Na mocy wyroku sądu nasza firma będzie musiała wypłacić pracownicy zaległą premię, prawdopodobnie pieniądze zostaną przekazane dopiero w grudniu. Czy kwota ta powinna stanowić podstawę wymiaru składek? Sprawa jest o tyle skomplikowana, że pracownica w październiku 2016 r. przekroczyła roczny limit podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie emerytalno-rentowe za ten rok. Przyznana wyrokiem sądu premia przysługuje za wcześniejszy okres, w którym powinniśmy byli ją wypłacić, kiedy limit ten nie został jeszcze przekroczony.
Podstawową zasadą, jaką należy wziąć pod uwagę, jest reguła, zgodnie z którą oskładkowaniu podlega określony przychód pracownika, do którego zalicza się także premia. W tym przypadku będzie jednak nieco inaczej i premia wypłacona w grudniu 2016 r. nie będzie podlegała oskładkowaniu w zakresie ubezpieczenia emerytalno-rentowego. Przychód ten został bowiem osiągnięty i wypłacony w roku, w którym pracownik przekroczył już podstawę wymiaru składki emerytalno-rentowej. Nadal będzie jednak istniał obowiązek odprowadzenia składki chorobowej, wypadkowej i zdrowotnej.
Ważny dzień wypłaty
Roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w danym roku kalendarzowym nie może być wyższa od trzydziestokrotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego. Jeżeli przychód osiągnięty przez osobę ubezpieczoną przekroczył kwotę rocznego limitu, płatnik powinien zaprzestać odprowadzania składki na te ubezpieczenia.
Do czasu osiągnięcia górnej rocznej podstawy płatnik jest zobowiązany obliczać i opłacać składki na wszystkie ubezpieczenia, tj. ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Emerytur Pomostowych (FEP), Fundusz Pracy (FP), Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP), a powyżej tej kwoty tylko składki na ubezpieczenia chorobowe, wypadkowe i zdrowotne, a także na fundusze pozaubezpieczeniowe, czyli Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Płatnik zaprzestaje opłacania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w oparciu o informacje zdobyte na podstawie:
- własnej dokumentacji płacowej,
- oświadczenia złożonego przez osobę ubezpieczoną,
- informacji przekazanej przez ZUS.
Ustalając, czy w danym roku kalendarzowym pracownik osiągnął limit podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, należy brać pod uwagę wszystkie przychody, od których zostały opłacone składki na te ubezpieczenia. Nie ma jednak znaczenia, za jaki okres są one wypłacone. Jeśli np. pracownik w marcu 2016 r. otrzymał od swojego byłego pracodawcy nagrodę roczną, tzw. trzynastą pensję, to należy ją uwzględnić przy ustalaniu rocznego limitu w 2016 r. Podobnie w opisywanej sytuacji – nie jest ważne, za jaki okres sąd przyznał premię. Pracodawca wypłaci ją w grudniu, a więc pracownik osiągnie przychód właśnie w tym momencie. Zarówno dla płatnika, jak i samego ubezpieczonego nie będzie to miało żadnego znaczenia w wymiarze finansowym.
Jaka procedura
Gdy pracownik ma tylko jednego płatnika składek, to płatnik ten jest zobowiązany do sprawdzania na bieżąco wysokości podstawy wymiaru. Jeśli w danym miesiącu następuje przekroczenie kwoty granicznej, powinien obliczyć i przekazać do ZUS składki tylko od tej części podstawy wymiaru, która nie spowoduje przekroczenia limitu. Musi poinformować ZUS o przekroczeniu rocznej podstawy w raporcie imiennym ZUS RCA, wpisując w polu 02 bloku III B:
- kod „1” – jeżeli informację o przekroczeniu przekazał pracownik,
- kod „2” – jeżeli to płatnik składek stwierdził przekroczenie,
- kod „3” – jeżeli o przekroczeniu poinformował płatnika ZUS.
Od momentu przekroczenia limitu płatnik nie powinien naliczać i odprowadzać składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, w raporcie ZUS RCA zaś należy wykazywać zerową podstawę wymiaru składek.
Należy jednak naliczać i opłacać składki na ubezpieczenia chorobowe, wypadkowe, zdrowotne oraz FP i FGŚP na ogólnych zasadach. Jeżeli do opłacania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe jest zobowiązany więcej niż jeden płatnik składek, to na ubezpieczonym ciąży obowiązek zawiadomienia wszystkich pracodawców o przekroczeniu limitu składek.
Podstawa prawna
Art. 19 ust. 10 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 963 ze zm.).
