Elektroniczne czytniki do „odbijania” kart zbliżeniowych na wejście i wyjście z firmy irytują pracowników. A jeszcze bardziej stare papierowe listy obecności. I jedne i drugie postrzegane są z reguły jako fanaberia pracodawców.
Nie raz można usłyszeć utyskiwanie w rodzaju : „po co to robić, skoro i tak tego nikt nie weryfikuje?” Czy rzeczywiście tak jest? Czy informacje o godzinach wejść i wyjść z firmy zbierane są na zasadzie „sobie a muzom”? Postanowiliśmy to sprawdzić. I choć sama ewidencja przysparza problemów, to myli się ten kto sądzi, że stanowi niepotrzebną formalność. Nawet jeśli nie jest weryfikowana na bieżąco, to w odpowiednim momencie np. w razie sporu sądowego wszyscy sobie o niej przypominają i staje się wówczas dobrym narzędziem zarówno w rękach pracodawcy, jak i pracownika. Ale zacznijmy od początku.
Papierowe ewidencje powoli odchodzą do lamusa, a ich miejsce zajmują systemy elektroniczne. Instaluje się m.in. w celu zwiększenia bezpieczeństwa, a także rejestrowania obecności pracowników w miejscu pracy na potrzeby ewidencji czasu pracy. Wielu pracodawców wprowadza takie rozwiązania z myślą o usprawnieniu pracy działów kadrowych. Nie zawsze jednak wychodzą na tym dobrze – zwłaszcza wtedy, gdy w elektronicznych rejestratorach pokładają zbyt duże nadzieje.
Mianowicie część pracodawców mylnie uważa, że takie urządzenie załatwi za nich sprawę rejestracji czasu pracy zatrudnionych. Godziny wejść i wyjść pracowników do firmy niekoniecznie bowiem muszą się pokrywać z ich rzeczywistym czasem pracy. Ponadto również sama ewidencja obecności nie będzie wykazywać stanu zgodnego z rzeczywistością, gdy np. pracownik przyjdzie do firmy nie po to, aby pracować, ale wyłącznie w celu załatwienia innej sprawy. W pracy urządzeń mogą też występować błędy, a sami pracownicy korzystający z nich mogą na różne sposoby omijać nałożony przez pracodawcę obowiązek posługiwania się kartą (np. nagminnie „zapominając” o braniu ze sobą do pracy swojej karty zbliżeniowej). Choć niewątpliwie elektroniczna ewidencja obecności jako taka może w pewnym stopniu ułatwić prowadzenie ewidencji czasu pracy, to jednak musi pozostać narzędziem jedynie dodatkowym i pomocniczym.
Jak już wspomnieliśmy, urządzenia te – mimo swojej ułomności – mogą być wsparciem dla pracodawcy w procesach sądowych. Stosując je, pracodawcy nie powinni jednak zapominać, że każdy kij ma dwa końce. I to, co w sporze z pracownikiem, który odwołał się od wypowiedzenia mu umowy o pracę, posłuży pracodawcy do udowodnienia np., że podwładny nagminnie się spóźniał lub wielokrotnie w ciągu dnia i z przyczyn nieusprawiedliwionych opuszczał swoje miejsce pracy, może być też wykorzystane przez samych zatrudnionych przeciwko niemu, gdy pracownik przed sądem domaga się zapłaty za wypracowane nadgodziny. W tym kontekście znowu dużego znaczenia nabierają rzetelność prowadzenia ewidencji i jej zgodność ze stanem rzeczywistym.
Osobny problem stanowi kwestia kontroli i ewentualnego nieuprawnionego przetwarzania danych osobowych. Może się on pojawić zwłaszcza wtedy, gdy rejestratory „zbierają” dane biometryczne, tj. identyfikują pracowników za pomocą linii papilarnych czy tęczówki oka – takie rozwiązania są kwestionowane m.in. przez generalnego inspektora ochrony danych osobowych (a mimo to są oferowane na rynku jako eliminujące m.in. problem odbijania karty za kolegę). Zdarza się też, że pracodawcy montują elektroniczne kontrolery dostępu nie tylko przy drzwiach wejściowych do firmy czy na stanowiskach pracowniczych, ale też np. przy toaletach. Stosując je w takich miejscach, mogą jednak narazić się na roszczenia ze strony pracowników w związku z naruszaniem ich prywatności.
Marek Rotkiewicz, specjalista w zakresie prawa pracy
Patryk Słowik
Jakub Styczyński