ZUS będzie mógł przedłużyć dziesięcioletni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, jeśli u płatnika będzie prowadzona kontrola.
Tak wynika z projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. O pomyśle pisaliśmy jako pierwsi.
– Do końca przyszłego tygodnia oczekujemy na opinie przedsiębiorców. Oczywiście ogólna zasada skrócenia z 50 do 10 lat okresu przechowywania dokumentów jest tym rozwiązaniem, na które przedsiębiorcy od dawna czekają. Problemy mogą się jednak pojawić przy rozwiązaniach szczegółowych – tłumaczy DGP Robert Lisicki, ekspert Konfederacji Lewiatan.
Jedną ze spraw, która wymaga szczegółowego wyjaśnienia, jest możliwość przerwania biegu skróconego okresu przechowywania. – To może rodzić poważne problemy z ustaleniem faktycznego okresu zakończenia przechowania dokumentacji – dodaje Robert Lisicki.
A to wszystko dlatego, że chociaż po zmianach obowiązek przechowywania dokumentacji będzie wynosić 10 lat, licząc od końca roku, w którym stosunek pracy się zakończył – to jest wyjątek od tej reguły. Otóż termin ten nie będzie mieć zastosowania, jeśli będzie tego wymagał szczególny interes pracownika. Może to dotyczyć chociażby przypadku, gdy w okresie obowiązkowego przechowywania akt rozpocznie się postępowanie, w którym dokumentacja stanowi dowód np. w sprawach okresu zatrudnienia.
Pracodawca nie będzie mógł także zniszczyć dokumentów po dekadzie, jeśli na wniosek ubezpieczonego ZUS rozpocznie postępowanie wyjaśniające w sprawie wysokości składek przelanych przez pracodawcę. Taka procedura będzie mieć zastosowanie, jeśli ubezpieczony uzna, że ZUS nie ma uwzględnionych wszystkich okresów podlegania ubezpieczeniu lub wpłaty zostały zaewidencjonowane w niewłaściwej wysokości, a pracodawca na wezwanie prawnika nie będzie chciał dokonać korekty w tym zakresie.
– Takie rozwiązanie chroni pracowników przed zniszczeniem dokumentacji – tłumaczy Wiesława Taranowska, wiceprzewodnicząca OPZZ.
Przedsiębiorcom jednak nie podoba się taki pomysł.
– Przerwanie okresu przechowywania dokumentacji może spowodować, że niektóre sprawy będą się ciągnąć latami. W efekcie może się okazać, że w firmach kontrolowanych przez ZUS dokumenty pracownicze będą niszczone po 30 latach. Mamy doświadczenie, jak działa ZUS i ile lat mogą trwać postępowania wyjaśniające w przypadku wysokości składek lub podlegania ubezpieczeniu – ostrzega Dorota Wolicka, wiceprezes Związku Przedsiębiorców i Pracodawców.
Warto podkreślić, że chociaż zostają skrócone terminy przechowywania dokumentów, to wysokość kar dla pracodawców nie dbających o dokumentację pracowniczą zostaną zostaną utrzymane na dotychczasowym poziomie. Obecnie na firmę może być nałożona kara grzywny od 1 tys. do 30 tys. zł.
Etap legislacyjny
Projekt rządowy skierowany do konsultacji
