Już w styczniu wchodzą w życie duże zmiany w zakresie przywilejów związanych z opieką nad dziećmi. Opisywaliśmy je wielokrotnie (patrz ramka obok), a dziś przedstawiamy w skrócie praktyczne problemy dotyczące ich stosowania.
I. Pożegnanie dodatkowych urlopów macierzyńskich
●Ostatnie duże zmiany w zakresie uprawnień rodzicielskich miały miejsce w 2013 roku – wtedy przede wszystkim wprowadzono urlopy rodzicielskie. Przez dwa lata przyzwyczailiśmy się do rocznej opieki nad dziećmi, a teraz czas na kolejne nowości. Wprowadzi je ustawa z 24 lipca 2015 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy i niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2015 r. poz. 1268), która w większości wejdzie w życie 2 stycznia 2016 r. (poza art. 182 k.p., który zacznie obowiązywać 1 marca 2016 r.). Jedną z nich jest likwidacja dodatkowych urlopów macierzyńskich.
Istotne jest przy tym, że od strony pracownika zmiana ta ma wyłącznie charakter formalny – okres opieki nad dzieckiem pozostanie bowiem taki sam. O czas likwidowanego dodatkowego urlopu macierzyńskiego wydłużony bowiem zostanie urlop rodzicielski. Obecny wymiar urlopu rodzicielskiego (26 tygodni) zostanie zatem wydłużony do:
1) 32 tygodni - w przypadku urodzenia jednego dziecka,
2) 34 tygodni - w przypadku urodzenia więcej niż jednego dziecka przy jednym porodzie.
Jeżeli zatem pracownik zdecydowałby się od razu na wykorzystanie wszystkich płatnych urlopów w maksymalnym wymiarze (macierzyński plus rodzicielski bez wychowawczego), w praktyce nie odczuje zmian. Inaczej będzie w przypadku, gdy pracownik/rodzic będzie korzystał ze swoich uprawnień w częściach (patrz niżej). Nie zmieni się także wysokość zasiłku macierzyńskiego.
●Zmiany natomiast odczuje niewątpliwie pracodawca – będzie chociażby musiał wykupić nową wersję programu kadrowego, poświęcić czas na naukę nowych zasad, być może konieczne będzie pójście na szkolenie. Niby nie są to duże koszty, ale rodzi się pytanie, czy w omawianym zakresie zmiany były konieczne (tu odpowiedź musi być przecząca) lub choćby użyteczne (tu zdania są podzielone). Tym bardziej że część urlopu rodzicielskiego odpowiadająca obowiązującemu obecnie dodatkowemu urlopowi macierzyńskiemu będzie się charakteryzować znaczną odmiennością polegającą m.in. na możliwości:
1) udzielenia pierwszej części urlopu rodzicielskiego w wymiarze 6 tygodni (przy jednym dziecku), podczas gdy inne części muszą mieć co najmniej 8 tygodni (nie dotyczy ostatniej części, gdy pozostała do wykorzystania część urlopu jest krótsza niż 8 tygodni),
2) wypłaty 100 proc. lub 80 proc. zasiłku macierzyńskiego, podczas gdy w przypadku innych części zasiłek wynosi 80 proc. lub 60 proc.
W efekcie pracodawcy skłonni są uznawać, że – z ich punktu widzenia – zmiany mają charakter pozorny.
ZALETY
● Uproszczenie systemu urlopów związanych z rodzicielstwem poprzez likwidację jednego z rodzajów.
WADY
● Skomplikowanie konstrukcji urlopów rodzicielskich.
● Odmienne traktowanie pierwszej i następnych części urlopu rodzicielskiego.
● Konieczność aktualizacji wiedzy i oprogramowania.
● Nieproporcjonalność zmian do korzyści.
II. Łączenie urlopu rodzicielskiego z pracą wydłuży okres urlopu
●W chwili obecnej pracownik może być „rodzicem na pół etatu” podczas dodatkowego urlopu macierzyńskiego oraz urlopu rodzicielskiego – w okresie tym można bowiem łączyć sprawowanie opieki z pracą maksymalnie w połowie wymiaru czasu pracy. W takim przypadku zatrudniony otrzymuje proporcjonalną wysokość zasiłku macierzyńskiego. Wchłonięcie dodatkowego urlopu macierzyńskiego przez urlop rodzicielski nie zmieni tej możliwości – pracownik wciąż będzie mógł podjąć pracę w takim samym okresie i wymiarze, jak dotychczas. Pojawia się jednak duża nowość wymagająca od pracodawcy dokonywania dość skomplikowanych wyliczeń.
●W przypadku łączenia korzystania przez pracownika z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu wymiar urlopu rodzicielskiego ulega wydłużeniu proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy wykonywanej przez pracownika w trakcie korzystania z urlopu lub jego części, nie dłużej jednak niż do:
1) 64 tygodni - w przypadku urodzenia jednego dziecka,
2) 68 tygodni - w przypadku urodzenia więcej niż jednego dziecka przy jednym porodzie,
- przy czym okres, o który urlop rodzicielski ulega wydłużeniu, stanowi iloczyn liczby tygodni, przez jaką pracownik łączy korzystanie z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu i wymiaru czasu pracy wykonywanej przez pracownika w trakcie korzystania z urlopu rodzicielskiego. W przypadku gdy łączenie korzystania z urlopu z wykonywaniem pracy odbywa się przez część urlopu rodzicielskiego, proporcjonalne wydłużenie wymiaru tego urlopu następuje wyłącznie w odniesieniu do tej części urlopu rodzicielskiego.
Ważne
Część urlopu rodzicielskiego, o którą urlop ten zostanie proporcjonalnie wydłużony, odnosi się do okresu urlopu rodzicielskiego, podczas którego pracownik łączył korzystanie z urlopu z wykonywaniem pracy w niepełnym wymiarze czasu pracy tylko u pracodawcy udzielającego tego urlopu
●Biorąc pod uwagę literalne brzmienie przyszłych przepisów, można mieć pewne wątpliwości matematyczne. Najpierw jednak wyjaśnijmy na prostym przykładzie zasady wydłużania urlopów rodzicielskich.
PRZYKŁAD 1
Urlop rodzicielski i praca na część etatu
Pracownik zdecydował się wykorzystać 8 tygodni urlopu rodzicielskiego połączonego z pracą w wymiarze 1/2 etatu. W efekcie jego urlop rodzicielski wydłuży się o 4 tygodnie, co wynika z iloczynu:
8 x 1/2 = 4.
●W efekcie mnożąc maksymalny okres urlopu rodzicielskiego (32 tygodnie przy jednym dziecku) przez maksymalny wymiar dopuszczalnego etatu (1/2), otrzymujemy wydłużenie o 16 tygodni, czyli do 48 tygodni łącznie. Dlaczego zatem ustawodawca zapisał, że po wydłużeniu okres urlopu rodzicielskiego nie może przekraczać 64 tygodni? Bierze się to stąd, że w przypadku gdy pracownik zamierza łączyć korzystanie z części urlopu rodzicielskiego powstałej w wyniku proporcjonalnego wydłużenia tego urlopu (liczba tygodni x wielkość etatu) z wykonywaniem pracy w niepełnym wymiarze czasu pracy, wymiar tej części urlopu oblicza się, dzieląc długość części urlopu powstałej w wyniku proporcjonalnego wydłużenia przez różnicę liczby 1 i wymiaru czasu pracy, w jakim pracownik zamierza łączyć korzystanie z tej części urlopu z wykonywaniem pracy.
PRZYKŁAD 2
Praca w okresie wydłużenia urlopu rodzicielskiego
Urlop rodzicielski pracownika uległ wydłużeniu o 4 tygodnie, w ramach których łączy on opiekę nad dzieckiem z pracą na pół etatu. Tym samym wymiar tej części urlopu oblicza się następująco:
4 tygodnie / (1 – 1/2) = 4 tygodnie / 1/2 = 8 tygodni.
●W efekcie rzeczywiście okazuje się, że urlop rodzicielski można wydłużyć nawet dwukrotnie – na przykładzie pojedynczego porodu wynika to ze wzoru:
32 + [(32 x 1/2) : (1 – 1/2)] = 32 + (16 : 1/2) = 32 + 32 = 64.
Teraz utrudnijmy. Przyjmijmy, że pracownik zadeklarował łączenie przez 9 tygodni opieki nad dzieckiem z pracą na 1/4 etatu. W efekcie jego urlop wydłuża się o:
9 tygodni x 1/4 = 9/4 tygodnia = 2 i 1/4 tygodnia.
W przypadku gdy powstała w wyniku wydłużenia wymiaru urlopu rodzicielskiego część urlopu nie odpowiada wielokrotności tygodnia, jest ona udzielana w dniach. Przy udzielaniu urlopu niepełny dzień się pomija. Innymi słowy: przykładowe 2 i 1/4 tygodnia przekłada się na 2 tygodnie i 1 dzień (łącznie 15 dni) – 3/4 dnia się pomija.
Ważne
Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownika w sprawie łączenia opieki nad dzieckiem z pracą do 1/2 etatu, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez zatrudnionego. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika na piśmie. Użyte przez ustawodawcę odwołanie do organizacji lub rodzaju pracy powoduje, że pracodawca niemal zawsze może nie wyrazić zgody na propozycję pracownika.
ZALETY
● Dla pracowników: możliwość znacznego wydłużenia okresu urlopu rodzicielskiego.
● Dla pracodawców: możliwość odmowy uwzględnienia wniosku pracownika.
WADY
● Dla pracowników: możliwość odmowy uwzględnienia wniosku pracownika.
● Dla pracodawców:
- nadmierne skomplikowanie zasad ustalania okresu urlopu rodzicielskiego,
- konieczność dokonywania skomplikowanych wyliczeń,
- niepewność dotycząca okresu nieobecności pracownika.
III. Zerwanie z ciągłością urlopu rodzicielskiego
●Ustawodawca przyzwyczaił nas do tego, że płatne urlopy związane z rodzicielstwem muszą być udzielane bezpośrednio po sobie, ale mogą być udzielane w częściach – rodzice mogą się w ten sposób dzielić opieką nad dziećmi. W chwili obecnej żadna z części urlopu rodzicielskiego nie może być krótsza niż 8 tygodni. Zasada ta zostanie utrzymana, ale jednocześnie pojawią się wyjątki od niej. Według nowych zasad żadna z części urlopu rodzicielskiego nie może być krótsza niż 8 tygodni, z wyjątkiem:
1) pierwszej części urlopu rodzicielskiego, która w przypadku:
a) urodzenia jednego dziecka przy jednym porodzie nie może być krótsza niż 6 tygodni,
b) przyjęcia przez pracownika na wychowanie dziecka w wieku do 7. roku życia, a w przypadku dziecka, wobec którego podjęto decyzję o odroczeniu obowiązku szkolnego, do 10. roku życia, nie może być krótsza niż 3 tygodnie
- wyłączenie to ma związek z włączeniem dodatkowego urlopu macierzyńskiego do urlopu rodzicielskiego;
2) sytuacji, gdy pozostała do wykorzystania część urlopu jest krótsza niż 8 tygodni – wyłączenie to ma na celu bardziej optymalne planowanie urlopów rodzicielskich.
●Generalnie pozostawiono zasadę, że urlop rodzicielski jest udzielany bezpośrednio po wykorzystaniu urlopu macierzyńskiego albo zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi urlopu macierzyńskiego, nie więcej niż w 4 częściach, przypadających bezpośrednio jedna po drugiej albo bezpośrednio po wykorzystaniu zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający części urlopu rodzicielskiego, w wymiarze wielokrotności tygodnia.
●Ustawodawca przewidział jednak, że urlop rodzicielski w wymiarze do 16 tygodni może być udzielony w terminie nieprzypadającym bezpośrednio po poprzedniej części tego urlopu albo nieprzypadającym bezpośrednio po wykorzystaniu zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający części tego urlopu. Liczba wykorzystanych w tym trybie części urlopu pomniejsza liczbę części przysługującego urlopu wychowawczego. Uwzględniając, że każda z części urlopu rodzicielskiego ma co do zasady trwać co najmniej 8 tygodni, oznacza to możliwość wykorzystania zaległego urlopu rodzicielskiego w dwóch ratach. Można to zrobić np. w okresie wakacyjnym, gdy są problemy logistyczne z opieką nad dziećmi.
PRZYKŁAD 3
Odłożenie części urlopu na później
Pracownica urodziła dziecko. Wykorzystała urlop macierzyński i część rodzicielskiego – pozostałą część postanowiła wykorzystać w terminie późniejszym. Zaległy urlop rodzicielski podzieliła na dwie części i wykorzystała 3 i 4 lata później w okresie wakacyjnym, gdy był problem z umieszczeniem dziecka w przedszkolu.
Ważne
Część bądź części urlopu rodzicielskiego, dla których nie jest wymagana ciągłość, mogą być udzielane do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6. rok życia (taki sam termin będzie dotyczył urlopu wychowawczego)
●Powyższe powoduje, że pracodawcy muszą całkowicie zmienić podejście do płatnych urlopów związanych z rodzicielstwem. W chwili obecnej urlop musi być wykorzystany ciągiem, wobec czego po upływie roku temat jest zamknięty. Według nowej regulacji może to okazać się niemożliwe. Wprowadzenie możliwości wykorzystania urlopu przez ponad 6 lat (dla dzieci z początku stycznia – prawie siedem) burzy także system w zakresie przechowywania dokumentacji pracowniczej. Dotychczas dokumentację związaną z czasem pracy (w tym z nieobecnościami pracowniczymi) wystarczyło przechowywać przez okres 3 lat (taki jest okres przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy) – według nowych zasad konieczne może okazać się przechowywanie tej dokumentacji przez znacznie dłuższy czas – w praktyce nawet do 10 lat!
●To jednak nie koniec problemów. W ciągu 7 lat pracownica może urodzić dziecko nawet trzykrotnie (teoretycznie nawet częściej), co będzie oznaczało kumulację części urlopów rodzicielskich dotyczących różnych porodów.
PRZYKŁAD 4
Kumulacja urlopów rodzicielskich
Przyjmijmy, że pracownica urodzi dzieci: w styczniu 2016 r., kwietniu 2017 r., czerwcu 2019 r. i grudniu 2020 r. Zakładając, że w każdym przypadku – poza ostatnim porodem - zostawiła sobie 16 tygodni urlopu rodzicielskiego, będzie mogła wydłużyć ostatni urlop rodzicielski o 48 tygodni (3 x 16).
●Ustawodawca przewidział, że pracownik może zrezygnować z korzystania z urlopu rodzicielskiego w każdym czasie za zgodą pracodawcy i powrócić do pracy. Rezygnacja z urlopu rodzicielskiego w chwili obecnej oznacza, że pozostałą część urlopu może wykorzystać drugi rodzic, a jeżeli tego nie zrobi – urlop przepada. Niestety w nowych przepisach brakuje wyraźnej regulacji dotyczącej zasad rezygnacji z części urlopu rodzicielskiego w przypadku umożliwienia częściowego wykorzystania tego urlopu w przyszłości (nawet w 6. roku życia dziecka). Niewątpliwie część urlopu rodzicielskiego, która musi być wykorzystywana jednym ciągiem, będzie traktowana tak jak dotychczas. Problemem jest ostatnich 16 tygodni urlopu. Zakładając, że urlopu nie przejmuje drugi rodzic, możliwe są w przypadku rezygnacji z urlopu rodzicielskiego lub jego części dwa stanowiska:
1) pracownik traci prawo do tej części urlopu rodzicielskiego, z której zrezygnował,
2) pracownik może skorzystać z niewykorzystanej części urlopu rodzicielskiego (nie więcej niż 16 tygodni) do końca roku, w którym dziecko kończy 6 lat.
Więcej przemawia za drugim stanowiskiem. Ustawodawca nie wyłączył bowiem możliwości złożenia przez pracownika ponownego wniosku o część urlopu rodzicielskiego, z którego ten wcześniej zrezygnował. Poza tym normy prawa pracy mają chronić pracowników, a dopuszczenie możliwości wykorzystania urlopu rodzicielskiego w późniejszym okresie jest niewątpliwie na korzyść pracownika. Pytanie tylko, w którą stronę pójdzie orzecznictwo.
PRZYKŁAD 5
Wykorzystanie zaległego urlopu
Pracownica urodziła dziecko. W trakcie trwania urlopu rodzicielskiego zaszła ponownie w ciążę. Ciąża była zagrożona, wobec czego pracownica zrezygnowała z pozostałych 10 tygodni urlopu rodzicielskiego, wróciła do pracy i poszła na pełnopłatne zwolnienie lekarskie (100 proc.). Pozostałe 10 tygodni urlopu rodzicielskiego będzie mogła wykorzystać np. po odbyciu urlopu rodzicielskiego przysługującego z tytułu urodzenia drugiego dziecka (przy założeniu, że orzecznictwo nie pójdzie w inną stronę).
●Dodatkowo należy pamiętać, że z urlopu rodzicielskiego mogą korzystać oboje rodzice w tym samym czasie, ale wtedy mają wspólny limit.
PRZYKŁAD 6
Wspólny urlop rodzicielski
Po urodzeniu dziecka małżeństwo dostało zaproszenie od rodziny z Brazylii. Z małym dzieckiem nie chcieli jechać, ale postanowili, że zachowają sobie 16 tygodni urlopu rodzicielskiego, który wykorzystają wspólnie, gdy dziecko skończy 3 lata. Dzięki temu będą mogli odwiedzić rodzinę, nie tracąc urlopu wypoczynkowego.
●Na zakończenie dodajmy jeszcze problematykę urlopu rodzicielskiego otrzymanego „w spadku”. Dotychczas pracownicy, wykorzystawszy płatne urlopy rodzicielskie jednym ciągiem, podejmowali nową pracę. Po wejściu w życie nowych przepisów możliwe będzie zatrudnienie pracownika z zaległym urlopem rodzicielskim, co spowoduje, że pracodawca będzie mógł w mniejszym stopniu korzystać z jego pracy.
ZALETY
● Dla pracowników:
- możliwość optymalizacji wykorzystania urlopu rodzicielskiego,
- możliwość zaplanowania np. dłuższych wakacji,
- brak utraty części urlopu rodzicielskiego w przypadku, gdy pracownik może korzystać z innych uprawnień (np. zwolnienia ciążowego).
● Dla pracodawców: możliwość rozłożenia w czasie nieobecności kluczowych pracowników.
WADY
● Dla pracowników: odroczenie terminu wykorzystania części urlopu rodzicielskiego może spowodować nieprzyjemności ze strony pracodawcy.
● Dla pracodawców:
- konieczność dłuższego przechowywania dokumentów,
- konieczność pilnowania okresów urlopów rodzicielskich przez prawie 7 lat,
- mniejsza stabilność zatrudnienia (większe ryzyko okresowych nieobecności pracowników),
- możliwość zatrudnienia pracownika z niewykorzystanym urlopem rodzicielskim.
IV. Dni wolne z tytułu opieki nad dzieckiem
●Według nowej regulacji pracownikowi wychowującemu przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy w wymiarze 16 godzin albo 2 dni, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia – nowością jest alternatywna możliwość korzystania z niego w wymiarze godzinowym lub dziennym. O sposobie wykorzystania w danym roku kalendarzowym zwolnienia decyduje pracownik w pierwszym wniosku o udzielenie takiego zwolnienia złożonym w danym roku kalendarzowym. Czas wolny udzielany w wymiarze godzinowym dla zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustalać się będzie proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika. Niepełną godzinę zwolnienia od pracy zaokrągla się w górę do pełnej godziny.
●W przypadku zatrudnionych w zwykłym wymiarze czasu pracy prawo wyboru między korzystaniem ze zwolnienia dziennego i godzinowego może mieć istotne znaczenie.
PRZYKŁAD 7
Zwolnienie od pracy
Pracownik pracuje 8 godzin dziennie. Jeżeli chce skorzystać z dnia wolnego na dziecko, może złożyć wniosek na jeden dzień lub na 8 godzin. Jeżeli napisze wniosek na dzień – drugi raz też będzie musiał wziąć dzień. Jeżeli złoży wniosek na 8 godzin – pozostałe 8 godzin będzie mógł wykorzystać jednorazowo lub częściach (np. po 2 godziny).
●Ciekawiej jest przy pracy równoważnej.
PRZYKŁAD 8
Czas wolny w systemie równoważnym
Pracownik pracuje jednego dnia 12 godzin, a drugiego 4. Jeżeli będzie chciał skorzystać ze zwolnienia w dniu, kiedy musiał przepracować 12 godzin, powinien wziąć dzień, a w przypadku, gdy miał przepracować 4 godziny, może wskazać godzinowy sposób korzystania ze zwolnienia, co przełoży się nawet na 4 dni nieobecności.
ZALETY
● Dla pracownika: więcej możliwości korzystania ze zwolnienia.
WADY
● Dla pracodawcy: w niektórych przypadkach wydłużenie płatnych nieobecności.
V. Składanie wniosków z dłuższym wyprzedzeniem
●Wnioski o udzielenie urlopów macierzyńskich, rodzicielskich i wychowawczych oraz wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy w okresie uprawniającym do urlopu wychowawczego trzeba będzie składać z wyprzedzeniem 21 dni (obecnie dwa tygodnie). Dzięki temu pracodawca będzie miał więcej czasu np. na zorganizowanie zastępstwa.
ZALETY
● Dla pracodawcy: więcej czasu na planowanie organizacji pracy.
WADY
● Dla pracownika: konieczność planowania urlopów z większym wyprzedzeniem.
PODSUMOWANIE
Zmiany będą korzystne przede wszystkim dla pracowników. Pracodawców czeka natomiast więcej problemów, będących efektem nadmiernego skomplikowania zasad korzystania z uprawnień rodzicielskich przez zatrudnionych.
