PROBLEM: Kolejne zmiany wprowadzane w kodeksie pracy powodują, że coraz częściej możliwe są przypadki, gdy w ciągu dnia roboczego przypadają zarówno okresy pracy, jak i różne nieobecności rozliczane godzinowo. Powstaje więc pytanie, jak rozliczyć dodatkową pracę przypadającą w takich dobach. Bywa też, że po dłuższych urlopach kierownicy czasem wzywają pracownika do pracy wcześniej niż o godzinie zaplanowanej w rozkładzie. To także powoduje problem z rozliczaniem takiej pracy. Pojawiają się też wątpliwości przy rozstrzyganiu, czy dana nadgodzina będzie dobowa, czy średniotygodniowa.
Kodeks pracy dzieli godziny nadliczbowe na dwa rodzaje:
Reklama
- dobowe – rozliczane w dobach pracowniczych,

Reklama
- średniotygodniowe – rozliczane w skali przyjętego przez pracodawcę okresu rozliczeniowego, co wynika z przeciętnego charakteru 40-godzinnej normy tygodniowej.
W przepisach przyjęto zasadę pierwszeństwa rozliczenia normy dobowej przed normą tygodniową (art. 1511 par. 2 kodeksu pracy, dalej: k.p.), a więc zawsze w pierwszej kolejności sprawdzamy, czy nadgodzina może być zaklasyfikowana jako dobowa, a jeśli tak, to nie traktuje się jej już jako średniotygodniowej. Powyższe dotyczy każdej dodatkowej pracy, także wykonywanej w dniu wolnym od pracy wynikającym z harmonogramu pracownika.
Zatem wszystkie przypadki, gdy dodatkowa praca przekracza 8 godzin (w przypadku pracowników niepełnosprawnych ze znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności – 7 godzin) lub zaplanowany na dany dzień dłuższy wymiar, będą wiązały się z powstaniem nadgodzin dobowych. Takie godziny nadliczbowe powstaną również w sytuacji pracy w dniu pierwotnie wolnym, jeśli będzie ona wykonywana przez więcej niż 8 godzin (nadgodzinami dobowymi będą tylko te po przekroczeniu 8 godzin).
Do drugiej kategorii, czyli nadgodzin średniotygodniowych, zaliczymy z kolei dodatkową pracę:
- wynikającą z wezwania pracownika do pracy w dzień wolny w wymiarze do 8 godzin (w przypadkach gdy nie oddano w zamian innego dnia wolnego od pracy),
- przypadającą między dwiema dobami pracowniczymi, czyli w tzw. czarnej dziurze, w praktyce bowiem doby pracownicze nie muszą następować bezpośrednio po sobie i mogą między nimi występować przestrzenie czasowe niewchodzące do żadnej doby pracowniczej, np. w poniedziałek pracownik miał zaplanowaną pracę w godz. 8:00–16:00, a we wtorek w godzinach 12:00–20:00, a wtedy doba poniedziałkowa kończy się o 8:00 we wtorek, ale wtorkowa rozpoczyna się zgodnie z rozkładem, czyli dopiero o 12:00 we wtorek, co oznacza 4 godziny przestrzeni międzydobowej,
- wykonywaną powyżej skróconego dobowego wymiaru czasu pracy (np. harmonogram czasu pracy na 4 godziny) wynikającego z systemu równoważnego czasu pracy w wymiarze do 8 godzin – przypadek ten nie został bowiem wymieniony w art. 151 k.p. w definicji nadgodzin, a więc nadgodziny dobowe wystąpią w nim dopiero po przekroczeniu dobowej normy czasu pracy, czyli analogicznie jak w dniu wolnym najpierw będą nadgodziny średniotygodniowe.
PRZYKŁAD 1
Dwie kategorie
Pracownik zatrudniony na cały etat w równoważnym systemie czasu pracy w danym tygodniu pracował w sposób przedstawiony w tabeli, której pierwszy rząd oznacza planowane godziny pracy wynikające z harmonogramu czasu pracy, drugi rząd wskazuje faktycznie przepracowane godziny, a dwa kolejne – nadgodziny podzielone ze względu na ich rodzaj.

Legenda:
ND – nadgodziny dobowe
PNŚ – potencjalne nadgodziny średniotygodniowe
WH – dzień wolny harmonogramowo
W5 – dzień wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy
Każda praca w danym dniu przekraczająca osiem godzin (normę czasu pracy) w dniach, gdy był zaplanowany krótszy wymiar, to nadgodziny dobowe. Mamy taki przypadek w środę – jedną nadgodzinę. Nadgodziny dobowe powyżej normy czasu pracy występują również w poniedziałek, gdy plan był zgodny z normą, oraz w piątek, czyli w dniu wolnym od pracy. W czwartek nadgodziny dobowe wynikają z pracy powyżej przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy, który był uwzględniony w rozkładzie czasu pracy.
Nadgodziny nieuwzględnione jako dobowe zostały określone w tabeli jako nadgodziny potencjalne średniotygodniowe, gdyż ich ostateczne rozliczenie nastąpi po zakończeniu okresu rozliczeniowego, który może trwać nawet 12 miesięcy. Oceniając je zatem przed końcem okresu rozliczeniowego, możemy jedynie przewidywać, że staną się one nadgodzinami średniotygodniowymi. Nadgodziny te wynikają jednak zawsze z pracy w dniu wolnym lub roboczym, która nie przekracza normy dobowej przyjętej w Polsce, a więc pracy do 8 godzin w danej dobie.
Nieobecność przez część dnia
Na powyższe reguły rozliczania czasu pracy nie powinna wpłynąć nieobecność pracownika rozliczana godzinowo, która nie będzie trwała przez całą dniówkę roboczą. W takim przypadku nadal odwołujemy się bowiem do zaplanowanego czasu pracy, którego część jest faktycznie zrealizowana, a druga część usprawiedliwiona przez odpowiednią nieobecność. Powyższe stanowisko znajduje oparcie w poglądach resortu rodziny, który zajął takie stanowisko w odniesieniu do godzin opieki nad dzieckiem do lat 14 udzielanej zgodnie z art. 188 k.p.
PRZYKŁAD 2
Opieka i dodatkowa praca
Pracownik miał w danym dniu zgodnie z harmonogramem pracować osiem godzin, od 8.00 do 16.00, jednak skorzystał z dwóch godzin opieki nad dzieckiem, uzgadniając to z przełożonym pod koniec poprzedniego dnia roboczego, kiedy też złożył wniosek o opiekę w godzinach 8.00–10.00. Pod koniec dnia okazało się, że pracownik musi zostać w pracy dłużej o dwie godziny. Ta dodatkowa praca to nadgodziny dobowe z dodatkiem 50 proc., gdyż przyjmujemy, że przekroczono dobową normę czasu pracy, a opieka jest równoważna z faktyczną pracą.
Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (MRPiPS) dodaje się bowiem godziny faktycznej pracy pokrywającej się z harmonogramem i absencji usprawiedliwionej i z tą liczbą zestawia dodatkową pracę. Resort rodziny słusznie wskazuje w tym zakresie, że zgodnie z art. 130 par. 3 k.p. usprawiedliwione nieobecności pomniejszają wymiar do przepracowania w okresie rozliczeniowym, a więc trzeba je traktować na równi z godzinami przepracowanymi. Rozwiązanie to jest bardzo rozsądne i sprawiedliwe z punktu widzenia pracowników. Przyjęcie odmiennego poglądu spowodowałoby bowiem, że taka praca ze względu na niewypracowanie dobowej normy czasu pracy byłaby uznawana za nadgodziny średniotygodniowe, które są zawsze rekompensowane dodatkiem 100 proc. W takim przypadku powstałaby z kolei różnica w wynagrodzeniu, gdybyśmy porównali sytuację dwóch pracowników, z których jeden przepracował zgodnie z planem osiem godzin, a drugi nie przepracował ośmiu godzin, gdyż przez część dnia korzystał z opieki nad dzieckiem. W takim przypadku pierwszy pracownik otrzymałby bowiem za dodatkową pracę dodatek za nadgodziny dobowe w wysokości 50 proc., a drugi dodatek 100 proc. ze względu na kwalifikację jego pracy jako nadgodzin średniotygodniowych. Zróżnicowanie takie nie byłoby usprawiedliwione, a więc sposób rozliczenia zaproponowany przez resort rodziny należy uznać za właściwy. W praktyce działanie takie nie będzie również generowało sporów załogi i powinno być zrozumiałe dla pracowników.
Stanowisko MRPiPS odwołuje się wprost do urlopu wypoczynkowego i opieki nad dzieckiem do lat 14, ale reguły z niego wynikające należy zastosować do wszystkich rodzajów usprawiedliwionych nieobecności w pracy, gdyż art. 130 par. 3 k.p. posługuje się w swej treści tym właśnie ogólnym sformułowaniem. Co ciekawe, będzie to dotyczyło także czasu wolnego od pracy udzielonego za wcześniej wypracowane nadgodziny, które mogły mieć miejsce nawet w innym miesiącu kalendarzowym.
PRZYKŁAD 3
Czas wolny
W dniu, w którym harmonogram pracownika przewidywał pracę od 9.00 do 17.00, miał on udzielony czas wolny za nadgodziny z poprzedniego miesiąca od 9.00 do 12.00. Przed końcem dnia pracy okazało się, że zatrudniony musi zostać o godzinę dłużej w pracy. Ta godzina powinna zostać rozliczona jako nadgodzina dobowa z dodatkiem 50 proc., gdyż przyjmujemy, że w tym dniu pracownik przepracował osiem godzin, na co składa się faktyczna praca i usprawiedliwiona nieobecność w pracy.
Powrót z urlopu
W celu zachowania konsekwencji w rozliczaniu czasu pracy przyjmuje się, że również urlop wypoczynkowy jest udzielany w dobach pracowniczych, co powoduje, iż w zakresie powrotu do pracy wiążące są godziny wynikające z harmonogramu czasu pracy obowiązującego przed urlopem. W tym zakresie resort rodziny przyjmuje rygorystyczne stanowisko, zgodnie z którym wezwanie do pracy pracownika w pierwszym dniu po urlopie nie powinno naruszać ostatniej doby urlopowej, liczonej tak jak doba pracownicza, a wcześniejsze wezwanie pracownika naruszające taką dobę należy traktować jako odwołanie pracownika z urlopu. Pomijając konsekwencje wynikające z przepisów dotyczących urlopów wypoczynkowych, stanowisko to powoduje konieczność zaliczenia dodatkowej pracy do doby urlopowej i rozliczenie w niej godzin nadliczbowych. Przyjmując konsekwentne stanowisko MRPiPS traktuje te nadgodziny jako dobowe, co jest działaniem prawidłowym z punktu widzenia podziału nadgodzin na doby pracownicze.
PRZYKŁAD 4
Skrócenie wypoczynku na wezwanie pracodawcy
Pracownik miał zaplanowane trzy dni urlopu wypoczynkowego od poniedziałku do środy, czyli w dniach, gdy miał pracować zgodnie z harmonogramem od 8.00 do 16.00. W czwartek rano pracownik został wezwany do pracy na godzinę 7.00, co oznacza, że ta dodatkowa godzina pracy zostanie zaliczona do doby środowej obejmującej urlop, i powinna być potraktowana jako nadgodzina dobowa z dodatkiem 50 proc. W ewidencji czasu pracy w środę powinny być wpisane dwie wielkości – osiem godzin urlopu oraz jedna nadgodzina dobowa.
Przypadek z przykładu 4 nie wyczerpuje jednak wszystkich możliwości związanych z wezwaniem pracownika po urlopie wypoczynkowym wcześniej do pracy, gdyż takie sytuacje mogą również nie powodować naruszenia doby pracowniczej, co będzie konsekwencją wcześniejszego harmonogramu czasu pracy.
PRZYKŁAD 5
Przekroczenie średniotygodniowe
Pracownik miał zaplanowane trzy dni urlopu wypoczynkowego od poniedziałku do środy, czyli w dniach, gdy miał pracować zgodnie z harmonogramem od 8.00 do 16.00. W czwartek i w piątek pracownik miał w harmonogramie czasu pracy zaplanowaną pracę od 12.00 do 20.00. Gdyby zatem w pierwszym dniu po urlopie został wezwany do pracy na godzinę 10.00, to takie polecenie nie spowoduje naruszenia doby urlopowej, gdyż ta trwała od 8.00 w środę do 8.00 w czwartek, zatem te godziny nie zostaną potraktowane także jako nadgodziny dobowe. Taka praca nie przypadnie w praktyce w żadnej dobie pracowniczej, a więc powinna zostać rozliczona jako nadgodziny wynikające z przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy, uprawniając pracownika do 100-proc. dodatku.
Sytuacje opisane w przykładach 4 i 5 będą najczęstsze, gdyż mogą one dotyczyć najbardziej popularnego przypadku spotykanego w praktyce, czyli powrotu do pracy z urlopu wypoczynkowego w poniedziałek po wolnym weekendzie. Niedziela zgodnie z kodeksem pracy trwa od 6.00 w niedzielę do 6.00 w poniedziałek, a więc ona raczej nie będzie naruszana, ale już stosunkowo często może się zdarzyć, że pracownik zamiast na 9.00 zostanie wezwany do pracy na godzinę 8.00 czy 7.00. W takich przypadkach dodatkowa praca nie zostanie zakwalifikowana do okresu urlopu wypoczynkowego, jak również nie zostanie zaliczona do poniedziałkowej doby pracowniczej – będą to więc nadgodziny średniotygodniowe, gdyż przypadają one w tzw. przestrzeni międzydobowej.
ⒸⓅ
Stanowisko MRPiPS z 8 września 2016 r. w sprawie nieobecności i pracy w nadgodzinach
Departament Prawa Pracy uprzejmie informuje, że zgodnie z art. 151 par. 1 kodeksu pracy, pracą w godzinach nadliczbowych jest praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy (tj. 8-godzinną normę dobową i 40-godzinną normę średniotygodniową), a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy. Praca nadliczbowa jest dopuszczalna w razie konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii, a także w razie wystąpienia szczególnych potrzeb pracodawcy (art. 151 par. 1 k.p.).
Z kolei przez dobę (do celów rozliczania czasu pracy pracowników), zgodnie z art. 128 par. 3 pkt 1 k.p., należy rozumieć 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Pojęcie doby (określanej jako doba pracownicza) ma także wpływ na pojęcie dnia wolnego od pracy, przez który należy rozumieć kolejne 24 godziny przypadające bezpośrednio po zakończeniu doby, w której pracownik świadczył pracę.
Przy rozliczaniu czasu pracy pracownika oraz ustalaniu dni wolnych od pracy prawne znaczenie nadaje się pojęciu doby pracowniczej, a nie astronomicznej (kalendarzowej). Zatem także pojęcie dnia pracy, którym posługuje się art. 154 2 par. 1 k.p. należałoby utożsamiać z pojęciem doby pracowniczej. W myśl art. 154 2 par. 1 k.p. urlopu wypoczynkowego udziela się na dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu. Tak więc udzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego w danym dniu oznacza w praktyce udzielenie go na konkretną dobę pracowniczą (por. także wyrok Sądu Najwyższego z 4 listopada 2010 r., sygn. akt II PK 116/10, M.P.Pr. z 2011 r. nr 3, str. 145–147) i pracownik, któremu udzielono takiego urlopu korzysta z 24-godzinnego zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy w takim dniu/dobie pracowniczej.
Jeżeli zatem pracownik ma udzielony urlop wypoczynkowy na dany dzień (np. na środę), w którym zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, rozpoczyna (rozpoczynałby) pracę o godz. 9.00, to jego środowa doba pracownicza upływa o godz. 9.00 w czwartek i w przedziale czasowym od godz. 9.00 w środę do godz. 9.00 w czwartek pracownik korzysta z 24-godzinnego zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy. W takiej sytuacji wydanie pracownikowi polecenia wykonywania pracy w czwartek od godz. 7.00 do 9.00 może mieć miejsce tylko na zasadach określonych w art. 167 k.p., czyli przez odwołanie go z urlopu. Jest to dopuszczalne, jeżeli zostaną spełnione warunki przewidziane w tym przepisie (czyli wtedy, gdy wymagają tego okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu) przy czym wówczas pracodawca jest zobowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika pozostające w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu.
Jednocześnie w ocenie departamentu na dobowy wymiar czasu pracy pracownika korzystającego z urlopu wypoczynkowego składa się zarówno czas usprawiedliwionej nieobecności w pracy w związku z tym urlopem przypadający w dobie pracowniczej, na którą udzielono urlopu, jak i ewentualny czas faktycznie wykonywanej pracy w tej dobie (jeżeli pracodawca odwołał pracownika z urlopu i polecił wykonywanie pracy). Jeżeli zatem np. tak jak w przedstawionym powyżej przypadku pracodawca odwołał pracownika z urlopu ze względu na nieprzewidziane w chwili rozpoczynania tego urlopu okoliczności, polecając mu wykonywanie pracy od godz. 7.00 do godz. 9.00 w czwartek, to oprócz pokrycia przez pracodawcę kosztów poniesionych przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu, te dwie godziny pracy pracownika należy zakwalifikować jako pracę nadliczbową wynikającą z przekroczenia dobowej normy czasu pracy, którą trzeba zrekompensować pracownikowi, zgodnie z zasadami określonymi w kodeksie pracy.
Także zwolnień od pracy na podstawie art. 188 k.p. wykorzystywanych (stosownie do podjętej przez pracownika decyzji) w dniach udziela się na dni pracy pracownika obejmujące liczbę godzin wynikającą z rozkładu i wymiaru czasu pracy pracownika w danym dniu. Przy czym w takiej sytuacji przepisy nie przewidują (tak jak ma to miejsce w przypadku urlopu wypoczynkowego) możliwości odwołania pracownika z takiego zwolnienia. Pracodawca nie ma zatem wówczas możliwości polecenia pracownikowi wykonywania pracy w dniu (dobie pracowniczej), w którym udzielono mu ww. zwolnienia od pracy. Powyższe nie dotyczy przypadków korzystania przez pracownika z uprawnienia przewidzianego w art. 188 k.p. (stosownie do podjętej przez pracownika decyzji) w wymiarze godzinowym. Zwolnienie takie jest bowiem udzielane na konkretne godziny, a nie na dni (doby pracownicze). W konsekwencji na dobowy wymiar czasu pracy pracownika korzystającego ze zwolnienia od pracy z art. 188 k.p. wykorzystywanego w wymiarze godzinowym może się składać zarówno czas (godziny) usprawiedliwionej nieobecności w pracy spowodowanej tym zwolnieniem, jak i czas (godziny) faktycznej pracy – zarówno wynikającej z rozkładu czasu pracy pracownika (o ile nie korzystał on z takiego zwolnienia w wymiarze godzin odpowiadającym pełnemu dobowemu wymiarowi czasu pracy), jak i ewentualnie poleconej przez pracodawcę – w dobie pracowniczej, w trakcie której pracownik korzystał ze zwolnienia. Zatem w celu ustalenia, czy doszło do przekroczenia dobowej normy czasu pracy (w dobie pracowniczej liczonej od godziny, o której pracownik zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy rozpoczyna lub rozpocząłby pracę w dniu, w którym korzysta z takiego zwolnienia), należy do czasu faktycznie przepracowanego dodać liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności pracownika w tej dobie spowodowanej ww. zwolnieniem. Chodzi tu o liczbę godzin, o którą uległ obniżeniu wymiar czasu pracy – stosownie do art. 130 par. 3 k.p. Powołany przepis kodeksu pracy nakazuje bowiem pomniejszać wymiar czasu pracy przypadający do przepracowania przez danego pracownika o liczbę godzin, którą pracownik miałby przepracować, gdyby nie wystąpiła w tym czasie przyczyna usprawiedliwiająca jego nieobecność w pracy. Jeżeli zsumowana liczba godzin usprawiedliwionej nieobecności i czasu faktycznie przepracowanego w dobie pracowniczej, w której udzielono zwolnienia, przekracza 8, to każda godzina ponad 8-godzinną normę powinna być kwalifikowana jako praca nadliczbowa wynikająca z przekroczenia dobowej normy czasu pracy.
Informujemy również, że Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej nie jest uprawnione do analizowania i rozstrzygania konkretnych lub potencjalnych stanów faktycznych, w tym do rozliczania czasu pracy pracowników. Ewentualnej pomocy w tym zakresie może udzielić Państwowa Inspekcja Pracy, do ustawowych zadań której należy m.in. sprawowanie nadzoru i kontroli nad przestrzeganiem (stosowaniem) przepisów prawa pracy oraz udzielanie zainteresowanym porad prawnych w tym zakresie. Natomiast wyrażane przez departament poglądy prawne (opinie) nie są wiążące dla stron konkretnych stosunków pracy, organów kontrolnych oraz sądów.
Podstawa prawna
Art. 128, 130, 151, 1511 i 188 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666).