Jakiś czas temu zmieniłem firmę, ale do dziś nie otrzymałem z poprzedniej świadectwa pracy – pisze pan Janusz. – W odpowiedzi na moje monity słyszę zapewnienia, że dokument zostanie przesłany, i na tym sprawa się kończy. Przecież jego wydanie nie zależy chyba od dobrej woli pracodawcy – irytuje się czytelnik.
Wydanie świadectwa pracy po zakończeniu stosunku pracy jest obowiązkiem pracodawcy, a zaniechanie lub wydanie niewłaściwego dokumentu może rodzić po jego stronie obowiązki odszkodowawcze.
Bezwzględny obowiązek pracodawcy
Obowiązek powstaje po stronie pracodawcy z chwilą rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, choćby była to zaledwie trzydniowa umowa na okres próbny. Obowiązek dotyczy wydania świadectwa pracy każdemu zatrudnionemu, niezależnie od podstawy nawiązania stosunku pracy. Powstaje z mocy prawa, a pracodawca nie może uzależnić wykonania swojej powinności od przedłożenia przez pracownika wniosku (por. wyrok SN z 18 lutego 1976 r., I PR 1/76). Zakład pracy powinien wydać świadectwo niezwłocznie. Oznacza to, że w pewnych sytuacjach dopuszcza się zwłokę, ale muszą być ku temu ważne powody, takie jak np. choroba lub pobyt za granicą. Samo wypowiedzenie umowy o pracę nie stwarza jeszcze po stronie pracodawcy obowiązku wydania świadectwa pracy, o ile okres wypowiedzenia jeszcze nie minął.
Zrealizowanie ustawowego obowiązku nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą. Jeśli ten ostatni ma roszczenia wobec byłego pracownika z tytułu niedopełnienia przez niego obowiązków, ma prawo wystąpić do sądu pracy na ogólnych zasadach uregulowanych przepisami kodeksu postępowania cywilnego.
Pracodawca wręcza świadectwo pracownikowi w miejscu dotychczasowego zatrudnienia, a jeśli nie ma takiej możliwości, przesyłając je do znanego mu jego miejsca pobytu. Jednak gdy adres pracownika podany do akt osobowych, jest nieaktualny, nie ma obowiązku ustalania nowego miejsca pobytu, a świadectwo pozostawia w aktach osobowych (por. uchwała SN z 28 września 1976 r., I PZP 41/76). Niewywiązanie się przez firmę z obowiązku wydania świadectwa pracy stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika zagrożone karą grzywny od 1 tys. do 30 tys. zł. Niezależnie od tego pracownik może się domagać nakazania pracodawcy jego wydania w postępowaniu przed sądem pracy (por. wyrok SN z 18 grudnia 1979 r., I PR 75/79).
Nie zawsze firma musi wydać dokument
Przepisy przewidują też sytuację, w której pracodawca może nie wydawać świadectwa pracy po zakończeniu umowy. Muszą być przy tym spełnione łącznie trzy warunki. Po pierwsze, pracownik pozostaje lub będzie pozostawał w zatrudnieniu u tego samego pracodawcy. Po drugie, zatrudnienie nastąpi na podstawie terminowej umowy o pracę. I na koniec, od zawarcia pierwszej z umów terminowych nie upłynęły 24 miesiące, a pracownik nie żąda wydania świadectwa pracy.
Może to zrobić w każdym czasie w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem każdej umowy o pracę lub świadectwa dotyczącego łącznego okresu zatrudnienia na podstawie takich umów. Pracodawca wydaje wówczas zbiorcze świadectwo pracy.
Świadectwo pracy nie jest dokumentem urzędowym w rozumieniu kodeksu postępowania cywilnego, nawet wtedy, gdy zostaje wydane przez urząd administracji państwowej (por. wyrok SN z 20 lutego 1991 r., I PR 422/90). Stanowi dokument prywatny i jest oświadczeniem wiedzy pracodawcy, a ponadto dowodem na to, że podpisał on oświadczenie stanowiące treść tego świadectwa (por. wyrok SA w Warszawie z 25 listopada 1997 r., III AUA 897/97).
Przepisy precyzyjnie określają, jakie elementy powinno zawierać obowiązkowo świadectwo pracy (m.in. informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, inne niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych), a które zamieszczane są na żądanie pracownika (wysokość i składniki wynagrodzenia, kwalifikacje). Pracodawca umieszcza też w nim wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę.
Pracownik ma prawo żądać sprostowania
O ile samo wydanie świadectwa pracy nie wymaga wniosku pracownika, a obowiązek pracodawcy powstaje z mocy prawa, o tyle jego sprostowanie wymaga już jego aktywności i złożenia stosownego wniosku w ciągu 7 dni od otrzymania wadliwego dokumentu. Chodzi tu o wszelkie sytuacje, gdy świadectwo pracy nie odpowiada wymaganiom prawa lub jego treść jest niezgodna z rzeczywistością. Domaganie się zmiany treści świadectwa pracy uzasadnia np. wskazanie trybu rozwiązania pracy, który został uznany następnie przez sąd pracy za niezgodny z prawem (por. wyrok SN z 6 października 1998 r., I PKN 376/98). Jesli żądania pracownika nie zostaną spełnione, może on wystąpić do sądu pracy. Pamiętajmy jednak, że jeśli spróbujemy skrócić sobie drogę i od razu wystąpimy na drogę sądową, pozew zostanie oddalony.
Odszkodowanie za złe świadectwo pracy
Aktywność pracownika jest zasadna także ze względu na możliwość późniejszego dochodzenia od pracodawcy odszkodowania za szkodę. Jeśli bowiem z powodu niewydania lub wydania niewłaściwego świadectwa pracownik nie mógł uzyskać nowej pracy, pomimo podejmowanych w tym kierunku starań, może domagać się odszkodowania od pracodawcy (por. wyrok SN z 10 listopada 1978 r.). Odszkodowanie przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, ale nie więcej niż za sześć tygodni. Roszczenie, jako związane ze stosunkiem pracy, przedawnia się z upływem trzech lat od dnia, w którym stało się wymagalne.
Dochodzenie odszkodowania może jednak okazać się niełatwą sprawą. W praktyce sądów pojawiają się wątpliwości co do właściwej oceny wykazywania przez byłych pracowników istnienia związku przyczynowego między zaniedbaniem ze strony pracodawcy a pozostawaniem przez nich bez pracy z powodu tego zaniedbania. Dlatego tak ważna jest aktywność pracownika i bezzwłoczne zgłoszenie pracodawcy wniosku o sprostowanie świadectwa pracy zawierającego informację niezgodną z rzeczywistością i mogącą utrudnić mu otrzymanie nowego zatrudnienia. Może się przecież zdarzyć, że nieprawdziwa wzmianka okaże się zwykłym błędem po stronie pracodawcy, który – gdy się o tym dowie – sporządzi nowy, prawidłowy dokument (wyrok SN z 24 marca 1975 r., I PR 28/75).
Podstawa prawna
Art. 97, art. 99 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.). Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz.U. nr 60, poz. 282).