Jestem właścicielem firmy, której ZUS sam ustala stopę składki na ubezpieczenie wypadkowe na podstawie danych podanych przeze mnie w ZUS IWA za trzy kolejne ostatnie lata kalendarzowe. Z moich wyliczeń wynika, że możliwa jest nadpłata z tego tytułu. W ostatnim czasie nie brałem z ZUS zaświadczenia o niezaleganiu ze składkami, które są podstawą do określenia faktycznego stanu konta. Sprawa jest ważna, bowiem od nowego roku ulegnie skróceniu z dziesięciu do pięciu lat okres przedawnienia nadpłaconych składek na ubezpieczenie wypadkowe. Czy ZUS ma obowiązek powiadomienia o nadpłacie – pyta czytelnik
Tak. Zakład ma obowiązek informowania o nadpłacie z tytułu składek, jeżeli jej wysokość przekracza kwotę kosztów upomnienia. Obecnie jest to 11,60 zł. Zawiadomienia te są wysyłane, gdy w trakcie analizy konta zostanie stwierdzona nadpłata w wysokości przekraczającej ustawowo ustaloną sumę. Ze względu na to, że nadpłata może być wynikiem zawyżonej lub nienależnej wpłaty bądź też skorygowania dokumentów rozliczeniowych (w tym za okres wstecz) obniżających przypis należnych składek, zawsze konieczna jest analiza, czy jest ona uzasadniona, czy też wymaga wdrożenia postępowania wyjaśniającego w związku z nieuprawnionym zaniżeniem składek.
Obowiązujące przepisy przewidują także zaliczenie z urzędu nienależnie opłaconych składek na pokrycie zaległych lub bieżących składek, a w razie ich braku – przypisanie ich na poczet przyszłych należności. Tym samym gdy na koncie płatnika składek występuje zadłużenie, to nadpłata powstała na tle skorygowania dokumentów rozliczeniowych pokryje z urzędu to zadłużenie, nie będzie więc możliwości otrzymania jakiegokolwiek zwrotu, nawet w razie złożenia wniosku o zwrot tej nadpłaty. W razie braku zadłużenia, gdy nie zostanie złożony wniosek o zwrot nadpłaty, nienależnie opłacone składki zostaną rozliczone jako nadpłata na pokrycie składek bieżących. Warto jednak wiedzieć, że przy wysokiej nadpłacie byłyby z niej także pokrywane składki należne za przyszłe miesiące.
Obecnie obowiązujące zasady rozliczeń chronią płatników składek przed utratą środków nadpłaconych do ZUS, gdyż nadpłata zawsze jest uwzględniana przy pokrywaniu należności. I właśnie z tego powodu ZUS nie planuje przeprowadzania masowej akcji informacyjnej o zbliżającym się terminie przedawnienia nadpłat powstałych przed 1 stycznia 2012 r., szczególnie na tle korygowania dokumentów rozliczeniowych za okres sprzed pięciu lat, w związku ze zmianą wysokości składki na ubezpieczenie wypadkowe. Natomiast firmy, które bez konsultacji z ZUS doprowadzą do obniżenia stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe, muszą się liczyć z kontrolami obejmującymi m.in. zasadność korekty liczby osób zatrudnionych w warunkach zagrożenia. Przy czym weryfikacja w tym zakresie możliwa jest wyłącznie przez PIP.
Natomiast zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek, o którym wspomina czytelnik, wydawane jest w trybie i na zasadach określonych w ustawie – Kodeks postępowania administracyjnego w powiązaniu z przepisami ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Potwierdzony w zaświadczeniu stan rozliczeń ustalany jest na podstawie zidentyfikowanych i zaewidencjonowanych na koncie płatnika składek, z przekazanych deklaracji rozliczeniowych, a także dokonanych wpłat. Zaświadczenie potwierdza więc brak zaległości na koncie płatnika w dniu jego wydania, a stan ten może ulec zmianie, gdy zajdą okoliczności wynikające bądź z czynności podjętych przez płatnika składek (np. złożenie dokumentów rozliczeniowych korygujących za okres rozliczeniowy poprzedzający datę wystawienia zaświadczenia, w związku np. ze zmianą wysokości podstawy wymiaru składek, wysokości składki na ubezpieczenie wypadkowe czy też ze zmianą zakresu podlegania ubezpieczeniom) lub przez zakład (np. na tle przeprowadzonej kontroli lub przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego, czy prawomocnych decyzji). W takim przypadku stan zaewidencjonowanych danych ulega zmianie w stosunku do stanu w dniu, w którym wydano zaświadczenie. Dlatego też w zaświadczeniach o niezaleganiu podawany jest zawsze dzień, na który potwierdzony został stan rozliczeń. Tym samym trudno jest dzisiaj powiedzieć, jaka będzie sytuacja płatnika w styczniu przyszłego roku, kiedy będzie obowiązywać wyłącznie pięcioletnie przedawnienie.
Podstawa prawna
Art. 35 ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 1242 ze zm.). Art. 24 ust. 4 i ust. 6g ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych wprowadzone ustawą z 16 września 2011 r. o redukcji niektórych obowiązków obywateli i przedsiębiorców (Dz.U. nr 232, poz. 1378). Art. 217–219 ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 23).
PORADA EKSPERTA
Od 1 stycznia 2012 r. obowiązuje pięcioletni okres przedawnienia należności z tytułu składek oraz prawa do zwrotu nienależnie opłaconych składek. Wprowadzając nowe przepisy, zadbano także o okres przejściowy między starymi a nowymi zasadami. Objął on te należności, dla których bieg przedawnienia rozpoczął się przed 1 stycznia 2012 r. W tych przypadkach też ma zastosowanie pięcioletni okres przedawnienia liczony od 1 stycznia 2012 r. Zasada ta nie ma jednak zastosowania, jeśli przedawnienie ustalone według zasad obowiązujących do 31 grudnia 2011 r. (czyli 10-letnie) nastąpiłoby wcześniej. W takim przypadku ZUS zbada, która zasada obliczenia okresu przedawnienia jest dla płatnika korzystniejsza, tj. czy przedawnienie powinno być ustalone według zasad obowiązujących do 31 grudnia 2011 r., czy też powinno się przyjąć pięcioletni okres, który upłynie z końcem 2016 r. Oznacza to, że dla tych należności nastąpi przedawnienie prawa do zwrotu nadpłaty (analogicznie prawa do dochodzenia nieopłaconych należności). Nie można zatem powiedzieć, że nowy termin przedawnienia będzie obowiązywał od 2017 r. Po tej dacie ZUS przestanie badać jedynie, które zasady dotyczą należności powstałych po 1 stycznia 2012 r.
