Pracodawca bez zgody pracownika może potrącić z jego pensji wyłącznie sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych oraz należności innych niż świadczenia alimentacyjne, udzielone pracownikowi zaliczki pieniężne oraz kary pieniężne wymierzone pracownikowi za nieprzestrzeganie przepisów bhp lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy.

Ponadto z wynagrodzenia za pracę bez zgody pracownika pracodawca może potracić, w pełnej wysokości kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności, jeżeli z uwagi na absencję w pracy pracownik nie zachował do nich prawa.

Na pozostałe potrącenia pracodawca musi uzyskać zgodę pracownika i to na piśmie.

Kolejność i granice potrąceń

Aby dokonać potrącenia, pracodawca musi najpierw odliczyć nieobecności, ustalić kwotę netto wynagrodzenia po odliczeniu składek na ubezpieczenia oraz zaliczki na podatek dochodowy. Dopiero wtedy może przystąpić do realizacji potrąceń, pamiętając, że mogą być one dokonywane tylko w określonych granicach:

• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych - do wysokości 3/5 wynagrodzenia,

• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne - do wysokości 1/2 wynagrodzenia,

• zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi - do wysokości 1/2 wynagrodzenia,

• kary pieniężne w granicach określonych w art. 108 k.p.

Pracodawca, który powinien dokonać potrąceń kilku z wymienionych wcześniej należności, musi pamiętać o dodatkowych ograniczeniach. W przypadku należności innych niż alimentacyjne oraz zaliczek pieniężnych potracenia nie mogą przekroczyć w sumie 1/2 wynagrodzenia, a łącznie z należnościami na pokrycie świadczeń alimentacyjnych 3/5 wynagrodzenia.

Niezależnie od tych potrąceń nałożone na pracownika kary pieniężne nie mogą przekraczać dziesiątej części wynagrodzenia przypadającej pracownikowi do wypłaty po dokonaniu potrąceń na pokrycie świadczeń alimentacyjnych, innych niż alimentacyjne oraz zaliczek.

Kwota wolna od potrąceń

Dodatkowym utrudnieniem jest konieczność pilnowania tzw. kwoty wolnej od potrąceń. Takiego obowiązku nie ma tylko w przypadku potrącania świadczeń alimentacyjnych. Pracownik musi otrzymać wynagrodzenie wolne od potrąceń w wysokości:

• minimalnego wynagrodzenia za pracę, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych - przy potrącaniu sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,

• 75 proc. minimalnego wynagrodzenia za pracę, przy potrącaniu zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi,

• 90 proc. minimalnego wynagrodzenia za pracę, przy potrącaniu kar pieniężnych.

W przypadku zatrudnienia pracownika w niepełnym wymiarze czasu pracy kwoty wolne od potrąceń ulegają proporcjonalnemu zmniejszeniu.

PRZYKŁAD: ZBYT NISKIE WYNAGRODZENIE

Pracownik w sierpniu 2008 r. świadczył pracę przez pięć dni. Przez pozostałą część miesiąca przebywał na urlopie bezpłatnym. Za czas przepracowany przysługuje pensja w kwocie 850 zł. Pracodawca otrzymał od komornika zawiadomienie o zajęciu wynagrodzenia pracownika na poczet należności innych niż alimentacyjne na kwotę 500 zł, a przy liczeniu pensji ma prawo do zastosowania podstawowych kosztów uzyskania przychodów oraz kwoty zmniejszającej podatek. Aby ustalić, czy pracodawca może dokonać potrącenia z pensji pracownika w pierwszej kolejności, ustalamy kwotę wynagrodzenia netto.

W tym celu liczymy:

• wysokość składek na ubezpieczenia społeczne:

850 zł x 13,71% = 116,54 zł,

• podstawę składki na ubezpieczenie zdrowotne (wynagrodzenie brutto pomniejszamy o składki na ubezpieczenia społeczne):

850 zł - 116,54 zł = 733,46 zł,

• składkę na ubezpieczenie zdrowotne: 733,46 zł x 9% = 66,01 zł,

733,46 zł x 7,75% = 56,84 zł,

• podstawę opodatkowania (od pomniejszonego o składki na ubezpieczenie społeczne wynagrodzenia brutto odejmujemy koszty uzyskania przychodu, a wynik zaokrąglamy do pełnego złotego): 733,46 zł - 111,25 zł = 622,21 zł; po zaokrągleniu: 622 zł,

• zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych (podstawę opodatkowania mnożymy przez obowiązującą pracownika stopę procentową podatku, a następnie od tak ustalonej kwoty odejmujemy kwotę zmniejszającą podatek oraz składkę na ubezpieczenie zdrowotne - 7,75%; wynik zaokrąglamy do pełnych złotych):

622 zł x 19% = 118,18 zł,

118,18 zł - 48,90 zł = 69,28 zł,

69,28 zł - 56,84 zł = 12,44 zł; po zaokrągleniu: 12 zł,

• wynagrodzenie netto (od wynagrodzenia brutto odejmujemy składki na ubezpieczenia społeczne, składkę na ubezpieczenie zdrowotne - 9% oraz zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych): 850 zł - 116,54 zł - 66,01 zł - 12 zł = 655,45 zł.

W przypadku należności innych niż świadczenia niealimentacyjne wolna od potrąceń jest kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych (dla pracownika z prawem do podstawowych kosztów uzyskania przychodów oraz prawem do zastosowania ulgi podatkowej w 2008 roku jest to kwota 845,17 zł). Ponieważ wynagrodzenie netto pracownika jest niższe niż ta kwota, pracodawca nie ma możliwości dokonania potrącenia.

Bez możliwości zmniejszenia

Proporcjonalne zmniejszanie kwot wolnych jest możliwe tylko w przypadku zatrudnienia w niepełnym wymiarze czasu pracy (art. 871 par. 2 k.p.). Brak jest natomiast podstaw prawnych do zmniejszania kwoty wolnej od potrąceń proporcjonalnie do przepracowanej części miesiąca (np. w związku z urlopem bezpłatnym, wychowawczym). Jak wynika z pisma Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy z 3 lipca 2008 r. (GPP-306-4560-457/08/PE), jedyną przesłanką dopuszczającą pomniejszenie kwot wolnych od potrąceń jest wymiar czasu pracy określony w treści umowy o pracę, w jakim zatrudniony jest pracownik.

Inne składniki wynagrodzenia

W miesiącu, w którym wypłacane są składniki wynagrodzenia za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, dokonuje się potrąceń od łącznej kwoty wynagrodzenia, uwzględniającej te składniki (art. 87 par. 8 k.p.). Jeśli jednak w danym miesiącu następuje wypłata obok wynagrodzenia za pracę świadczeń z innego tytułu prawnego (np. odprawy emerytalnej), zasady i warunki dokonywania potrąceń mają zastosowanie do każdego z tych świadczeń odrębnie.

PRZYKŁAD: POTRĄCENIE Z PENSJI I ODPRAWY EMERYTALNEJ

31 sierpnia 2008 r. w związku z przejściem pracownika na emeryturę została rozwiązana umowa o pracę. W tym dniu wypłacono mu płacę zasadniczą (2,5 tys. zł), premię (510 zł) oraz odprawę emerytalną (2920 zł).

Pracodawca otrzymał od komornika zawiadomienie o zajęciu wynagrodzenia pracownika na poczet należności innych niż alimentacyjne na kwotę 2,5 tys. zł i ma prawo do zastosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów oraz do zastosowania kwoty zmniejszającej podatek.

Pracodawca musi dokonać potrąceń osobno z wynagrodzenia za pracę (tj. sumy płacy zasadniczej i premii) i osobno z odprawy emerytalnej.

I Ustalenie kwoty potrącenia z wynagrodzenia za pracę

Aby ustalić kwotę potrącenia z wynagrodzenia za pracę, liczymy:

• składki na ubezpieczenia społeczne: 3010 zł x 13,71% = 412,67 zł.

• składki na ubezpieczenie zdrowotne:

- podstawa składki zdrowotnej (wynagrodzenie brutto - składki na ubezpieczenia społeczne): 3010 zł - 412,67 zł = 2597,33 zł,

- składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia z wynagrodzenia: 2597,33 zł x 9% = 233,76 zł,

- składka na ubezpieczenie zdrowotne odliczana od podatku: 2597,33 zł x 7,75% =201,29 zł

• zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych:

- od pomniejszonego o składki na ubezpieczenia społeczne wynagrodzenia brutto odejmujemy koszty uzyskania przychodu, a wynik zaokrąglamy do pełnego złotego:

2597,33 zł - 139,06 zł = 2458,27 zł, po zaokrągleniu: 2458 zł,

- wyliczamy 19% tej kwoty (zakładamy, że dochód pracownika mieści się w I przedziale skali podatkowej):

2458 zł x 19 % = 467,02 zł,

- od otrzymanej kwoty odejmujemy kwotę zmniejszającą podatek (48,90 zł) i składkę na ubezpieczenie zdrowotne - 7,75%:

467,02 zł - 48,90 zł - 201,29 zł = 216,83 zł, po zaokrągleniu: 217 zł

• kwotę wynagrodzenia netto: od wynagrodzenia brutto odejmujemy składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne (9%) oraz zaliczkę na podatek dochodowy:

3010 zł - 412,67 zł - 233,76 zł - 217 zł = 2146,57 zł

• kwotę potrącenia:

- dopuszczalna kwota potrącenia (1/2 pensji netto):

2146,57 zł x 1/2 = 1073,28 zł,

- po dokonaniu potrącenia z wynagrodzenia za pracę w kwocie 1073,28 zł pracownikowi pozostanie kwota: 2146,57 zł - 1073,28 zł = 1073,29 zł; a więc więcej niż wymagane minimum (dla pracownika z prawem do podwyższonych kosztów uzyskania przychodów oraz prawem do zastosowania ulgi podatkowej w 2008 roku jest to kwota 850,17 zł).

II Ustalenie kwoty potrącenia z odprawy emerytalnej

Aby ustalić kwotę potrącenia z odprawy emerytalnej, liczymy:

• zaliczkę na podatek dochodowy (odprawa emerytalna stanowi jedynie podstawę opodatkowania, nie stanowi natomiast podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne) wyliczamy 19% tej kwoty: 2920 zł x 19% = 554,80 zł; po zaokrągleniu: 555 zł.

• kwotę wynagrodzenia netto:

od kwoty odprawy odejmujemy zaliczkę na podatek dochodowy: 2920 zł - 555 zł = 2365 zł

• kwotę potrącenia:

- dopuszczalna kwota potrącenia (1/2 odprawy netto):

2365 zł x 1/2 = 1182,50 zł,

• po dokonaniu potrącenia z odprawy emerytalnej w kwocie 1182,50 zł pracownikowi pozostanie kwota: 2365 zł - 1182,50 zł = 1182,50 zł; a więc więcej niż wymagane minimum (850,17 zł).

Z wynagrodzenia za pracę oraz odprawy emerytalnej pracodawca może maksymalnie potrącić: 1073,28 zł + 1182,50 zł = 2255,78 zł. Po dokonaniu odrębnych potrąceń z wynagrodzenia za pracę i odprawy emerytalnej pracownikowi pozostaną wymagane dwie kwoty wolne.

Podstawa prawna

Art. 87-91 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).