Spółka IT z siedzibą w Warszawie zamierza wysłać swoich pracowników, obywateli Polski, jednorazowo na jeden miesiąc do pracy w spółce zależnej w Belgii. Osoby te na co dzień pracują w Warszawie. Podczas wyjazdu będą pomagać belgijskim pracownikom przy realizacji dużego projektu informatycznego dla globalnego klienta. Spółka zastanawia się, jak potraktować ten wyjazd. Czy stanowi on podróż służbową i pracownikom należy wypłacić diety? Czy też należy go potraktować jako delegowanie? Co zmienia taka kwalifikacja wyjazdu?
CYKL: JESIEŃ Z GLOBAL MOBILITY
Rozpoczynamy dzisiaj cykl artykułów Jesień z Global Mobility przygotowanych we współpracy z kancelarią Raczkowski Paruch. Dotyczy on zatrudniania cudzoziemców w Polsce oraz zasad delegowania rodzimych pracowników za granicę.
Cykl jest inspirowany licznymi zmianami w tym obszarze, które nastąpiły ostatnio lub też dopiero są planowane. 18 czerwca 2016 r. weszła w życie ustawa o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług. Kolejne zmiany czekają nas zapewne od 2017 r. – zakłada się m.in. zniesienie procedury oświadczeniowej dla obywateli naszych wschodnich sąsiadów i wprowadzenie dwóch nowych rodzajów zezwoleń na pracę: zezwolenia na pracę sezonową i zezwolenia na pracę krótkoterminową.
Chcemy wskazać rozwiązania konkretnych problemów, które w związku ze zmianami przepisów coraz częściej pojawiają się w praktyce.
Polecany produkt: Ryczałt za noclegi >>>
Wyjazd pracowników za granicę stanowi podróż służbową na gruncie przepisów kodeksu pracy, a także ubezpieczeniowych i podatkowych. Jednocześnie na gruncie prawa unijnego (dyrektywy 96/71/WE) oraz regulacji nowej ustawy o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług, która weszła w życie 18 czerwca 2016 r., będzie również delegowaniem. Oznacza to, że polski pracodawca będzie musiał zagwarantować pracownikom diety i zwrot kosztów z tytułu podróży służbowej, a także spełnić dodatkowe obowiązki przewidziane przez przepisy dotyczące delegowania pracowników (m.in. zawiadomić belgijski urząd pracy o delegowaniu i przechowywać niektóre dokumenty dotyczące pracowników w Belgii).
Pojęcia i definicje
W praktyce dość powszechny jest pogląd, że podróż służbowa i delegowanie wykluczają się nawzajem: jeżeli pracownik jest w podróży służbowej, to nie jest delegowany i odwrotnie. Takie rozróżnienie jest zasadne na gruncie przepisów podatkowych i w zakresie ubezpieczeń społecznych, a także w przypadku wyjazdów pracowników na terenie Polski. Nie można natomiast takiego założenia przyjąć w odniesieniu do przepisów o delegowaniu w razie wyjazdów pracownika do innych krajów Unii Europejskiej, np. Belgii. Definicja delegowania, która znajduje się w prawie unijnym i nowej ustawie o delegowaniu pracowników, jest tak skonstruowana, że obejmuje także krótkie podróże służbowe.
Zgodnie z kodeksem pracy podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza stałym miejscem pracy pracownika. Podstawową cechą podróży służbowej jest jej incydentalny charakter. Oznacza to, że w stosunku do stałych obowiązków pracownika jest ona czymś nietypowym. Innymi słowy, pracownik będzie w podróży służbowej, jeżeli przez stosunkowo krótki czas wykonuje zadania poza miejscem, w którym codziennie pracuje.
Nie sposób określić konkretnych granic czasowych, poza którymi dany wyjazd pracownika straci charakter podróży służbowej. Ocena w tym zakresie musi uwzględniać indywidualne okoliczności związane z konkretnym rodzajem pracy wykonywanej przez pracownika oraz konkretnym zadaniem czy zadaniami, które pracownik ma wykonać za granicą. W praktyce zazwyczaj praca za granicą przez okres dłuższy niż miesiąc jedynie w wyjątkowych sytuacjach może zostać uznana za podróż służbową.
W omawianym przypadku możemy zatem uznać, że pracownicy będą się znajdować w podróży służbowej, gdyż taki wyjazd dla podwładnych wykonujących na co dzień pracę w Warszawie jest incydentalny. Nie jest on na tyle długi, aby wymagał zmiany miejsca wykonywania pracy. Pracodawca może zatem wysłać pracowników do Belgii w ramach polecenia służbowego. Pracownicy będą też mieli prawo do diet i zwrotu kosztów podróży służbowej.
Natomiast delegowanie w rozumieniu przepisów europejskich i nowej ustawy o delegowaniu polega z kolei na tymczasowym skierowaniu pracownika do pracy na terytorium innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej (innego niż państwo, w którym pracownik zwyczajowo pracuje). Z definicji tej wynika, że zarówno podróż służbowa, jak i delegowanie łączą się z czasowym powierzeniem pracownikowi wykonywania obowiązków w miejscu innym niż to, w którym pracownik na co dzień świadczy pracę. Przepisy o delegowaniu nie precyzują przy tym żadnych minimalnych okresów, od których rozpoczyna się delegowanie. Zatem nawet krótkie podróże mogą być delegowaniem.
Warunki do spełnienia
Zakwalifikowanie podróży służbowej jako delegowania w rozumieniu przepisów europejskich i nowej polskiej ustawy wymaga jednak spełnienia łącznie kilku warunków. Po pierwsze, w danej sytuacji musi się pojawić tzw. element obcy. Innymi słowy, pracownik musi zostać skierowany do pracy za granicę, na terytorium państwa, które należy do UE. Taki element występuje również w omawianej sytuacji.
Po drugie praca za granicą musi się odbywać w jednej z form określonych w ustawie o delegowaniu, m.in. w ramach skierowania do spółki z grupy kapitałowej (jak w omawianym przypadku). Pozostałe dwa przypadki wymienione w ustawie dotyczą świadczenia usług pomiędzy przedsiębiorstwami niepowiązanymi kapitałowo i delegowania pracowników przez agencje pracy tymczasowej.
Ważne dla delegowania jest również to, aby przez cały okres świadczenia pracy za granicą istniał stosunek pracy między pracodawcą kierującym do pracy za granicą a pracownikiem wysłanym. W omawianej sytuacji pracownik nie będzie zatrudniany bezpośrednio przez spółkę belgijską, a zatem również ten element jest spełniony.
Jeśli wszystkie wskazane elementy wystąpią jednocześnie, pracownik będzie pozostawał w podróży służbowej, a zarazem będzie delegowany. W konsekwencji będą mu przysługiwały nie tylko diety i zwrot kosztów z tytułu delegacji. Oprócz tego, w państwie, do którego został wysłany, będzie korzystał z uprawnień gwarantowanych przez lokalne przepisy. Oznacza to, że będą miały do niego zastosowanie minimalne warunki zatrudnienia obowiązujące w Belgii w okresie delegowania (m.in. dotyczące minimalnego wynagrodzenia, norm czasu pracy, okresów odpoczynku itp.).
Ponadto jeśli podróż służbowa będzie też delegowaniem, to na pracodawcy mogą w związku z tym spoczywać dodatkowe obowiązki administracyjne i notyfikacyjne określone przez ustawodawstwo państwa, do którego pracownik został skierowany. W przypadku Belgii polski pracodawca jest zobowiązany do zgłoszenia delegowania w tzw. systemie Limosa przed rozpoczęciem delegowania. Rejestracja jest przeprowadzana online, po czym pracodawca otrzymuje potwierdzenie jej dokonania. Ponadto polski pracodawca jest zobowiązany do przechowywania w Belgii niektórych dokumentów dotyczących delegowanych pracowników, np. umowy o pracę i pasków wynagrodzeń za okres delegowania. Pewne dodatkowe wymogi muszą być spełnione w przypadku delegowania pracowników z branży budowlanej, które jednak nie mają zastosowania w omawianym przypadku, gdyż pracownicy pracują w branży IT.
W praktyce akceptuje się, że krótkie podróże (np. na tydzień) uznawane są za wizyty biznesowe i jako takie nie są traktowane przez lokalne urzędy jak delegowanie. Natomiast wykonywanie pracy za granicą przez miesiąc trudno uznać za wizytę biznesową.
Podsumowując, warto pamiętać o tym, aby w każdym przypadku wykonywania pracy przez pracownika przez ograniczony czas poza stałym miejscem pracy przeanalizować także, czy taki wyjazd jest również delegowaniem. Jeżeli dojdziemy do wniosku, że tak, to konieczne jest spełnienie wskazanych powyżej dodatkowych obowiązków.
Podstawa prawna
Dyrektywa 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z 16 grudnia 1996 r. dotycząca delegowania pracowników w ramach świadczenia usług (Dz.Urz. UE z 1997 r. L 18, s. 1).
Ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.).
Ustawa z 10 czerwca 2016 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług (Dz.U. poz. 868).
