Przedsiębiorca wdrożył nowy system motywacyjny. Za spełnienie określonego indywidualnie zadania pracownik może otrzymać kwartalną premię. Pierwszy kwartał, za który pracownik może premię otrzymać, to okres lipiec – wrzesień 2016 r. Pracodawca zastrzegł dodatkowo, że wypłata premii nastąpi do końca kolejnego kwartału, czyli nawet do 31 grudnia 2016 r. Jak taką nagrodę wliczyć do zasiłku chorobowego?
Przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego nie uwzględnia się składników wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania tego zasiłku zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagradzaniu, a gdy brak takiego zapisu, to przyjmuje się, że składnik nie jest wypłacany za okres choroby, więc należy go wliczyć do podstawy wymiaru zasiłku. Ponieważ brak jest w ogóle zapisu w tej sprawie, należy przyjąć, że premia kwartalna nie jest wypłacana za okres choroby, czyli należy ją wliczyć do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego.
Reklama
Dodany składnik wynagrodzenia

Reklama
Z ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (dalej: ustawa zasiłkowa) wynika, że nagrody kwartalne wlicza się w wysokości 1/12 kwot wypłaconych pracownikowi za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Jednak ustawa nie wyjaśnia, jak postępować, gdy nagroda kwartalna jest wypłacona po raz pierwszy. Przedsiębiorca może mieć wątpliwości, czy wypłaconą np. w listopadzie 2016 r. nagrodę kwartalną uwzględnić pracownikowi w podstawie wymiaru zasiłków w wysokości 1/12, skoro jest to nowy składnik wynagrodzenia i wystąpił tylko jeden kwartał, w którym pracownik mógł otrzymać nagrodę.
Czy biorąc pod uwagę kompensacyjny charakter zasiłków, w takiej sytuacji premię należy liczyć inaczej? Wszak skoro przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłków w razie nieprzepracowania przez pracownika dwunastu miesięcy bierze się średnią wyłącznie z przepracowanych miesięcy. Idąc tym tropem: czy pierwszą premię kwartalną należy w podstawie zasiłku uwzględnić w 1/3 kwoty wypłaconej (gdyż dotyczy 3, a nie 12 miesięcy)? Po drugiej wypłacie premii kwartalnej należy uwzględnić ją w wysokości 1/6 sumy nagród wypłaconych za dwa kwartały, czyli za 6 miesięcy. Po trzeciej wypłacie dzielnikiem będzie 9 (nagroda za 9 miesięcy, czyli 3 kwartały) i dopiero przy czwartej wypłacie nagrody kwartalnej można ją uwzględnić w podstawie wymiaru zasiłków w wysokości 1/12 wypłaconych kwot (cztery kwartały, czyli 12 miesięcy). Przemawiałoby za tym również założenie, że do podstawy wymiaru zasiłków przyjmuje się te składniki, które w czasie choroby nadal są wypłacane w zakładzie pracy. Jeśli postanowienia np. regulaminu pracy wyłączają wypłatę jakiegoś składnika, to jest on usuwany także z podstawy wymiaru zasiłków, gdyż zasiłek ma kompensować to, czego pracownik z uwagi na nieobecność nie może otrzymać.
W praktyce jest inaczej
ZUS wyjaśnia, że nawet jeśli pracodawca wypłaca nagrodę kwartalną po raz pierwszy, to i tak ma ją wliczyć do podstawy wymiaru zasiłków w wysokości 1/12 kwoty wypłaconej. Bez znaczenia jest przyczyna nieprzyznania premii – czy pracownik jej nie wypracował, czy nie obowiązywała jeszcze w zakładzie pracy – premie kwartalne zawsze sumuje się z czterech kwartałów poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, i dzieli się przez 12. [przykłady 1 i 2]
Z wyjątkami od reguły
Wyjątkiem od tej reguły jest okres pracy pracownika. Jeśli nie był zatrudniony przez cztery kwartały poprzedzające powstanie niezdolności do pracy, to premie za okresy kwartalne winy być uwzględnione proporcjonalnie do liczby pełnych kalendarzowych miesięcy zatrudnienia w tych kwartałach, z których składnik za okresy kwartalne podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłków. [przykład 3]
Pełne przepracowane miesiące wlicza się również wtedy, gdy za któryś z kwartałów pracownik nie otrzymał premii, bez względu na powód. Zatem nawet jeśli premia kwartalna jest składnikiem nowym u danego pracodawcy. Analogiczna zasada ma zastosowanie, jeśli pracownik korzystał z urlopu bezpłatnego lub wychowawczego albo gdy zmienił się jego wymiar czasu pracy. [przykład 4]
Data ma znaczenie
W przypadku gdy na wypłatę premii przedsiębiorca przewidział długi czas, czyli np. do końca następnego kwartału, musi pamiętać, aby przy chorobie pracownika sprawdzić, czy premia kwartalna będzie mu przysługiwała. Zatem sam moment wypłaty ma drugorzędne znaczenie wobec informacji o przyznaniu (wypracowaniu) premii. Jeśli premia kwartalna przysługuje, lecz nie została wypłacona do czasu ostatecznego sporządzenia listy wypłat zasiłków chorobowych, to do podstawy wymiaru zasiłku należy ją przyjąć w wysokości wypłaconej za poprzedni kwartał.
W tym przypadku wypłata premii po ustaleniu podstawy wymiaru zasiłku nie powoduje ponownego ustalenia podstawy.
Jeżeli natomiast premia kwartalna nie została wypłacona również za okres poprzedni, to podstawę wymiaru zasiłku ustala się bez tej premii, a po jej wypłaceniu podstawę wymiary zasiłku przelicza się oraz wyrównuje wysokość zasiłku. [przykład 5]
!Nawet gdy premia przysługuje, ale pracodawca nie zdążył jej jeszcze wypłacić, do obliczenia zasiłku należy przyjąć jej wysokość z poprzedniego kwartału.
PRZYKŁAD 1
Wypłata po raz pierwszy
Pracownikowi w październiku 2016 r. zostanie wypłacona nagroda kwartalna za III kwartał roku w wysokości 600 zł. Będzie to nagroda wypłacona po raz pierwszy u tego płatnika i będzie stanowiła podstawę wymiaru zasiłków. W jakiej wysokości trzeba będzie wliczyć ją do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego, jeśli pracownik zachoruje w listopadzie 2016 r.?
Do podstawy wymiaru zasiłku należy trzeba wliczyć 1/12 kwoty premii za III kwartał 2016 r., czyli 1/12 z 600 zł = 50 zł.
PRZYKŁAD 2
Warunki niespełnione
Pracownikowi w listopadzie 2016 r. zostanie wypłacona nagroda kwartalna za III kwartał roku w wysokości 500 zł. Załóżmy, że w styczniu 2017 r. nagroda kwartalna zostanie wypłacona po raz drugi (za IV kwartał), jednak pracownik nie otrzyma jej, bo nie spełni warunków. W jakiej wysokości trzeba będzie wliczyć nagrodę kwartalną do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego, jeśli pracownik zachoruje w lutym 2017 r.?
Do podstawy wymiaru zasiłku trzeba będzie wliczyć 1/12 sumy kwoty premii za III kwartał i za IV kwartał 2016 r., czyli 1/12 z 500 zł + 0 zł = 41,67 zł.
PRZYKŁAD 3
Po wejściu w życie regulaminu
Pracownik jest zatrudniony od 15 maja 2016 r. Pracodawca od 1 lipca 2016 r. wprowadził regulamin premii kwartalnych. Za III kwartał 2016 r. pracownik otrzyma premię 1500 zł. Jeśli zachoruje w październiku 2016 r., to jak trzeba będzie wliczyć premię kwartalną do podstawy wymiaru zasiłku?
Pracownik przepracuje 4 pełne miesiące, za które premia przysługiwała, zatem premię kwartalną w wysokości 1500 zł należy podzielić przez 4 i w takiej części wliczyć do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego, czyli 1500 zł : 4 = 375 zł.
PRZYKŁAD 4
Po urlopie wychowawczym
Pracownik od 1 stycznia 2015 r. do 21 lutego 2016 r. był na urlopie wychowawczym. Za II kwartał 2016 r. dostał premię 150 zł, za III kwartał otrzymał premię w wysokości 1000 zł. W jaki sposób wliczyć premie kwartalne do podstawy wymiaru zasiłku, jeśli od 10 listopada będzie niezdolny do pracy?
Pracownik przepracuje po wychowawczym, a przed chorobą 8 pełnych miesięcy (marzec–październik 2016 r.), z czego premia kwartalna będzie należna za 7 miesięcy (marzec–wrzesień 2016 r.). Zatem trzeba będzie zsumować premie z II i III kwartału i podzielić przez 7, czyli 1150 zł : 7 = 164,29 zł.
PRZYKŁAD 5
Kiedy choroba
Pracownik otrzymał nagrodę kwartalną za II kwartał w wysokości 600 zł, za III kwartał w wysokości 0 zł (nie spełnił warunków) oraz za IV kwartał w wysokości 1200 zł. Wypłata za IV kwartał będzie miała miejsce w marcu 2017 r. Jak uwzględnić nagrody kwartalne w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego, jeśli pracownik zachorowałby w marcu 2017 r., a jak jeśli w kwietniu 2017 r.? Pracownik czeka na zabieg i nie ma wyznaczonego ostatecznego terminu.
Jeśli niezdolność do pracy powstanie w marcu 2017 r., to do podstawy wymiaru zasiłku trzeba będzie wliczyć premie kwartalne w wysokości 1/12 sumy kwot premii za II, III i IV kwartał 2016. Następnie po wypłaceniu premii za IV kwartał 2016 r. należy przeliczyć podstawę wymiaru zasiłku, ponieważ za poprzedni okres, tj. za III kwartał, premia nie została wypłacona.
Z kolei jeśli niezdolność do pracy powstanie w kwietniu 2017 r., to do podstawy wymiaru zasiłku trzeba będzie wliczyć premie kwartalne w wysokości 1/12 sumy kwot premii za II, III i IV kwartał 2016 r. oraz I kwartał 2017 r. Jeżeli do czasu ostatecznego sporządzenia listy wypłat zasiłków chorobowych premia za I kwartał 2017 r. nie zostanie wypłacona, to do ustalenia podstawy wymiaru należy przyjąć premię za IV kwartał 2016 r. w podwójnej wysokości. Po wypłaceniu premii za I kwartał 2017 r. podstawa wymiaru zasiłku nie będzie podlegała przeliczeniu.
Pracownikowi w październiku 2016 r. zostanie wypłacona nagroda kwartalna za III kwartał roku w wysokości 600 zł. Będzie to nagroda wypłacona po raz pierwszy u tego płatnika i będzie stanowiła podstawę wymiaru zasiłków. W jakiej wysokości trzeba będzie wliczyć ją do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego, jeśli pracownik zachoruje w listopadzie 2016 r.?
Do podstawy wymiaru zasiłku należy trzeba wliczyć 1/12 kwoty premii za III kwartał 2016 r., czyli 1/12 z 600 zł = 50 zł.