Elektroniczna ewidencja wejść i wyjść z pracy może być pożyteczna, ale nie należy przeceniać jej znaczenia. Pracodawcy powinni być też ostrożni, bo nieprawidłowości w jej prowadzeniu mogą być wykorzystane przeciwko nim
Pracownicze karty elektroniczne są obecnie standardem. Osoba chcąca wejść do biura przykłada plastik do elektronicznego czytnika. Wychodząc z pracy – czyni to ponownie. System ma służyć zwiększeniu bezpieczeństwa, jednak nie zawsze spełnia swoje zadanie. Do wielu firm można przecież wejść bez trudu także bez karty, np. przeskakując przez barierkę albo zgłaszając na portierni, że przyszło się z korespondencją.
Obszar niezbadany
Z innej strony elektroniczne potwierdzanie wejść i wyjść ma też służyć ewidencjonowaniu obecności w pracy i czasu pracy. Pracodawca, mając rejestr rekordów zapisanych w urządzeniu, może bez trudu ustalić, o której dany pracownik pojawił się w pracy oraz o której godzinie ją opuścił.
Reklama
Paradoksalnie jednak w zakresie elektronicznego ewidencjonowania czasu pracy za pomocą urządzeń rejestrujących mamy do czynienia z wieloma niewiadomymi. Przeprowadziliśmy sondę wśród pracodawców i ekspertów, pytając ich, jak często i do czego tak naprawdę są one wykorzystywane oraz czy dzieje się to zgodnie z prawem. I jak się okazuje, nikt nie wie, ile firm w Polsce instaluje elektroniczne urządzenia rejestrujące i jakie. Nie wiadomo również, czy rzeczywiście pracodawcy sprawdzają rekordy zapisane w tych urządzeniach, ani też jak często stają się one dowodami w postępowaniu sądowym. Nie ma też danych wskazujących na to, czy pracodawcy skarżą się na próby oszustw ze strony pracowników w zakresie odbijania kart na czytnikach, a pracownicy na naruszanie ich prywatności przez pracodawców. Może to dziwić, tym bardziej że elektroniczne czytniki są obecnie równie popularne (jeśli nie bardziej) jak monitoring wizyjny.
Mylne przekonanie zatrudniających

Reklama
Jak wskazują eksperci, wśród pracodawców instalujących u siebie rejestratory można wyróżnić kilka typów ich użytkowników. Pierwsza grupa to ci, którzy ślepo podążają za modą na posiadanie w firmie takich urządzeń i często nawet nie zastanawiają się, na ile będą im przydatne. O tym, że z taką modą mamy już do czynienia, świadczyć może to, że najtańsze rejestratory są puste, czyli odpowiadają wyłącznie za otwarcie drzwi lub zwolnienie blokady w bramce wejściowej, ale nie posiadają pamięci rejestrującej daty i godziny przyłożenia do nich konkretnej karty pracowniczej. Po przeciwnej stronie są zaś ci, którzy zdecydowanie przeceniają rolę elektronicznych urządzeń ewidencjonujących.
O tym, że pożytek z tego typu aparatury jest ograniczony, mówi m.in. Danuta Rutkowska, rzecznik prasowy Głównego Inspektoratu Pracy.
– Elektroniczne urządzenia rejestrujące czas przybycia do zakładu pracy i czas jego opuszczenia, z uwagi na ograniczony – w porównaniu do karty ewidencji czasu pracy – zakres gromadzonych informacji o czasie pracy, nie mogą zastępować ewidencji czasu pracy – przypomina. Wynika to stąd, że ewidencja ta powinna być odwzorowaniem faktycznego czasu pracy pracownika i uwzględniać nie tylko informacje o liczbie godzin nadliczbowych czy pracy w porze nocnej, lecz także zawierać inne informacje niezbędne do prawidłowego wyliczenia wynagrodzenia pracownika i innych świadczeń należnych ze stosunku pracy.
Wskazuje ona, że prawidłowo prowadzona karta ewidencji czasu pracy powinna, prócz informacji o pracy w poszczególnych dobach, obejmować także dane o pracy w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy, wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy – a ponadto także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy. Rzetelnie prowadzona ewidencja czasu pracy pozwala także na sprawdzenie, czy pracownikowi zapewniono możliwość wykorzystania należnych mu okresów odpoczynku dobowego i tygodniowego.
– Dlatego też elektroniczne urządzenia rejestrujące mogą jedynie służyć jako dodatkowe, pomocnicze źródło informacji o czasie pracy pracownika pozwalające określić jego czas pracy – twierdzi Danuta Rutkowska. I zastrzega, że nawet najnowocześniejsze oprogramowanie nie zastąpi rzetelnie prowadzonych kadr przez człowieka.
Broń obosieczna
Wiemy już więc, że montaż czytnika na ścianie nie zastąpi prowadzenia ewidencji czasu pracy. Czy są więc przypadki, w których pracodawca na takim urządzeniu może skorzystać?
– Są – potwierdza Grzegorz Baczewski, dyrektor departamentu dialogu społecznego i prawa pracy w Konfederacji Lewiatan. – Elektroniczna ewidencja czasu pracy w zakresie rejestrowanym przez urządzenie może posłużyć jako dowód na to, czy pracownik rzeczywiście pracował, nie spóźniał się itd. Pracodawcy wykorzystują niekiedy te dane w postępowaniach sądowych – wskazuje ekspert.
Innymi słowy, jeśli pracownik regularnie przychodzi spóźniony do pracy lub wychodzi przed czasem, a jednocześnie odbija elektroniczną kartę, pracodawcy będzie znacznie łatwiej obronić ewentualne wypowiedzenie przed sądem. Wystarczy wówczas przekazać wydruki.
Choć i tu może być pewien problem. Otóż wiele spośród sprzedawanych urządzeń nie ma żadnych atestów. Z naszych informacji wynika, że zdarzają się przypadki, gdy biegli sądowi są w stanie udowodnić, iż przekazane sądowi dane nie muszą odzwierciedlać rzeczywistości. Powód? Właściciel urządzenia ma możliwość edytowania zapisanych rekordów przed ich wydrukowaniem. W takiej zaś sytuacji sąd miałby problem z ustaleniem, na ile wiarygodny jest przekazany mu dokument.
W postępowaniach przed sądem pracownicy mogą się też powoływać na inne ułomności takiego systemu, wskazując przy tym na nierzetelność danych czy nieprawidłowości w pracy urządzeń. Instalacja czytników może też działać na niekorzyść pracodawcy, w przypadku gdy słabsza strona stosunku pracy inicjuje spór sądowy dotyczący np. wypłaty wynagrodzenia za nadgodziny. opinia
Ponadto, wprowadzając urządzenia rejestrujące, pracodawcy mogą też nieświadomie wręczyć dodatkowy oręż inspektorom pracy. Ci są bardzo zadowoleni, gdy zatrudniający korzystają z elektronicznych czytników, bo ułatwia im to przeprowadzanie kontroli.
– Konfederacja Lewiatan dostaje w ostatnim czasie sygnały, że taka ewidencja jest sprawdzana przez Państwową Inspekcję Pracy w zakresie przestrzegania przepisów o czasie pracy – informuje Grzegorz Baczewski.
Ukryta kontrola
Niekiedy jednak pracodawcy montują urządzenia, nie mając w ogóle zamiaru robić z nich użytku procesowego. Chodzi im bowiem jedynie o wywołanie właściwego efektu psychologicznego.
– Są prace, w których przerwy w pracy poprawiają efektywność i takie, gdzie pracownicy nie powinni zbyt często opuszczać swoich stanowisk. W tych drugich nieobecność pracownika przy stanowisku rzutuje na płynność usług świadczonych przez danego przedsiębiorcę – mówi Grzegorz Baczewski.
– Dlatego nie dziwię się, że pracodawcy chcą weryfikować stan obsady kadrowej i sprawdzają np. to, czy w tym samym czasie zbyt wiele osób nie wybiera się na przerwę – wskazuje ekspert Lewiatana. – A już sama konieczność odbicia karty przy wychodzeniu z miejsca pracy powoduje często, że zatrudnieni zastanowią się dwa razy, zanim podejmą decyzję, by wspólnie opuścić firmę w godzinach pracy – choćby robili to zgodnie z przysługującym im prawem.
Chęć dbania o efektywność w godzinach pracy może jednak prowadzić też do sytuacji absurdalnych. Pracodawcy coraz częściej instalują urządzenia rejestrujące nie tylko przy wejściu do biura, lecz także wewnątrz. W ten sposób mogą ustalić np. kiedy i na jak długo dana osoba opuściła swój pokój. Zdarzają się jednak tak kuriozalne pomysły, by montować czytniki wejść także przed... toaletami. Pracodawcy chcą dzięki temu zweryfikować, czy ktoś nie spędza zbyt wiele czasu na wykonywaniu zajęć nieprzynoszących korzyści firmie. Warto bowiem pamiętać, że nic nie stoi na przeszkodzie, by regulamin pracy przewidywał obowiązek odpracowania przerw wykraczających ponad te przysługujące na podstawie kodeksu pracy (ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm., dalej: k.p.). – Takie pomysły to kuriozum. Przecież czynności fizjologiczne w zależności od osoby i potrzeb trwają różnie – twierdzi Grzegorz Baczewski. Przy czym dodaje, że rzeczywiście zdarzają się jednostkowe przypadki, gdy ktoś specjalnie przedłuża wizyty w toalecie.
– Mimo wszystko reszta pracowników może się przez to czuć niekomfortowo i tego typu podejście nie buduje dobrej atmosfery w zakładzie pracy. Nie powinno się aż tak kontrolować ludzi – twierdzi ekspert Lewiatana. Podobnie uważa dr Piotr Kładoczny z Helsińskiej Fundacji Praw Człowieka.
- Jeśli znajdzie się osoba, która przedłuża sobie przerwy przebywając w toalecie, to raczej znak dla pracodawcy, że w jego zakładzie źle się dzieje – mówi dr Kładoczny. Dodaje też, że prawo człowieka do prywatności powinno być ważniejsze niż konieczność odrabiania przez pracowników kilku minut za naturalną czynność fizjologiczną.
Jakkolwiek sprawa może się wydawać zabawna, w gruncie rzeczy jest bardzo istotna. Idzie bowiem o zakres kontroli pracodawcy nad pracownikiem. Sprawa zainteresowała choćby Fundację Panoptykon, która na początku roku przygotowała opracowanie dotyczące kontroli pracowników w miejscu pracy. Wnioski? Brakuje właściwych przepisów. Zdaniem organizacji te obecne sprawiają wrażenie będących dziełem przypadku, a nie przemyślanych działań prawodawcy. W szczególności brakuje konkretnych regulacji, co pracodawcy wolno (np. nie ma nigdzie zakazu zamontowania czytników czy kamer w toaletach lub pracowniczej stołówce), a także zasad informowania pracowników o podejmowanej kontroli.
Takie metody sprawdzania zatrudnionych mogą być jednak negatywnie ocenione przez generalnego inspektora ochrony danych osobowych i rzecznika praw obywatelskich. Niejednokrotnie wskazywali oni m.in. na niedopuszczalność instalowania w toaletach pracowniczych kamer i wydaje się, że takie samo stanowisko powinni zająć w kwestii montowania w takich miejscach elektronicznych rejestratorów wejść i wyjść.
WAŻNE Wiele spośród sprzedawanych urządzeń nie ma żadnych atestów. Z naszych informacji wynika, że zdarzają się przypadki, gdy biegli sądowi są w stanie udowodnić, iż przekazane sądowi dane nie muszą odzwierciedlać rzeczywistości.
!Niekiedy pracodawcy montują urządzenia, nie mając w ogóle zamiaru robić z nich użytku procesowego. Chodzi im jedynie o wywołanie właściwego efektu psychologicznego.
Sławomir Paruch partner w kancelarii Raczkowski Paruch / Dziennik Gazeta Prawna
KOMENTARZ EKSPERTÓW
Nierzetelna ewidencja może zaszkodzić pracodawcy
Ewidencja prowadzona z wykorzystaniem kart magnetycznych jest dobrym sposobem na ustalenie czasu, w którym pracownik przebywa w zakładzie pracy. I w tym celu warto ją stosować. Jest to lepsze rozwiązanie niż np. lista obecności. Z tej ostatniej, jeżeli zawiera wyłącznie podpis pracownika (a tak się często zdarza), nie da się wyczytać godzin wejścia i wyjścia pracownika z zakładu pracy, a nawet jeśli są one odnotowywane, to takie listy są niejednokrotnie prowadzone w sposób niedbały (np. pracownicy nie podpisują się na bieżąco i później uzupełniają listę po upływie kilku dni; dopisują się itp.). System działający z wykorzystaniem kart magnetycznych jest bardziej precyzyjny i rejestruje dokładny czas każdego wejścia i wyjścia z terenu zakładu pracy (w momencie wchodzenia czy opuszczania zakładu). W konsekwencji pozwala ustalić rzeczywisty czas przebywania pracownika na terenie zakładu.
Robert Stępień radca prawny w kancelarii Raczkowski Paruch / Dziennik Gazeta Prawna
Ustalenie czasu przebywania na terenie zakładu pracy nie jest jednak wystarczające z punktu widzenia prawidłowego zaewidencjonowania czasu pracy pracownika. Aby ewidencja realizowała swój cel, musi być prowadzona w sposób realny, czyli odzwierciedlający rzeczywisty czas pracy pracownika. Ewidencja prowadzona tylko po to, by ją prowadzić i wypełnić formalnie obowiązek ustawowy, nie ma większego sensu. Realnym zagrożeniem dla pracodawcy, związanym z brakiem ewidencji, nie jest bowiem kara grzywny związana z naruszeniem przepisów o czasie pracy (oscylująca zwykle w granicach kilkuset czy tysiąca kilkuset złotych), ale roszczenia pracowników związane z pracą w nadgodzinach (obejmujące nierzadko kilkaset, a nawet kilka tysięcy nadgodzin). Aby uchronić się przed tymi ostatnimi, potrzebna jest rzetelna i realna ewidencja. Gdy nie spełnia ona tych wymogów, jest to równoznaczne z jej brakiem – nie pozwoli bowiem obronić się przed roszczeniami ze strony pracownika. Co więcej, może się okazać, że wręcz zaszkodzi pracodawcy. Przykładem może być ograniczenie prowadzenia ewidencji do odbijania kart magnetycznych przy wchodzeniu i opuszczaniu zakładu. W ten sposób rejestrowany jest jedynie czas przebywania pracownika na terenie zakładu, który często nie pokrywa się z czasem pracy, bo np. pracownik spędza część czasu na rozmowach z innymi pracownikami w kuchni lub po zakończeniu pracy oczekuje w recepcji na autobus itp., co nie jest już czasem pracy.
Potwierdzanie obecności w pracy
Może się to odbywać w najróżniejszych formach – indywidualnej, zbiorowej, pisemnej, elektronicznej, ustnej. Formalne ewidencjonowanie jest przydatne przede wszystkim dla celów porządkowych, a pośrednio – rozliczeniowych
W zależności od wielkości zakładu pracy sposób potwierdzania obecności w pracy przez zatrudnionych określa się:
● w układzie zbiorowym pracy albo – w praktyce najczęściej – w regulaminie pracy (przy zatrudnieniu wynoszącym co najmniej 20 pracowników),
● zarządzeniem wewnętrznym pracodawcy – w mniejszych firmach, przy czym informacja o sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy przekazywana jest każdemu zatrudnionemu w formie pisemnej w ciągu 7 dni od zawarcia umowy o pracę (art. 29 par. 3 k.p.).
Uwaga! Ilekroć poniżej jest mowa o regulaminie pracy, należy przez to rozumieć także układ zbiorowy pracy lub zarządzenie wewnętrzne.
Wybór zatrudniającego
Możliwości pracodawcy przy określaniu sposobów potwierdzania obecności w pracy są w praktyce ograniczone jedynie względami technicznymi i ekonomicznymi. Może to być tradycyjna lista z podpisami pracowników potwierdzającymi obecność w pracy (nadal bardzo często stosowana) czy system elektroniczny oparty na kartach magnetycznych. Obecność można potwierdzać również e-mailem, SMS-em i w jakikolwiek inny sposób, np. logując się do systemu informatycznego czy ustalając obecność pracownika na podstawie lokalizatora miejsca zainstalowanego w pojeździe służbowym. U bardzo małych pracodawców może to być nawet osobiste zgłoszenie się u szefa. schemat
Ważne jest przy tym to, by pracodawca uzyskał faktyczną wiedzę na temat obecności pracownika, godziny stawienia się do pracy i rozpoczęcia wykonywania zadań służbowych. przykład 1
Tradycja a nowoczesność
System elektroniczny często stosowany jest szeroko, tj. odnosi się do każdego pobytu na terenie firmy. Również takiego, kiedy pracownik przebywa na terenie zakładu pracy w innym celu niż świadczenie pracy, np. gdy załatwia coś w kadrach czy działa w zakładowym klubie sportowym znajdującym się na jego terenie. Nie jest zatem tak, że system ten potwierdza zawsze obecności związane z wykonywaniem pracy – zwykle więc nie może służyć do prowadzenia ewidencji czasu pracy pracowników.
Taki system ma jednak na pewno walor związany z bezpieczeństwem. W większym stopniu niż tradycyjna lista obecności uprawdopodabnia, kto przebywa na terenie zakładu pracy. Może mieć to istotne znaczenie w razie wypadków czy pożarów.
W związku z tym, że wejście na teren zakładu pracy, w szczególności gdy jest on rozległy, nie oznacza stawienia się w gotowości do świadczenia pracy, lepszym rozwiązaniem może być system potwierdzania obecności oparty o moment stawienia się na stanowisku pracy. przykład 2
Z kolei papierowa lista obecności nie pociąga za sobą dodatkowych kosztów, które są powiązane z instalacją i funkcjonowaniem systemów elektronicznych. W odróżnieniu od większości takich systemów, które rejestrują jedynie wejście i wyjście pracownika, lista papierowa daje też możliwość wykazywania od razu nieobecności pracownika i pozwala na odnotowanie jej przyczyny. Nie jest to jednak również narzędzie doskonałe. Trudno np. zakładać, że każda z osób, które się spóźniły, zaznaczy swoje spóźnienie na liście. By papierowa ewidencja wypełniała swoją rolę porządkową i mogła służyć dyscyplinowaniu pracowników, niezbędne jest zaangażowanie w jej obsługę kierowników czy pracownika działu kadr oraz zabieranie listy z miejsca ogólnodostępnego po godzinie rozpoczęcia pracy. Każda osoba spóźniona będzie w takim przypadku odnotowana.
Niezależnie jednak od stosowanego sposobu potwierdzania obecności, warto, by dawał on nie tylko możliwość potwierdzania stawienia się do pracy, lecz także każdorazowego wyjścia z terenu zakładu – czy to w celach prywatnych, czy służbowych. W tym celu pracodawca może też prowadzić odrębną ewidencję. Ważne, by miał pełen obraz co do czasu obecności pracowników. Informacje te umożliwią mu prawidłowe prowadzenie ewidencji czasu pracy.
Ponadto w niektórych przypadkach w stosunku do poszczególnych grup pracowników można stosować różne sposoby potwierdzania obecności. przykład 3
Przy monitorowaniu czasu pracy, punktualności itp. pracodawca nie powinien jednak iść zbyt daleko i wprowadzać metod skutkujących nieadekwatnym do potrzeb, nadmiernym przetwarzaniem danych osobowych. Dotyczy to zwłaszcza gromadzenia danych biometrycznych. Wskazują na to zarówno GIODO, jak i Naczelny Sąd Administracyjny. ramka, przykład 4
Przechowywanie dokumentacji dotyczącej obecności
Potwierdzenie obecności ma charakter ściśle porządkowy. Skoro dopuszczalne jest to nawet jedynie ustnie u szefa, to trudno mówić jednocześnie o obowiązkowym przechowywaniu takich danych. Nie ma żadnych regulacji dotyczących przechowywania list obecności czy archiwizowania danych z systemu elektronicznego przez określony czas.
Często jednak dokumentacja ta – w szczególności lista obecności i dane z części systemów elektronicznych – są podstawą sporządzania kart ewidencji czasu pracy. Nie oznacza to od razu, że musi być przechowywana na równi z tą ewidencją. Warto jednak zachowywać ją dla celów dowodowych przez okres trzech lat, po upływie którego przedawniają się roszczenia pracownicze. W razie sporu pracodawca będzie mógł wykazać prawidłowość prowadzonej dokumentacji.
Wejście i wyjście a wykonywanie obowiązków
Oczywiste jest to, że pracownicy nie odbijają karty dokładnie o godzinie wskazanej jako ich godzina rozpoczęcia lub zakończenia pracy. W wyznaczonym przedziale godzinowym powinni być już na swoim stanowisku pracy w gotowości do jej świadczenia, a nie dopiero wchodzić na teren zakładu pracy. Nakładają się na to również aspekty komunikacyjne, wykonywanie na terenie firmy czynności nieobjętych czasem pracy (np. pewne czynności społeczne) itp.
Ponadto sam fakt przebywania na terenie zakładu pracy poza godzinami pracy nie jest równoznaczny z kwalifikowaniem tego przedziału czasu do czasu pracy. Nie oznacza zwłaszcza pracy w godzinach nadliczbowych, która musi być faktycznie wykonywana, i to na polecenie lub za zgodą przełożonego. Wskazuje na to Sąd Najwyższy w wyroku z 10 listopada 2009 r., sygn. akt II PK 51/09 (OSNP 2011/11–12/150), stwierdzając, że czasu przypadającego poza normalnymi godzinami pracy, w którym pracownik – pozostając w dyspozycji pracodawcy w rozumieniu art. 128 par. 1 k.p. lub jedynie przebywając w zakładzie pracy – nie wykonuje pracy, nie wlicza się do czasu pracy w godzinach nadliczbowych (art. 151 par. 1 k.p.).
Praca nadliczbowa może mieć miejsce m.in. w razie wystąpienia szczególnych potrzeb pracodawcy. Jednak ocena, czy wystąpiły takie potrzeby, należy z natury rzeczy do zatrudniającego, a warunkiem uznania, że podjęta przez pracownika praca ma taki charakter, jest polecenie pracodawcy (wydane w jakiejkolwiek formie dostatecznie jasno wyrażającej jego wolę) lub co najmniej świadomość zatrudniającego, iż pracownik taką pracę wykonuje z jednoczesną, choćby dorozumianą, akceptacją jej wykonywania. Wyjątkowo dopuszcza się uznanie za pracę w godzinach nadliczbowych pracy podyktowanej szczególnymi potrzebami podjętej bez wiedzy pracodawcy.
System elektronicznej kontroli wejścia i wyjścia z zakładu pracy (z miejsca pracy) potwierdza jedynie czas obecności pracownika w miejscu pracy, na który mogą się składać okresy pozostawania w dyspozycji pracodawcy w normalnych godzinach pracy, praca w godzinach nadliczbowych, czas dyżuru zakładowego, a także czas niewliczany do czasu pracy, jak np. czas pozostawania w zakładzie pracy w oczekiwaniu na dogodny ze względów komunikacyjnych moment wyjścia z pracy, czas uczestniczenia w zebraniu związkowym itp.
W powyższym wyroku SN podkreśla także, że uznaniu za pracę w godzinach nadliczbowych (art. 151 par. 1 pkt 1 k.p.) pracy, którą pracodawca zlecił pracownikowi i godził się na jej wykonywanie po normalnych godzinach pracy, nie przeszkadza niezachowanie reguł porządkowych wynikających z regulaminu pracy, uzależniającego podjęcie takiej pracy od pisemnego polecenia przełożonych pracownika lub wymagającego późniejszej akceptacji jej wykonania. Warto się do tego jasno odnieść w regulaminie pracy. przykład 5
Sposoby potwierdzania przybycia i obecności / Dziennik Gazeta Prawna
WAŻNE System elektroniczny, który potwierdza także obecności niezwiązane z wykonywaniem pracy, nie może służyć do prowadzenia ewidencji czasu pracy pracowników.
WAŻNE Ewidencja czasu pracy obejmuje nie tylko czas pracy wynikający z ustalonego rozkładu czasu pracy, lecz także związany z wykonywaniem nadzwyczajnych poleceń pracodawcy, każdą godzinę pracy w porze nocnej itp.
! Sam fakt przebywania na terenie zakładu pracy poza godzinami pracy nie jest równoznaczny z kwalifikowaniem tego przedziału czasu do czasu pracy. Nie oznacza zwłaszcza pracy w godzinach nadliczbowych, która musi być faktycznie wykonywana.
RAMKA
Stanowisko głównego inspektora ochrony danych osobowych
Zakres danych osobowych pracowników, jakich może żądać zatrudniający, określa art. 221 k.p. Są to imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Pracodawca może żądać także numeru PESEL oraz innych informacji, w tym imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci, jeżeli od ich podania zależy korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień. Innych danych pracodawca może żądać jedynie wówczas, gdy ich udostępnienie nakazują odrębne przepisy.
Warto także zauważyć, iż kodeks pracy w zakresie w nim nieuregulowanym odsyła do przepisów ustawy o ochronie danych osobowych (art. 221 par. 5 k.p.). Przepisy tej ustawy określają m.in., na jakiej podstawie można legalnie wykorzystywać (przetwarzać) dane osobowe, wymieniając zgodę osoby, której dane dotyczą, czy istnienie przepisu prawa, który zezwala na przetwarzanie danych osobowych w określonym celu (art. 23 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych). Jednak w przypadku pozyskiwania danych osobowych pracownika, innych niż wskazane wyżej, m.in. linii papilarnych, nie można powoływać się na jego zgodę jako podstawę prawną. Aby zgoda osoby mogła być uznana za podstawę prawną, musi być wyrażona w sposób dobrowolny. Jednak w relacji zachodzącej między pracodawcą a pracownikiem trudno jest mówić o takiej dobrowolności, gdyż brak jest tu równowagi podmiotowej (stosunek nadrzędności i podrzędności podmiotów), co często może sprzyjać wymuszeniu zgody. Stanowisko GIODO poparł także Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 1 grudnia 2009 r., sygn. akt I OSK 249/09, stwierdzając, że „wyrażona na prośbę pracodawcy pisemna zgoda pracownika, na pobranie i przetworzenie jego danych osobowych, narusza prawa pracownika i swobodę wyrażenia przez niego woli. (...) Brak równowagi w relacji pracodawca – pracownik stawia pod znakiem zapytania dobrowolność w wyrażeniu zgody na pobieranie i przetworzenie danych osobowych (biometrycznych). Z tego względu ustawodawca ograniczył przepisem art. 221 k.p. katalog danych, których pracodawca może żądać od pracownika”.
A zatem jedyną podstawą do gromadzenia odcisków linii papilarnych może być przepis prawa. Skoro jednak nie ma regulacji zezwalających pracodawcom na żądanie od podwładnych danych biometrycznych, jak linii papilarnych, obrazu tęczówki oka czy kodu DNA, to ich gromadzenie jest zabronione.
Dodatkowym argumentem przemawiającym za tym, że pracodawca nie może pobierać i przetwarzać odcisków linii papilarnych w celu rejestracji godzin ich przyjścia i wyjścia z zakładu pracy, jest także stanowisko w tej sprawie Grupy Roboczej art. 29 (organu konsultacyjnego składającego się z przedstawicieli organów ochrony danych osobowych obywateli państw członkowskich Unii Europejskiej, którego rolą jest czuwanie nad stosowaniem przez państwa członkowskie dyrektywy nr 95/46/WE w sprawie ochrony danych osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych i swobodnego przepływu tych danych). Uznała ona – w dokumencie roboczym w sprawie biometrii z 1 sierpnia 2003 r. – że ryzyko naruszenia swobód i fundamentalnych praw obywatelskich musi być proporcjonalne do celu, któremu służy. Oznacza to, że przy wykorzystywaniu danych osobowych należy kierować się zasadą proporcjonalności wyrażoną w art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o ochronie danych osobowych (dane muszą być adekwatne w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane). Nie można zatem uznać, aby wykorzystywanie danych biometrycznych do kontroli czasu pracy pracowników było proporcjonalne do zamierzonego celu ich przetwarzania. Czas pracy można bowiem kontrolować za pośrednictwem innych środków, mniej ingerujących w czyjąś prywatność. Stanowisko to podzielił także Naczelny Sąd Administracyjny w powołanym wyżej wyroku z 1 grudnia 2009 r.
Źródło: www.giodo.gov.pl
PRZYKŁAD 1
Obecność w regulacjach wewnętrznych
Przykładowy zapis w regulaminie pracy może wyglądać następująco:
㤠3
Potwierdzenie stawienia się do pracy
1. Pracownik powinien stawić się do pracy w takim czasie, by w godzinach rozpoczęcia pracy znajdował się na stanowisku pracy gotowy do świadczenia pracy.
2. Pracownik potwierdza stawienie się do pracy poprzez elektroniczny system rejestracji obecności pracowników”.
PRZYKŁAD 2
System stanowiskowy
W firmie X pracownicy przy wejściu na teren zakładu pracy odbijają karty magnetyczne, co ma służyć możliwości oceny przebywania na obszarze obiektów firmy. Właściwy system potwierdzania obecności w pracy opiera się jednak na czytnikach kart przy wejściach do pomieszczeń pracy tych osób.
PRZYKŁAD 3
Odmienne sposoby dla różnych grup
W jednej firmie możliwe są następujące sposoby potwierdzania obecności: pracownicy biura podpisują przy wejściu do pracy listę obecności, przedstawiciele handlowi firmy zgłaszają rozpoczęcie pracy telefonicznie lub e-mailem szefowi, a w stosunku do kierowców prowadzących samochody ciężarowe pracodawca opiera się na analizie kart kierowcy.
PRZYKŁAD 4
Dane biometryczne
Pracodawca zamiast kart elektronicznych wprowadził system działający na odcisk palca. Zrobił to, ponieważ zdarzało się, że jeden pracownik odbijał karty kilku innych osób. Rozwiązanie to może jednak być uznane przez GIODO za prowadzące do nieuprawnionego przetwarzania danych osobowych.
PRZYKŁAD 5
Wykluczenie nadgodzin
Przykładowe postanowienia w regulaminie pracy mogą być następujące:
㤠4
Przebywanie na terenie zakładu pracy
1. Przebywanie pracowników na terenie zakładu pracy poza godzinami pracy wynikającymi z rozkładu czasu pracy jest zabronione, z zastrzeżeniem ust. 2.
2. Poza godzinami wskazanymi w ust. 1 pracownik może przebywać na terenie zakładu pracy:
1) gdy otrzymał polecenie pracy w godzinach nadliczbowych lub oczekiwania w gotowości na konieczność świadczenia pracy (dyżur),
2) gdy na swój wniosek uzyskał na to zgodę bezpośredniego przełożonego,
3) w czasie 20 minut poprzedzających godzinę rozpoczęcia pracy oraz przypadających po godzinie zakończenia pracy.
3. Sam fakt przebywania na terenie zakładu pracy poza wynikającym z rozkładu czasu pracy przedziałem czasowym nie jest równoznaczny z zakwalifikowaniem tego okresu do czasu pracy”.
Ewidencja czasu pracy
Jest ona zawsze dokumentem indywidualnym przypisanym do konkretnego pracownika i wchodzi do zakresu obowiązkowo prowadzonej dokumentacji związanej z zatrudnieniem
Karta ewidencji czasu pracy obejmuje informacje o pracy w poszczególnych dobach, w tym w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także o dyżurach, urlopach, zwolnieniach od pracy oraz innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecnościach w pracy. W stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach im zabronionych, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Przez ten pryzmat trzeba też oceniać zakres informacji i danych, jakie w ewidencji powinny się znaleźć – należy w niej umieszczać wszystkie informacje związane z czasem pracy, które w jakikolwiek sposób wpływają na uprawnienia pracownicze. Ewidencja czasu pracy obejmuje zatem nie tylko czas pracy wynikający z ustalonego rozkładu czasu pracy, lecz także związany z wykonywaniem nadzwyczajnych poleceń pracodawcy, każdą godzinę pracy w porze nocnej itp. przykład 6
Uwaga! Pracodawca jest zobowiązany dołączyć do karty ewidencji czasu pracy pracownika jego wnioski o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych. Umieszczenie wniosku przy ewidencji czasu pracy jest nie tylko wypełnieniem narzuconego przez przepisy obowiązku, lecz także pozwala pracodawcy łatwiej kontrolować prawidłowość rozliczania nadgodzin.
W odniesieniu do dni wolnych powinien on również wskazywać w ewidencji, z jakiego tytułu dany dzień jest dniem wolnym. W tym celu zamiast posługiwać się jednym oznaczeniem (W), powinien używać kilku symboli na oznaczenie różnych sytuacji, np.:
WN – wolne za pracę w niedzielę,
W5 – wolne z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy,
Wr – dzień wolny wynikający z nadpracowanych godzin w systemie równoważnym.
W praktyce istotne jest stosowanie szerokiego katalogu skrótów dotyczących nieobecności, z różnymi oznaczeniami nieobecności rozliczanych w odmienny sposób, a nie tylko ograniczenie się do oznaczenia nieobecności płatnych i bez zachowania prawa do wynagrodzenia. Dotyczy to nie tylko nieobecności obejmujących cały dzień pracy, lecz także częściowych, zamykających się jedynie w kilku godzinach z całodziennego rozkładu czasu pracy. Może dojść do sytuacji, w której w jednym dniu wystąpi kilka z nich. przykład 7
Przyjąć należy, że ewidencja powinna być przechowywana przez okres trzech lat. Wynika to pośrednio z art. 291 par. 1 k.p., zgodnie z którym roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem trzech lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Celem prowadzenia ewidencji czasu pracy jest zaś prawidłowe ustalenie wynagrodzenia pracownika i innych świadczeń związanych z pracą (art. 149. par. 1 k.p.).
Jedyna regulacja odnosząca się wprost do przechowywania ewidencji dotyczy tylko osób zatrudnionych na stanowiskach kierowców. Jest to art. 25 ust. 2 pkt 2 ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 1155 ze zm.), który wskazuje na trzyletnie przechowywanie ewidencji. Okres ten powinien być liczony od końca okresu rozliczeniowego, który ewidencja obejmuje.
! Celem prowadzenia ewidencji czasu pracy jest prawidłowe ustalenie wynagrodzenia pracownika i innych świadczeń związanych z pracą. Powinna być przechowywana przez trzy lata, ponieważ po takim okresie zgodnie z kodeksem pracy ulegają przedawnieniu roszczenia pracownika ze stosunku pracy.
PRZYKŁAD 6
Sposób prezentowania danych
Pracownik wykorzystał ostatnie 4 godziny przysługującego mu urlopu w tym roku. W tym dniu także przez 4 godziny pracował. W jaki sposób oznaczyć to w karcie ewidencji czasu pracy?
W tej sytuacji najlepiej jest wskazać w rubryce dziennej liczbę godzin pracy oraz podać – jako drugi zapis – oznaczenie literowe stosowane dla urlopu wypoczynkowego, odsyłając jednocześnie do wyjaśnień, które należałoby dla pełnej czytelności zamieścić pod kartą ewidencji czasu pracy (lub – jeżeli w stosowanym wzorze to przewidziano – w odpowiedniej rubryce na uwagi/wyjaśnienia). ⒸⓅ
PRZYKŁAD 7
Odzwierciedlenie różnych rodzajów nieobecności
Pracownik był nieobecny cały dzień w pracy w uwagi na cztery godziny opieki nad dzieckiem i cztery godziny zwolnienia bez zachowania prawa do wynagrodzenia w celu załatwienia sprawy osobistej.
Za czas zwolnienia na opiekę nad dzieckiem z art. 188 k.p. pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Zgodnie z par. 5 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (Dz.U. nr 62, poz. 289 ze zm.), przy ustalaniu wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy oraz za czas niewykonywania pracy, gdy przepisy przewidują zachowanie przez pracownika prawa do wynagrodzenia, stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop, z tym że składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy lub okres niewykonywania pracy.
Pracodawca jest zobowiązany zwolnić od pracy pracownika będącego członkiem powiatowej lub wojewódzkiej rady społecznej do spraw osób niepełnosprawnych w celu wzięcia udziału w posiedzeniach rady. Za czas zwolnienia pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia ustalonego według zasad obowiązujących przy obliczaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy (art. 44c ust. 8 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 127, poz. 721 ze zm.).
Pomiędzy ustalaniem wynagrodzeń w pierwszym i drugim przypadku występują pewne różnice. W pierwszej sytuacji składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy. W drugiej zaś bierze się pod uwagę miesięczne składniki zmienne wynagrodzenia w przeciętnej wysokości wypłacone pracownikowi łącznie w okresie trzech miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc korzystania ze zwolnienia. Odmienności te powinny znaleźć odzwierciedlenie w ewidencji czasu pracy.