PROBLEM Pracownik w listopadzie 2016 r. przebywa na zwolnieniu lekarskim przez pierwsze cztery dni miesiąca. Bierze też jeden dzień urlopu bezpłatnego. Dwukrotnie spóźnia się do pracy po 45 minut i nie odpracowuje tego spóźnienia. Ponadto w związku ze stawiennictwem w sądzie w charakterze świadka w prywatnej sprawie ma całodniową nieobecność. W listopadzie korzysta także ze zwolnienia z części dnia pracy, aby załatwić prywatną sprawę, przy czym z czterech godzin nieobecności odpracowuje trzy i pół godziny. Wynagradzany jest stałą stawką miesięczną 6000 zł brutto. Pracuje w podstawowym czasie pracy na pełny etat. Jakie dokumenty usprawiedliwiają jego nieobecności? Które dni/godziny będą niepłatne? Jakie wynagrodzenie zasadnicze otrzyma za listopad 2016 r.?
ODPOWIEDŹ
Pracownik ma obowiązek uprzedzić pracodawcę o przyczynie i planowanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli przyczyna jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia. Jeśli jednak nieobecność była nieprzewidziana, ma obowiązek najpóźniej w drugim dniu absencji zawiadomić o jej przyczynie i przewidywanym okresie jej trwania. Wynika to z rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1632).
Pracodawca może ustalić w przepisach wewnętrznych sposób powiadamiania o nieobecności, a jeśli tego nie zrobi, pracownik powinien poinformować o absencji osobiście lub przez pośrednika, telefonicznie bądź z wykorzystaniem innych środków łączności. Gdy tego zaniecha, może się narazić na zwolnienie dyscyplinarne.
Z powodu stanu zdrowia
Choroba pracownika powinna być udokumentowana zaświadczeniem lekarskim o czasowej niezdolności do pracy na druku ZUS ZLA lub jako e-zwolnienie. Pracownik ma obowiązek dostarczyć druk zaświadczenia lekarskiego do 7. dnia od wystawienia (w przypadku e-ZLA dokument przychodzi na skrzynkę ePUAP pracodawcy dzień po tym, jak e-zwolnienie zostanie przesłane przez lekarza do ZUS, zatem pracownik nie ma obowiązku dostarczenia go pracodawcy). Jak wynika z rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (Dz.U. nr 62, poz. 289 ze zm.), za czas zwolnienia lekarskiego – niezależnie od jego rodzaju – pracownikowi nie należy się wynagrodzenie zasadnicze (kwestią odrębną jest przysługiwanie wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku, ale nie jest to przedmiotem rozważań w tym tekście). W przypadku nieobecności w związku z chorobą stałą stawkę miesięczną wynagrodzenia, czyli płacę zasadniczą, dzieli się przez 30 (bez względu na faktyczną liczbę dni kalendarzowych miesiąca) i mnoży przez liczbę dni kalendarzowych nieobecności, wskazaną w zaświadczeniu lekarskim. Tak otrzymaną kwotę odejmuje się od miesięcznej płacy zasadniczej (czyli pomniejsza się wynagrodzenie zasadnicze o tę wartość). Nawet jeżeli zwolnienie lekarskie jest niepłatne, np. gdy pracownik jest w okresie wyczekiwania bądź choroba jest związana z nadużyciem alkoholu (tu niepłatne jest pierwsze pięć dni nieobecności) – płacę zasadniczą i tak się pomniejsza. Nadrzędna zasada kodeksu pracy mówi bowiem, że wynagrodzenie należy się za pracę wykonaną, a za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wówczas, gdy przepisy prawa pracy tak stanowią (art. 80 k.p.). Na tych samych zasadach pomniejsza się wynagrodzenie za urlop macierzyński, ojcowski i rodzicielski, opiekę nad chorym dzieckiem lub członkiem rodziny, zasiłek rehabilitacyjny.
Urlop bezpłatny
Pracownik może wnioskować do pracodawcy o urlop bezpłatny. Wymaga to bezwzględnie pisemnego podania. Pracodawca nie musi się na taki urlop zgodzić. Jednak jeśli to zrobi, za czas korzystania z urlopu bezpłatnego nie zapłaci pracownikowi wynagrodzenia. Aby ustalić, jaka część pensji nie będzie mu wypłacona, należy się odwołać do rozporządzenia w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy. W takim przypadku należy miesięczną stawkę wynagrodzenia za pracę podzielić przez liczbę godzin przypadającą do przepracowania w danym miesiącu i otrzymaną kwotę pomnożyć przez liczbę godzin nieobecności pracownika w pracy z powodu urlopu bezpłatnego. Wynik obliczeń należy odjąć od wynagrodzenia zasadniczego tego pracownika. Tę samą zasadę stosuje się, gdy pracownik nie przepracował całego miesiąca z uwagi na rozpoczęcie lub zakończenie stosunku pracy w jego trakcie.
Autobus nie przyjechał
Również gdy pracownik spóźni się do pracy, pracodawca ma prawo pomniejszyć jego wynagrodzenie za czas spóźnienia. Zgodnie ze wspomnianą już zasadą kodeksową wynagrodzenie należy się wyłącznie za czas przepracowany, a za czas niewykonywania pracy – tylko gdy przepisy tak stanowią. Jeśli więc pracownik nie odpracował spóźnienia, to pracodawca może mu za ten czas nie zapłacić. Ciężar dowodu spoczywa jednak na pracodawcy – jeśli nie zapłacił za spóźnienie, to musi mieć dowód na okoliczność niewykonywania pracy w tym czasie przez pracownika. Często stosowaną praktyką, obok rzetelnego rejestrowania czasu pracy (karty rejestrujące godzinę wejścia/wyjścia lub papierowe listy obecności), jest odebranie pisemnego oświadczenia pracownika o spóźnieniu, ze wskazaniem daty i czasu tej nieobecności. W celu obliczenia pomniejszenia za spóźnienie, podobnie jak przy urlopie bezpłatnym, należy podzielić płacę zasadniczą pracownika przez liczbę godzin przypadającą do przepracowania w danym miesiącu, a następnie pomnożyć przez liczbę godzin nieobecności w związku ze spóźnieniem. Przy czym np. 15 minut spóźnienia oznacza potrącenie za 1/4 godziny.
W prywatnej sprawie
Pracownik ma prawo wnioskować o wyjście w celu załatwienia sprawy prywatnej w godzinach pracy. Kwestia opuszczenia stanowiska pracy w czasie pracy za zgodą obu stron jest uregulowana częściowo w kodeksie pracy poprzez ustalenie, że czas odpracowania takiego zwolnienia udzielonego na pisemny wniosek pracownika nie jest pracą w godzinach nadliczbowych. Zatem jeśli pracownik zwolni się z pracy i w tym samym miesiącu odpracuje to zwolnienie, powinien otrzymać niezmienioną płacę zasadniczą. Jednak jeśli korzysta z tego zwolnienia, ale nie odpracowuje go, to podobnie jak przy spóźnieniu pracodawca ma prawo nie zapłacić mu za nieprzepracowane godziny. Zasada obliczania kwoty, o którą pomniejsza się wynagrodzenie, jest analogiczna jak przy urlopie bezpłatnym i spóźnieniu. W przypadku takiego zwolnienia powinno się ono odbywać na pisemny wniosek pracownika (jest to szczególnie ważne przy odpracowywaniu, tj. aby był dokument potwierdzający, że pracownik w danym momencie pracy nie wykonywał, a tym samym, iż odpracowanie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych) oraz po jego zatwierdzeniu przez pracodawcę lub bezpośredniego przełożonego.
Nakaz sądu
Pracodawca ma obowiązek zwolnić pracownika od świadczenia pracy, jeśli ten dostał wezwanie do sądu. Zależnie od rodzaju wezwania pracodawca albo musi za ten czas zapłacić, albo jest zwolniony z tego obowiązku, a pracownik może wtedy zwrócić się do sądu o zwrot utraconych zarobków. Jeśli wezwanie na rozprawę dotyczy sprawy służbowej obecnego pracodawcy (np. gdy kierownik działu kadr jest świadkiem przed sądem pracy w sprawie byłego pracownika), to taka nieobecność powinna być traktowana jako wyjście służbowe (delegacja) i za ten czas należy pracownikowi zapłacić normalne wynagrodzenie, jakby w tym czasie pracował plus ewentualne koszty w związku z wyjazdem służbowym. Natomiast jeżeli wezwanie do organu administracji publicznej, sądu, prokuratury, policji albo innego organu prowadzącego postępowanie w sprawach o wykroczenia dotyczy sprawy prywatnej pracownika, pracodawca ma obowiązek zwolnić go na czas niezbędny na dojazd, udział w rozprawie lub innych czynnościach (np. przesłuchanie) i powrót. Warunkiem takiego zwolnienia będzie przedłożenie przez pracownika oryginału wezwania ze wskazaną datą i miejscem. Powinna się na nim znaleźć także adnotacja, że pracownik faktycznie uczestniczył w rozprawie. Za czas takiego zwolnienia nie należy się pracownikowi wynagrodzenie. Trzeba pomniejszyć jego płacę zasadniczą z danego miesiąca tak jak dla innych tego typu nieobecności, czyli spóźnienia lub wyjścia prywatnego.
Natomiast pracownik ma trzy dni, aby wnioskować do sądu o zwrot utraconych dochodów. W tym celu składa w sądzie pisemny wniosek ze wskazaniem kosztów dojazdu i wysokości zarobków, jakie utracił. Pracodawca na wniosek pracownika wystawia zaświadczenie o utraconych zarobkach, obliczając je zgodnie z zasadami, jakie stosuje się przy obliczaniu ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.
Nieusprawiedliwiona nieobecność
Za czas nieusprawiedliwionej nieobecności pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia, zatem należy pomniejszyć jego płacę zasadniczą tak samo jak przy pomniejszaniu jej za spóźnienie czy urlop bezpłatny. Pracodawca musi się jednak liczyć się z tym, że pracownik po jakimś czasie może usprawiedliwić nieobecność, czyli zmieni się jej kwalifikacja. Jeśli okaże się, że powodem nieobecności była nagła choroba, a pracownik nie miał możliwości poinformować o tym pracodawcy (wypadek losowy), to po dostarczeniu dokumentów usprawiedliwiających nieobecność należy dokonać ewentualnej korekty listy płac i wypłacić świadczenia, jeśli są pracownikowi należne.
Inne płatne zwolnienia
Do grupy zwolnień płatnych, czyli takich, za które nie pomniejsza się płacy zasadniczej, należą urlop wypoczynkowy i na żądanie, urlop okolicznościowy, zwolnienie dla krwiodawcy oraz dla kobiety spodziewającej się dziecka na czas badań związanych z ciążą, dni wolne na poszukiwanie pracy oraz zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy.
Każde z powyższych zwolnień powinno być potwierdzone na piśmie. Do tego posłużą np. zaakceptowany przez pracodawcę wniosek o urlop wypoczynkowy czy podanie o urlop okolicznościowy wraz z aktem urodzenia, ślubu lub zgonu, dokument ze stacji krwiodawstwa potwierdzający obecność pracownika na pobraniu krwi lub niezbędnych badaniach czy zaświadczenie od lekarza o badaniach w związku z ciążą, których pracownica nie mogła wykonać po godzinach pracy. Z kolei o dniach wolnych na poszukiwanie pracy zaświadczy wniosek pracownika, a zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy powinno potwierdzać pismo pracodawcy.
ⒸⓅ
Korygujemy pensję w stałej stawce miesięcznej
DANE PODSTAWOWE:
● płaca zasadnicza – 6000 zł brutto
● nominalny czas pracy w listopadzie 2016 r. – 160 godzin
przypadki niewykonywania pracy:
● choroba – 4 dni kalendarzowe
● jeden dzień (8 godzin) urlopu bezpłatnego
● spóźnienie – 2 razy po 45 minut (nieodpracowane)
● nieobecność usprawiedliwiona (wezwanie w charakterze świadka do sądu) – jeden dzień (8 godzin)
● nieodpracowane zwolnienie w celu załatwienia prywatnej sprawy – 0,5 godziny
KROK 1. Pomniejszamy płacę zasadniczą w związku z chorobą. Płacę zasadniczą należy podzielić na 30 dni i pomnożyć przez dni kalendarzowe choroby, czyli: 6000 zł : 30 dni x 4 dni = 800 zł (pomniejszenie za chorobę)
KROK 2. Pomniejszamy płacę zasadniczą w związku z nieobecnościami innymi niż choroba.
Nieobecności w związku z urlopem bezpłatnym (8 godzin), spóźnieniem (1,5 godziny), stawiennictwem w sądzie (8 godzin) i zwolnieniem prywatnym (0,5 godziny) można potraktować tak samo i łącznie dokonać za nie pomniejszenia płacy zasadniczej. Suma nieobecności bez prawa do wynagrodzenia to 18 godzin. Płacę zasadniczą należy podzielić przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w listopadzie (160) i pomnożyć przez liczbę godzin nieobecności pracownika, czyli:
6000 zł : 160 godz. x 18 godz. = 675 zł (pomniejszenie za pozostałe nieobecności)
KROK 3. Obliczamy płacę zasadniczą za listopad 2016 r. 6000 zł – 800 zł (pomniejszenie za chorobę) – 675 zł (pomniejszenie za inne nieobecności) = 4525 zł brutto
Uwaga! Dodatkowo pracownik może otrzymać wynagrodzenie chorobowe/zasiłek chorobowy oraz zwrot kosztów z sądu w związku z wezwaniem go do złożenia zeznań w charakterze świadka.