Już nie tylko prywatna opieka medyczna, samochód służbowy czy karta fitness. Utrzymać pracowników w dotychczasowym miejscu zatrudnienia i zachęcić nowych, by zdecydowali się na pracę w firmie, ma teraz wynagrodzenie wypłacane na żądanie.

Wynagrodzenie na życzenie, czyli możliwość wypłaty pensji za pracę częściej niż raz w miesiącu, to w Polsce stosunkowa nowość. Taki benefit do niedawna oferowali nieliczni, np. Orlen. Teraz jednak możliwość uzyskania części wynagrodzenia we wcześniejszym terminie zaczyna cieszyć się coraz większą popularnością.

– W Polsce stale wzrasta skala stosowania tego rozwiązania, a podczas rozmów rekrutacyjnych pracownicy coraz częściej pytają o tę kwestię – mówi Agata Jost, radca prawny, senior managing associate w Deloitte Legal.

O rosnącej popularności pensji na żądanie świadczy też to, że powstają już u nas aplikacje na smartfony do takich wypłat, a dostawcy oprogramowania kadrowo-płacowego wyposażają je w odpowiednie zakładki w tym celu.

Kusząca opcja

Model działania w takiej sytuacji zależy od pracodawcy i dostawcy usługi IT. Przykładowo pracownik składa w systemie kadrowym wniosek o szybszą wypłatę, a pracodawca następnie wyraża na nią zgodę. Kto korzysta z tego rozwiązania? Okazuje się, że nie ma tu znaczenia pozycja danego stanowiska w hierarchii czy rodzaj pracy. Jest ono popularne np. wśród szeregowych pracowników sieci handlowych, ale korzystają z niego też menedżerowe i specjaliści wyższego szczebla. Szczególnie chętnie po płacę na żądanie sięgają młodsi pracownicy, którzy czasem pod wpływem impulsu kupują np. skuter czy zagraniczną wycieczkę.

Uwaga na konstrukcję

Wprowadzenie wynagrodzenia na życzenie to oczywista korzyść dla pracownika. Zwłaszcza gdy zdarzą się duże wydatki przed standardową wypłatą, np. w okresie przed świętami. Firma jednak również na tym zyskuje, bo niekiedy taki benefit przyciąga nowych pracowników i pozwala zatrzymać w danym miejscu pracy dotychczasowych. Dla pracodawcy jest to jednak pewne wyzwanie, które może rodzić problemy w praktyce. Należy więc do niego należycie się przygotować.

– Należy wybrać, jaki rodzaj wynagrodzenia na życzenie chcemy zastosować, zdecydować, ile razy w miesiącu lub w jakich okresach pracownicy mogą o benefit wnioskować, w jaki sposób będzie następnie pomniejszane wynagrodzenie zasadnicze – mówi Agata Jost. Ekspertka wskazuje, że samo wprowadzenie benefitu odbędzie się najczęściej w regulaminie wynagradzania. – Warto przy tym unikać nieprecyzyjnych określeń podczas regulacji, jak np. „dowolna kwota”. Trzeba również ustalić, czy benefit ma charakter roszczeniowy, czy też uznaniowy i pracodawca może odmówić wypłaty. Jeśli może odmówić, to w jakich okolicznościach i w taki sposób, aby nie miało to charakteru dyskryminacyjnego – przestrzega.

Eksperci podkreślają, że benefit trzeba też skonstruować tak, by nie dyskryminował jakiejś grupy pracowników, a więc nie powinien być przyznawany np. tylko dla pracowników wysokiego szczebla.

– Należy uregulować go w taki sposób, aby różne grupy zawodowe mogły korzystać z niego na równych zasadach, a ewentualne odstępstwa znajdowały obiektywne uzasadnienie – wskazuje Robert Stępień, radca prawny, partner w kancelarii PCS| Littler.

Zaliczka, pożyczka, płaca

Łatwiej jest przy tym, jeśli firma wypłaci wynagrodzenie, które pracownik już zarobił (które jest już należne za wykonaną pracę). Zasadniczo bowiem kodeks pracy pozwala na płatności w kilku częściach (wymaga wypłaty wynagrodzenia co najmniej raz w miesiącu). Trudniejsza natomiast jest sytuacja, gdy wypłata ma nastąpić, zanim jeszcze praca zostanie wykonana. Wówczas płatność może nastąpić np. jako zaliczka na poczet przyszłego wynagrodzenia. To jednak oznacza konieczność dokonania potrąceń z pensji.

– Trzeba pamiętać, że obowiązują tu kodeksowe ograniczenia w potrąceniach, w tym kwoty wolne od potrąceń. Zasadniczo zatem problematyczne może być wypłacanie wynagrodzenia na życzenie w pierwszych dniach miesiąca, bo nawet przy zgodzie pracownika może nie być możliwości, aby całość zaliczki potrącić w danym miesiącu – twierdzi Agata Jost.

Czasami też w praktyce benefit ten występuje jako nieoprocentowana pożyczka. Jednak, jak wskazuje Agata Jost, to rozwiązanie najczęściej również wiąże się z potrąceniami z wynagrodzenia.

Pismo i papier

Wątpliwości przy pensji na życzenie dotyczą też formy zgody na potrącenie. Zazwyczaj w takim przypadku jest ona bowiem wyrażana przez system IT.

– Kodeks pracy wymaga, aby zgoda pracownika na potrącenie została udzielona na piśmie. Jednak niekoniecznie oznacza to tradycyjną formę pisemną. Gdyby ustawodawca chciał formy pisemnej, wyraźnie by to napisał – uważa Robert Stępień. Przypomina przy tym, że ostatnie nowelizacje kodeksu pracy wskazują na tendencję ustawodawcy do obejmowania postacią elektroniczną (obok tradycyjnej formy papierowej) coraz szerszej grupy dokumentów pracowniczych.

– Skoro ustawodawca ma coraz większe zaufanie do takiej formuły składania wszelkiego rodzaju wniosków, to nie ma racjonalnych przeciwwskazań, aby taką możliwość dopuścić również w przypadku działań, które wymagają zgody pracownika na piśmie, czyli choćby zgody na potrącenie. Chodzi bowiem o to, aby był dowód, że pracownik wyraził zgodę – zauważa.

Kwestia ta jest szczególnie istotna w przypadku dostawców usług IT w tym zakresie.

– Chodzi w szczególności o wypracowanie takich mechanizmów, które uczynią zgodę pracownika na potrącenie wypłaconych środków z przyszłego wynagrodzenia ważną. Zgoda pracownika nie może być blankietowa, czyli dokonana bez odniesienia się do konkretnej kwoty – wyjaśnia Katarzyna Witkowska-Pertkiewicz, radca prawny z kancelarii PCS | Littler. Jej zdaniem akceptowalne jest tu rozwiązanie polegające na wyrażeniu przez pracownika zgody na dokonywanie potrąceń „powtarzalnych”, określonych w stałej wysokości (procentowo lub kwotowo) w każdym kolejnym miesiącu. Jest ono już często spotykane np. przy współfinansowaniu pakietów sportowych czy medycznych.

Pracownik zachoruje

Firma musi też przygotować się na sytuacje, gdy po częściowej wypłacie ostateczna wysokość płacy pracownika ulegnie zmianie np. wskutek choroby.

– W praktyce w takich sytuacjach pracodawcy dokonują rozliczenia wynagrodzenia w kolejnym miesiącu w taki sposób, aby właściwie rozliczyć te dni, za które pracownikowi należne jest wynagrodzenie chorobowe. Nie powinno to jednak rodzić dodatkowych komplikacji – wskazuje Szymon Wojciechowski, partner associate w Deloitte Doradztwo Podatkowe. ©℗

Płatności i bonusy / Dziennik Gazeta Prawna - wydanie cyfrowe