Firma zatrudnia 15 pracowników. Z okazji świąt Bożego Narodzenia chce podarować wszystkim paczki z produktami o łącznej wartości 500 zł. U pracodawcy nie działa zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, wobec czego paczki sfinansuje z własnych środków obrotowych. Czy ich wartość należy opodatkować, a jeśli tak, jaka kwota obciąża pracownika? Jaka jest wartość składek, którą musi sfinansować zatrudniony? Ile jeszcze musi dopłacić pracodawca w formie składek ZUS?
Wartość paczek świątecznych dla pracowników trzeba opodatkować i oskładkować, jeśli zostały zakupione ze środków obrotowych. Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawy o PIT) przychodem ze stosunku pracy są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności:
wwynagrodzenia zasadnicze,
wwynagrodzenia za godziny nadliczbowe,
Reklama
wróżnego rodzaju dodatki,
wnagrody,

Reklama
wekwiwalenty za niewykorzystany urlop,
wwszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona,
wświadczenia pieniężne ponoszone za pracownika,
wwartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Zatem zakupiona z firmowych pieniędzy paczka świąteczna musi zostać doliczona do przychodu pracownika w miesiącu, w którym ją otrzymał. Paczki są bowiem traktowane jak świadczenia rzeczowe i nie znajdują się w katalogu wyłączeń z opodatkowania (art. 21 ustawy o PIT).
Co ze składką ZUS
Rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wskazuje, że to, co jest przychodem pracownika w rozumieniu ustawy o PIT, jest jednocześnie podstawą wymiaru składek. Próżno w rozporządzeniu szukać wyłączenia wartości paczek ze składek ZUS. Wobec tego od wartości paczki świątecznej należy obliczyć składki zarówno po stronie pracownika, jak i po stronie pracodawcy. Konieczne jest też wykazanie ich w dokumentach rozliczeniowych i terminowe opłacenie. Nie można zapominać przy tym o składce zdrowotnej, która jest obowiązkowa, jeśli świadczenie podlega składkom na ubezpieczenie społeczne.
W praktyce
Wartość przekazanej pracownikowi paczki należy doliczyć do przychodu pracownika w miesiącu, w którym paczkę otrzymał. W takiej sytuacji pracownik wynagradzany stałą miesięczną stawką otrzyma wynagrodzenie niższe niż zwykle, ponieważ będzie pomniejszone o wartość składek ZUS i podatku obliczonych od wartości paczki.
Jeśli przekażemy pracownikowi paczkę o wartości 100 zł i każemy od niej zapłacić ok. 27 zł podatku i składek – może być niezadowolony. Należy zatem szczególnie uważać, aby nie stało się to czynnikiem demotywującym pracownika. W opisanym na wstępie przypadku podatek dochodowy oraz składki ZUS w zakresie finansowanym przez pracownika wyniosą łącznie aż 146,38 zł, co powinno dać pracodawcy do myślenia. [tabela]
Warto przy tym zauważyć, że częstą praktyką pracodawców jest przyznawanie – oprócz paczek – również dodatkowej premii, która ma zrekompensować potrącone składki, co jednak powiększa wydatki pracodawcy.
Niektóry pracodawcy w ogóle rezygnują ze świadczeń rzeczowych i wolą dać pracownikowi nagrodę uznaniową. Jest to najmniej kłopotliwe świadczenie do rozliczenia. Choć również jest opodatkowane i oskładkowane (100 zł brutto to około 73 zł na rękę), to pracownik zauważy, że dostał coś więcej, a nie będzie się skupiał nad tym, iż od tej kwoty opłacono daniny publiczne.
Jeśli pracodawca nie tworzy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, który pozwalałby na finansowanie paczek bez składek i podatku po spełnieniu określonych prawem warunków, a chciałby zrobić miły gest w stronę pracowników – niech rozważy przyznanie nagród uznaniowych uwzględniających zaangażowanie i szczególne osiągnięcia pracowników. Taki gest w połączeniu z pochwaleniem pracownika (pracowników) na forum może przynieść o wiele lepszy rezultat niż paczki dla wszystkich. Pracownicy nad wyraz cenią uznanie szefa, a jeśli za tym idzie gratyfikacja finansowa, to motywacja rośnie.
ⒸⓅ
Należności pracownika i pracodawcy w związku z przyznaniem prezentu ⒸⓅ
Wartość paczki 500,00 zł
Podstawa wymiaru składek 500,00 zł
Składka na ubezpieczenie emerytalne (pracownik) – 9,76 proc. 48,80 zł
Składka na ubezpieczenie rentowe (pracownik) – 1,5 proc. 7,50 zł
Składka na ubezpieczenie chorobowe (pracownik) – 2,45 proc. 12,25 zł
Składka na ubezpieczenie zdrowotne (pracownik) – 9 proc. 38,83 zł
Składka na ubezpieczenie zdrowotne (pracownik) – 7,75 proc. do odliczenia od podatku 38,75 zł
Podstawa opodatkowania 431,00 zł
Podatek pomniejszony o składkę zdrowotną 39,00 zł
Razem podatek i składki finansowane przez pracownika 146,38 zł
Składka na ubezpieczenie emerytalne (pracodawca) – 9,76 proc. 48,80 zł
Składka na ubezpieczenie rentowe (pracodawca) – 6,5 proc. 32,50 zł
Składka na ubezpieczenie wypadkowe (pracodawca) – przy założeniu, że wynosi 1,8 proc. 9,00 zł
Składka na Fundusz Pracy – 2,45 proc. 12,25 zł
Składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych – 0,1 proc. 0,50 zł
Razem składki finansowane przez pracodawcę 103,05 zł
Łącznie obciążenia publicznoprawne pracodawcy i pracownika 249,43 zł
Podstawa prawna
Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).
Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 2236 ze zm.).