy w bloku Dane organizacyjne wybiera pole 03 i wpisuje tam odpowiednio 1 lub 2.

Zmianę danych (wpisuje się wtedy 1) płatnik zgłasza wówczas, gdy pewne dane uległy zmianie w stosunku do danych wykazanych we wcześniej złożonych dokumentach ubezpieczeniowych. Powoduje to zmianę danych na bieżąco.

W przypadku, gdy w bloku I dokumentu zgłoszeniowego ZUS ZUA lub ZUS ZZA zamiast pola 01 Zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i do ubezpieczenia zdrowotnego zaznaczono pole 03 Zgłoszenie zmiany/korekty danych osoby ubezpieczonej - należy złożyć prawidłowo wypełniony dokument ZUS ZUA lub ZUS ZZA w trybie zgłoszenia. Oznacza to, że w bloku I Dane organizacyjne wpisać trzeba X odpowiednio w jednym z pól oznaczających zgłoszenie.

Podobnie trzeba postąpić w przypadku wypełnienia kilku pól w bloku I - należy wtedy złożyć prawidłowo wypełniony dokument ZUS ZUA lub ZUS ZZA, z zaznaczeniem odpowiedniego pola w bloku I.

Zmiana nazwiska i adresu ubezpieczonego

Nazwisko jest jedną z danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej, wykazywanych w bloku III dokumentu ZUS ZUA lub ZUS ZZA. Ich zmianę lub korektę trzeba zgłosić na formularzu ZUS ZIUA Zmiana danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej. W bloku I Dane organizacyjne w polu 01 trzeba wpisać 1 w przypadku zmiany albo 2 w przypadku korekty. W bloku III podaje się wszystkie dane identyfikacyjne z poprzedniego zgłoszenia do ubezpieczeń, a w bloku IV - wszystkie aktualne dane.

W przypadku zmiany nazwiska trzeba wypełnić druk ZUS ZIUA zaznaczając 1 w bloku Dane organizacyjne. W bloku III należy podać dotychczasowe nazwisko oraz pozostałe dane identyfikacyjne uwzględnione w zgłoszeniu do ubezpieczeń. W tym bloku nie należy podawać danych, które nie były dotychczas podawane. Dopiero w bloku IV trzeba podać nowe nazwisko, ewentualnie można podać dodatkowe dane, które nie były dotychczas podane w zgłoszeniu.

Zmianę i korektę danych ewidencyjnych i adresowych ubezpieczonego dokonuje się przez złożenie dokumentu zgłoszenia do ubezpieczeń ZUS ZUA lub ZUS ZZA w trybie zmiany lub korekty. Wtedy trzeba wpisać 1 w odpowiednim polu bloku Dane organizacyjne, natomiast dokument zgłoszenia do ubezpieczeń w trybie korekty wypełnia się wpisując 2 w odpowiednim polu bloku Dane organizacyjne. W obu przypadkach trzeba wpisać wszystkie prawidłowe dane we wszystkich kolejnych blokach.

Zmiany adresu zamieszkania pracownika należy więc dokonać na formularzu ZUS ZUA (lub na ZUS ZZA - w przypadku gdy dana osoba zgłoszona była na formularzu ZUS ZZA).

Gdy płatnik zmienia nazwisko lub NIP

Numery NIP, REGON i nazwa skrócona to dane identyfikacyjne płatnika składek. Gdy jest nim osoba fizyczna, danymi tymi są numery NIP i REGON (jeśli ich nie nadano, lub jednego z nich, to jest to numer PESEL lub seria i numer dowodu osobistego albo paszportu), nazwa skrócona, nazwisko, pierwsze imię i data urodzenia.

Zmiana lub korekta danych identyfikacyjnych płatnika, wykazanych w bloku II dokumentu ZUS ZPA lub ZUS ZFA, powinna zostać dokonana na dokumencie ZUS ZIPA. W bloku I Dane organizacyjne odpowiednio w polu 01 lub 02 - należy wpisać 1 w przypadku zmiany lub 2 - w przypadku korekty. W bloku II Poprzednie dane identyfikacyjne płatnika składek trzeba wpisać zestaw danych identyfikacyjnych podanych w zgłoszeniu płatnika składek ZUS ZPA lub ZUS ZFA, w tym dotychczasowy lub nieprawidłowy identyfikator płatnika. Z koeli w bloku III Aktualne dane identyfikacyjne płatnika składek trzeba wpisać zestaw prawidłowych danych identyfikacyjnych płatnika, a w bloku IV Oświadczenie płatnika składek wpisuje się datę wypełnienia dokumentu i składa podpis.

W przypadku podania w zgłoszeniu płatnika jego identyfikatorów o błędnej strukturze (np. niepełny numer NIP) trzeba złożyć prawidłowo wypełniony dokument ZUS ZPA lub ZUS ZFA w trybie zgłoszenia. Wtedy trzeba wpisać X w polu 01 bloku I Dane organizacyjne w dokumentach ZUS ZPA lub ZUS ZFA.

Zmiany lub korekty danych ewidencyjnych i adresowych płatnika składek wykazanych w bloku III i następnych dokumentu ZUS ZPA lub ZUS ZFA albo w dokumencie ZUS ZAA dokonuje się na dokumentach ZUS ZPA, ZUS ZFA, ZUS ZAA, wpisując odpowiednio 1 lub 2 w polu 02 bloku I Dane organizacyjne, a następnie podając wszystkie prawidłowe dane w kolejnych blokach.

Jeśli płatnik składek chciałby zmienić lub skorygować adres prowadzenia działalności (zgłoszony na druku ZUS ZAA), to powinien złożyć formularz tego samego typu. W tym dokumencie w bloku III w polu 01 wpisuje się 2 (tj. likwidacja prowadzenia działalności pod zgłoszonym wcześniej adresem), a w kolejnych polach - adres dotychczasowy lub nieprawidłowy. W bloku IV w polu 01 wpisuje się 1 (tj. zgłoszenie nowego adresu), a w kolejnych polach - nowy lub prawidłowy adres prowadzenia działalności.

PRZYKŁAD

ADRES DO KORESPONDENCJI

W zgłoszeniu pracownika do ubezpieczeń na druku ZUS ZUA został podany adres zameldowania. Bloki dotyczące adresu zamieszkania i adresu do korespondencji pozostały niewypełnione, ponieważ adresy te nie różniły się od adresu zameldowania. We wrześniu 2007 r. ubezpieczony zgłosił pracodawcy, że chce otrzymywać korespondencję na inny adres. Płatnik składek powinien złożyć druk ZUS ZUA, wpisując 1 w polu 03 w bloku danych organizacyjnych. Cały druk powinien zostać wypełniony tak jak było wypełnione pierwotne zgłoszenie, natomiast dodatkowo w bloku XIV w polach od 01 do 09 powinien zostać podany adres do korespondencji.

Natomiast korektę danych (wpisuje wtedy 2) płatnik przekazuje wtedy, gdy poprawia, usuwa błąd w danych, który popełniony został we wcześniej złożonych dokumentach ubezpieczeniowych. Korekta danych zmieni dane wstecz, tj. od daty wynikającej z poprzednio złożonego dokumentu ubezpieczeniowego.

PRZYKŁAD

NIEPRAWIDŁOWY ADRES

W zgłoszeniu pracownika do ubezpieczeń na druku ZUS ZUA został podany adres zameldowania. Pracownik zgłosił, że nie otrzymuje z ZUS-u Informacji o stanie konta ubezpieczonego. Pracodawca wyjaśniając przyczynę takiej sytuacji ustalił, że przy zgłoszeniu pracownik podał nieprawidłowy numer domu i został on wpisany na druku zgłoszenia. Po wykryciu błędu pracodawca powinien złożyć druk ZUS ZUA, wpisując 2 (korekta) w polu 03 w bloku danych organizacyjnych. Cały druk powinien zostać wypełniony tak, jak było wypełnione pierwotne zgłoszenie, z wyjątkiem pola 05 w bloku XII Adres zameldowania na stałe miejsce pobytu, gdzie powinien zostać podany prawidłowy numer domu.

PRZYKŁAD

UAKTUALNIENIE DANYCH

Pracownica została zgłoszona do ubezpieczeń jako Anna Kowalska. W druku ZUS ZUA podano jej numer PESEL i NIP. Wyszła za mąż i zmieniła nazwisko na Nowak. Pracodawca powinien złożyć druk ZUS ZIUA. Jako poprzednie dane identyfikacyjne należy podać nazwisko Kowalska oraz numer PESEL i NIP, zgodnie z dotychczasowym zgłoszeniem. W bloku aktualnych danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej należy podać nazwisko Nowak, numer PESEL i NIP.

BARTOSZ MARCZUK

bartosz.marczuk@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

■  Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 4 grudnia 1998 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących oraz innych dokumentów (Dz.U. nr 149, poz. 982 z późn. zm.).




  • Wyślij
  • Drukuj
Źródło:GP
czytaj więcej w e-DGPczytaj więcej w e-DGP

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut.

Twój komentarz

Zanim dodasz komentarz - zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.

Widzisz naruszenie regulaminu? Zgłoś je!

Dowiedz się więcej

Poradniki

Galerie