Zatrudniamy pracownicę na 3/4 etatu, z wynagrodzeniem 2550 zł. W listopadzie skorzystała ze szczepienia przeciw grypie o wartości 35 zł, z tym że zgodnie z regulaminem wynagradzania pracownicy objęci szczepieniem dopłacają po 5 zł do ampułki.
Oprócz tego otrzymała zapomogę pieniężną na pokrycie zwiększonych wydatków na leki dla dziecka (astma) – 500 zł. W tym roku pobrała już podobną zapomogę, ale w wysokości 1800 zł, która nie podlegała opodatkowaniu. Zamierzamy też od listopada przyznać jej miesięczne dofinansowanie do kosztów uczęszczania dziecka do przedszkola, w kwocie 250 zł. Kobieta pracuje po 6 godzin dziennie i przez jeden dzień była nieobecna z powodu obowiązku stawienia się w sądzie jako świadek w sprawie. Jak powinna wyglądać prawidłowa lista płac za listopad, jeżeli pracownica ma prawo do ulgi podatkowej i są jej potrącane podwyższone koszty uzyskania przychodów ze względu na dojazdy do pracy z innej miejscowości?
Reklama

Reklama

ODPOWIEDŹ

Wszystkie wskazane w pytaniu dodatkowe świadczenia stanowią dla pracownicy przychód ze stosunku pracy. Jednak w listopadzie opodatkowaniu nie podlega pełna wartość tych świadczeń. Zapomoga pieniężna oraz dofinansowanie pobytu dziecka w przedszkolu zostaną obciążone podatkiem, ale tylko w wysokości odpowiednio 20 zł i 50 zł, czyli w kwotach przewyższających limit zwolnienia podatkowego. Natomiast wartość szczepionki stanowi przychód o wartości 30 zł. Z kolei pełna zapomoga, a także szczepionka, nie podlegają oskładkowaniu ze względu na mające tu zastosowanie zwolnienia. Do podstawy wymiaru składek należy jednak doliczyć 250 zł z tytułu dopłaty do przedszkola dziecka. Wynagrodzenie zasadnicze powinno być natomiast pomniejszone o jedną dniówkę z tytułu nieobecności usprawiedliwionej stawiennictwem pracownicy w sądzie.
Szczepionka przeciw grypie przychodem
Przychodami ze stosunku pracy są nie tylko wypłaty pieniężne, lecz także wartość świadczeń innej natury (w formie rzeczowej, usługi), ponoszonych za pracownika w pełni lub częściowo, bez względu na źródło ich finansowania. Do przychodów z pracy na etacie zalicza się większość świadczeń otrzymanych indywidualnie przez pracownika w związku z faktem pozostawania w stosunku pracy z danym pracodawcą. Nie przesądza to jednak o tym, że wszystkie z nich podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym i składkami. Niektóre rodzaje świadczeń są objęte zwolnieniami. Wśród nich są świadczenia, które pracownikowi przysługują na podstawie odrębnych przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy.
W tym zakresie obowiązuje rozporządzenie ministra zdrowia z 22 kwietnia 2005 r. w sprawie szkodliwych czynników biologicznych dla zdrowia w środowisku pracy oraz ochrony zdrowia pracowników zawodowo narażonych na te czynniki (Dz.U. z 2005 r. nr 81, poz. 716 ze zm.). Zgodnie z nim w celu ochrony pracowników przed zagrożeniami spowodowanymi przez szkodliwy czynnik biologiczny pracodawca jest obowiązany do stosowania, na warunkach określonych w rozporządzeniu, wszelkich dostępnych środków eliminujących narażenie lub ograniczających stopień tego narażenia („środki zapobiegawcze”). Jednym z wymienionych szkodliwych czynników biologicznych jest wirus grypy. W załączniku nr 2 do rozporządzenia zawarty jest wykaz prac narażających pracowników na działanie m.in. takiego czynnika. Są tu wymienione np. prace w zakładach produkujących żywność, w rolnictwie, w jednostkach ochrony zdrowia, w zakładach gospodarki odpadami czy laboratoriach klinicznych, weterynaryjnych, a także inne prace, podczas wykonywania których potwierdzono narażenie na działanie chorobotwórczego bodźca.
Jeżeli więc pracodawca zapewnił szczepienie przeciw grypie na podstawie tych przepisów, to jego wartość nie stanowi u pracownika przychodu podlegającego opodatkowaniu. Jednak gdy akcja szczepień przebiega w oparciu o regulamin wynagradzania i pracodawca organizuje te świadczenia dobrowolnie, z myślą o ograniczeniu absencji w sezonie jesienno-zimowym, to wartość szczepionki zwiększa przychód po stronie pracownika, od którego należy pobrać stosowną zaliczkę na podatek. Oczywiście w przypadku świadczeń częściowo odpłatnych przychodem pracownika jest tylko różnica między wartością świadczenia ustaloną według ceny zakupu (w przypadku usług zakupionych) a odpłatnością ponoszoną przez pracownika. Innymi słowy, jest to ta część świadczenia, którą zafundował pracodawca. W przypadku pracownika z pytania przychód wynosi 30 zł (35 zł – 5 zł).
W przypadku składek na ZUS zastosowanie będzie miało zwolnienie dotyczące korzyści materialnych wynikających z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegających na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług. W tym przypadku szczepionki przysługują na podstawie regulaminu wynagradzania, a chętni pracownicy dopłacają do nich po 5 zł. Warunki zwolnienia zostały więc spełnione. Nie ma znaczenia, jak duża jest dopłata ze strony pracownika, ważne, że dokłada do artykułu medycznego.
Pomoc w sprawowaniu opieki nad dzieckiem
Od 1 stycznia 2016 r. zwolnione z podatku dochodowego są świadczenia, które nie są finansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, otrzymane od pracodawcy z tytułu:
a) objęcia dziecka pracownika opieką sprawowaną przez dziennego opiekuna lub uczęszczania dziecka pracownika do żłobka lub klubu dziecięcego – do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 400 zł,
b) uczęszczania dziecka pracownika do przedszkola – do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 200 zł na każde dziecko, wobec którego podatnik:
– wykonywał władzę rodzicielską,
– pełnił funkcję opiekuna prawnego, jeżeli dziecko z nim zamieszkiwało,
– sprawował opiekę poprzez pełnienie funkcji rodziny zastępczej na podstawie orzeczenia sądu lub umowy zawartej ze starostą.
Skoro więc dofinansowanie do opłaty za przedszkole dziecka pracownicy nie pochodzi ze środków ZFŚS, może być objęte zwolnieniem, ale tylko do limitu kwotowego, tj. 200 zł miesięcznie. Nadwyżka ponad ten próg podlega opodatkowaniu. W tym przypadku będzie to 50 zł (250 zł - 200 zł).
Analogicznego zwolnienia nie ma w przepisach ubezpieczeniowych, a to oznacza, że dofinansowanie ze środków obrotowych podlega oskładkowaniu.
Zapomoga na leczenie
Przychodem ze stosunku pracy jest również zapomoga pieniężna od pracodawcy, ale jeżeli jest celowa, to korzysta ze zwolnienia w podatku do wysokości 2280 zł na rok podatkowy, bez względu na źródło sfinansowania. Chodzi tu o zapomogi otrzymane w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci. Pracodawca wypłacający zapomogę powinien każdorazowo oceniać, czy przesłanki do jej otrzymania przez pracownika mieszczą się w tych wyżej wymienionych oraz czy kwota zapomogi nie przekracza wskazanego limitu. Przez zapomogę należy rozumieć jednorazowe świadczenie pieniężne mające na celu wsparcie finansowe osoby, która z ważnych przyczyn znalazła się w trudnej sytuacji życiowej. Natomiast przez długotrwałą chorobę należy rozumieć chorobę wymagającą długotrwałego leczenia w sposób stały lub przez długi okres, mającą długotrwały przebieg. Analizując, czy choroba jest długotrwała, nie sposób odwołać się do konkretnych ram czasowych przesądzających o tym, jak długo ma ona trwać, by możliwe było objęcie zapomogi wypłaconej w związku z tą chorobą zwolnieniem z opodatkowania. Z medycznego punktu widzenia długotrwałe są choroby przewlekłe, nieuleczalne, wrodzone. Pracodawca dokonujący wypłaty zapomogi zobowiązany jest do analizowania każdego przypadku indywidualnie z uwzględnieniem wszystkich okoliczności sprawy. W przypadku długotrwałej choroby fakt jej zaistnienia może być udokumentowany np. zaświadczeniem lekarskim wystawionym przez lekarza specjalistę lub lekarza rodzinnego. Do takich chorób zalicza się m.in. astmę oskrzelową.
Pracownica, w 2016 r. otrzymała dwie zapomogi – 1800 zł oraz 500 zł. Suma przekroczyła limit zwolnienia o 20 zł (2300 zł – 2280 zł), a to oznacza, że nadwyżka podlega doliczeniu do przychodu i opodatkowaniu.
Z kolei z podstawy wymiaru składek na ZUS wyłączone są również zapomogi losowe w przypadku m.in. długotrwałej choroby, i to nie tylko pracownika, lecz także członka jego rodziny. Zwolnienie nie jest ograniczone kwotowo ani pod względem źródła sfinansowania.
Obecność w sądzie obniża pensję
Każda nieobecność pracownika w pracy powinna być usprawiedliwiona. Przyczynami usprawiedliwiającymi absencję w pracy są zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do świadczenia pracy, a także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy. Dowodem usprawiedliwiającym nieobecność w pracy jest m.in. wystosowane przez sąd imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się w charakterze strony lub świadka w postępowaniu prowadzonym przed tym organem, zawierające adnotację potwierdzającą stawienie się zatrudnionego w tym celu w sądzie. Pracodawca jest obowiązany zwolnić go od pracy na czas niezbędny do stawienia się na wezwanie. Jednak za czas takiego zwolnienia pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie. Pracodawca może jedynie wystawić pracownikowi zaświadczenie o utraconym zarobku, które przedstawia się w sądzie, by uzyskać zapłatę za stracony dzień pracy.
!W przypadku świadczeń częściowo odpłatnych przychodem pracownika jest tylko różnica między wartością świadczenia ustaloną według ceny zakupu (w przypadku usług zakupionych) a odpłatnością ponoszoną przez pracownika. Innymi słowy, jest to ta część świadczenia, którą zafundował pracodawca.
Jak pomniejszyć wynagrodzenie w razie wezwania na rozprawę
Zarówno w celu obliczenia obniżonego wynagrodzenia za przepracowaną część października (pracownik w tym miesiącu był bowiem nieobecny w pracy z innych przyczyn niż niezdolność do pracy spowodowana chorobą i za czas tej nieobecności nie zachowuje prawa do wynagrodzenia), jak i podwyższonej pensji za listopad, w którym to miesiącu pracownik odpracuje zwolnienie (łącznie przepracuje więc więcej godzin, za które przysługuje mu normalne wynagrodzenie za każdą godzinę pracy), zastosujemy tę samą metodę.
KROK 1. Dzielimy miesięczną stawkę wynagrodzenia przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu (zgodnie z wymiarem czasu pracy).
KROK 2. Otrzymaną kwotę za jedną godzinę pracy mnożymy przez liczbę godzin nieobecności pracownika w pracy z powodu wizyty w sądzie.
KROK 3. Tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odejmujemy od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.
Za listopad pracownicy przysługuje więc wynagrodzenie w wysokości:
2550 zł : 120 godz. do przepracowania przy 3/4 etatu w listopadzie = 21,25 zł
21,25 zł x 6 godz. nieobecności = 127,50 zł
2550 zł – 127,50 zł = 2 422,50 zł ⒸⓅ
Lista płac za listopad 2016 roku

* Zaliczka na podatek nie podlega obniżeniu o składki, których podstawę wymiaru stanowi dochód (przychód) zwolniony od podatku.
** Odliczeniu od dochodu nie podlegają składki, których podstawę wymiaru stanowi dochód (przychód) zwolniony od podatku.
Podstawa prawna
Par. 12 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (Dz.U. nr 62, poz. 289 ze zm.).
Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. nr 60, poz. 281 ze zm.).
Art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 11, 26 i 67b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).
Par. 2 ust. 1 pkt 22 i 26 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 2236 ze zm.).