Z początkiem roku zaczęły obowiązywać nowe przepisy dotyczące sposobu wystawiania przez lekarzy zaświadczeń o czasowej niezdolności do pracy ZUS ZLA (L4). Od 1 stycznia zaświadczenia te co do zasady są wystawiane przez lekarzy w formie elektronicznej i przesyłane bezpośrednio do ZUS. Przy czym w 2-letnim okresie przejściowym w obrocie funkcjonują jeszcze równolegle stare, czyli papierowe zaświadczenia.
Dziennik Gazeta Prawna
Reklama
OPINIA

Reklama
Jednym z celów, a raczej konsekwencją nowelizacji ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2014 r. poz. 159) było zniesienie obowiązku dostarczania przez zatrudnionego papierowych zaświadczeń lekarskich płatnikowi składek, czyli swojemu pracodawcy.
Dotychczas pracownik miał obowiązek dostarczenia zaświadczenia nie później niż w ciągu 7 dni od daty jego otrzymania pod sankcją obniżenia wysokości zasiłku chorobowego. W przypadku e-zwolnień ustawa w ogóle nie przewiduje czynnego udziału pracownika w przekazywaniu pracodawcy informacji o jego wystawieniu. Co do zasady to lekarz jest zobowiązany do przesłania – droą elektroniczną – zaświadczenia do ZUS. Z kolei ZUS ma informować o zwolnieniu pracodawcę za pomocą profilu informacyjnego, czyli w elektronicznym obiegu dokumentów. A informacja ta będzie widoczna na profilu płatnika już w drugim dniu po jego otrzymaniu przez ZUS. Nie oznacza to jednak, że pracownik w przypadku niezdolności do pracy wywołanej chorobą może pozostać zupełnie bierny i nie powiadomić pracodawcy o przyczynie nieobecności, zakładając, że i tak przecież zrobi to za niego ZUS.
Otóż w pewnych okolicznościach brak przekazania przez pracownika informacji zatrudniającej go firmie o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności może być kwalifikowany jako ciężkie naruszenie podstawowego obowiązku pracowniczego. Wynika to z niezmienionego brzmienia rozporządzenia z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. z 2014 r. poz. 1632).
Przed nowelizacją mieliśmy do czynienia z dwoma odrębnymi obowiązkami pracownika uregulowanymi w dwóch różnych aktach normatywnych. Pierwszym z nich był wspomniany obowiązek dostarczenia zaświadczenia pracodawcy. Drugim był i jest obowiązek informacyjny pracownika, uregulowany w rozporządzeniu w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Zgodnie z jego par. 2 pkt 2 w razie zaistnienia przyczyny uniemożliwiającej stawienie się do pracy pracownik jest obowiązany niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później niż w drugim dniu swojej nieobecności.
Dotychczas przyjmowało się, iż pracownik, dostarczając pracodawcy zaświadczenie lekarskie, jedną czynnością faktyczną spełniał obydwa powyższe obowiązki. Ponieważ teraz pracownik w ogóle nie uczestniczy w procesie przekazywania informacji o zwolnieniu pomiędzy lekarzem, ZUS a pracodawcą, nie jest zasadne twierdzenie, że uzyskanie przez pracodawcę informacji z ZUS zwalnia pracownika z obydwu obowiązków. Oznacza to, że na pracowniku w dalszym ciągu spoczywa powinność poinformowania pracodawcy o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy.
C zy taki formalny obowiązek podwójnego informowania o chorobie ma sens? W przypadku pracodawców o rozbudowanej strukturze organizacyjnej – jak najbardziej. Dostarczenie zaświadczenia lekarskiego było obowiązkiem ubezpieczeniowym – związanym z prawem do zasiłku. Natomiast zachowany obowiązek informacyjny dotyczy organizacji pracy. Adresatami tych informacji w przypadku dużych pracodawców mogą być różne osoby. Zaświadczenia lekarskie z reguły są kierowane do działów HR, natomiast informacja o nieobecności zwykle trafia do bezpośredniego przełożonego. Zachowanie tego obowiązku znajduje zatem uzasadnienie w zapewnieniu szybkiej reakcji kierownika lub team leadera na nieobecność pracownika. W innym wypadku to na pracodawcy ciążyłoby ryzyko i obowiązek każdorazowego przekazywania informacji z działów HR do poszczególnych przełożonych odpowiedzialnych za organizowanie pracy. A czasami mogłoby to zupełnie paraliżować pracę, np. kiedy pracodawca korzysta z firmy zewnętrznej obsługującej jego kwestie kadrowo-płacowe i informacja z ZUS trafia do firmy outsourcingowej, a nie pracodawcy.
Czy zatem można od pracownika wymagać, by w każdym wypadku informował on pracodawcę o swojej chorobie? W mojej ocenie jak najbardziej tak. Taki obowiązek wynika ze wskazanego rozporządzenia. Przy czym abstrahując od problemu, czy ten akt wykonawczy może wprowadzać dodatkowe obowiązki pracownika (delegacja ustawowa nie zawiera upoważnienia do kreowania takich obowiązków), w obecnym stanie prawnym nie jest konieczne wprowadzanie dodatkowych zapisów w tym zakresie do zakładowego regulaminu pracy. Ale też z uwagi na to, że dotychczasowa praktyka – ze względu na przyjmowane domniemanie – nie wymagała podwójnego informowania, to, by rozwiać wszelkie wątpliwości, zdecydowanie pomocnym byłoby wprowadzenie odpowiedniej regulacji do regulaminu pracy bądź chociażby poinformowanie pracowników o istnieniu obowiązku informacyjnego i sposobie jego realizacji.
W pewnych okolicznościach brak przekazania przez pracownika zatrudniającej go firmie informacji o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności może być kwalifikowany jako ciężkie naruszenie podstawowego obowiązku pracowniczego