Pracownik działu IT zatrudniony na stanowisku technika-elektronika pracuje w podstawowym czasie pracy w 6-miesięcznych okresach rozliczeniowych, pokrywających się z półroczami, zgodnie ze stałym rozkładem od poniedziałku do piątku. Pracodawca wprowadza w grafikach pewne modyfikacje, planując podwładnym dłuższe weekendy. Załóżmy, że w grudniu 2015 r. jako dzień wolny za święto 26 grudnia wyznaczył 31 grudnia, a w Wigilię udzielił pracownikom dnia wolnego za święto 15 sierpnia.
Wystąpił jednak problem, gdyż jednego z nich pracodawca wezwał do pracy w wolną sobotę 5 grudnia, a choroba pracownika w okresie od 21 do 27 grudnia pokrzyżowała plany pracodawcy co do uzgodnienia terminu odbioru dnia wolnego. Ponadto w sylwestra podwładny został wezwany do pracy na 4 godziny w związku z awarią nowej serwerowni. W jaki sposób naliczyć wynagrodzenie za nadgodziny, jeśli poza pensją zasadniczą w kwocie 5800 zł pracownik otrzymuje zmienne premie wynikowe, za grudzień 2015 r. w kwocie 3650 zł?
ODPOWIEDŹ
Rozliczenie czasu pracy wymaga ustalenia na wstępie wymiaru czasu pracy przypadającego do przepracowania w przyjętym okresie. Skoro obejmuje on 6 miesięcy od lipca do grudnia 2015 r., pracodawca może zaplanować podwładnemu łącznie 1024 godziny rozłożone na 128 dni pracy.
Niewyznaczenie dnia wolnego za święto w sierpniu nie jest błędem, gdyż pracodawca stosuje długie okresy rozliczeniowe, a oddaje dzień wolny przed końcem takiego okresu. Zostanie więc zachowany przeciętnie pięciodniowy tydzień pracy i minimalna liczba dni wolnych od pracy. Wskutek powyższego pracownik przepracował w sierpniu 168 godzin zamiast wynikających z wymiaru 160 godzin (40 godz. × 4 tyg.) + (8 godz. × 1 dzień) - (8 godz. × 1 święto). Rozkład pracy zakłada wyrównanie tego stanu w grudniu 2015 r., kiedy to zamiast 168 godzin i 21 dni pracy wynikających z wymiaru pracodawca zaplanował w grafiku 160 godzin pracy rozłożonych na 20 dni. W efekcie pracownicy mieli zapewnione w grudniu aż 11 dni wolnych, w tym Wigilię Bożego Narodzenia (za święto przypadające w sobotę 15 sierpnia) oraz sylwestra (w zamian za drugi dzień świąt Bożego Narodzenia przypadający w sobotę).
Uwaga! Wyznaczenie 2 dni wolnych w grudniu za święta przypadające w 2015 r. w soboty jest dopuszczalne jedynie dla pracodawców, u których sierpień i grudzień przypadają w jednym okresie rozliczeniowym. W innym przypadku brak dnia wolnego w okresie rozliczeniowym obejmującym sierpień oznaczałby wykonanie 8 godzin pracy więcej, niż wynosi wymiar, co musiałoby się wiązać z nadgodzinami średniotygodniowymi z dodatkiem 100 proc. za każdą godzinę.
Przyjęty plan pracy jest prawidłowy, ale niestety do odstępstw od przyjętego rozkładu doszło na etapie wykonania pracy, a tygodniowe zwolnienie lekarskie wywarło wpływ na wymiar czasu pracy pracownika. Zgodnie z art. 130 par. 3 kodeksu pracy (dalej: k.p.) wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym ulega obniżeniu o liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności w pracy. W tym zakresie kluczowe znaczenie ma grafik pracownika, gdyż przepis zobowiązuje pracodawcę do obniżenia wymiaru o liczbę godzin przypadających do przepracowania w trakcie nieobecności zgodnie z przyjętym rozkładem, a więc w naszym przykładzie o 24 godziny, gdyż tylko 3 z 7 dni objętych zwolnieniem lekarskim to dni robocze. W efekcie wyniesie on w grudniu 2015 r. 136 godzin, a w skali okresu rozliczeniowego 1000 godzin.
Uwaga! Zwolnienie lekarskie w okresie, kiedy pracownik miał zaplanowany dzień wolny w zamian za święto, nie daje mu uprawnienia do żądania od pracodawcy kolejnego dnia wolnego w innym terminie. Dzień nieobecności w związku ze zwolnieniem nie powoduje zmiany w wymiarze czasu pracy, gdyż był on ustalony wcześniej jako wolny od pracy, a więc nie było w nim już zaplanowanej pracy. W praktyce więc wyznaczenie kolejnego dnia wolnego po powrocie ze zwolnienia chorobowego spowodowałoby, że dany pracownik przepracowałby o 8 godzin mniej, niż wynosi wymiar w takim okresie, co nie ma żadnego uzasadnienia.
Wezwanie w wolną sobotę
Pierwszy przypadek pracy w wolną sobotę miał miejsce 5 grudnia. Dzień ten był dla technika elektronika dniem wolnym, wynikającym z planowania pracy w przeciętnie pięciodniowych tygodniach. Pracodawca wezwał go do pracy na 8 godzin z uwagi na konieczność dokończenia prac nad podłączaniem nowej serwerowni, która miała podjąć pracę od poniedziałku 7 grudnia. Plan zakładał wyznaczenie pracownikowi dnia wolnego na przełomie 3. i 4. tygodnia grudnia, ale został on pokrzyżowany przez chorobę pracownika i przedstawienie przezeń zwolnienia lekarskiego, które obejmowało 7 kolejnych dni, licząc od 21 grudnia. Technik elektronik wrócił do pracy po chorobie w poniedziałek 28 grudnia i miał ją wykonywać jedynie do środy 30 grudnia, skoro czwartek 31 grudnia wyznaczono jako dzień wolny. Tak się jednak nie stało, gdyż nowo postawione serwery odmówiły posłuszeństwa, paraliżując pracę zakładu, a usunięcie awarii, które zajęło 4 godziny, skutecznie uniemożliwiło skorzystanie przez informatyka z dnia wolnego.
Niezrekompensowana dniem wolnym praca w sobotę 5 grudnia prowadzi niewątpliwie do naruszenia zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Skoro pracownicy wykonywali zadania od poniedziałku do piątku, a dniami ustawowo wolnymi są wszystkie niedziele i wymienione w ustawie święta, soboty muszą być kwalifikowane jako dni wolne wynikające z rozkładu pracy w przeciętnie pięciodniowych tygodniach.
W dzień wyznaczony
Pewne wątpliwości mogą się pojawić w przypadku polecenia pracy w dniu wolnym wyznaczonym za sobotnie święto (31 grudnia wolny za 26 grudnia). W takich okolicznościach warto jednak pamiętać, że święto przypadające w sobotę zmienia kwalifikację tego dnia. Przestaje on być wolnym z pięciodniowego tygodnia pracy, a zaczyna być ustawowo wolnym świętem. Jedynie w przypadku niedzieli ustawodawca zdecydował się wprowadzić regulację, że do święta przypadającego w takim dniu stosuje się zasady obowiązujące przy rekompensacie niedzielnej pracy. Jeden dzień nie może więc pełnić dwóch funkcji - wolnego z pięciodniowego tygodnia pracy i jednocześnie święta. Skoro zaś zarówno 15 sierpnia, jak i 26 grudnia zmieniły kwalifikację z dnia wolnego w ramach pięciodniowego tygodnia pracy na święto, obowiązkiem pracodawcy jest wyznaczenie pracownikom w zamian innych dni wolnych, wynikających z planowania pracy w przeciętnie pięciodniowych tygodniach (dni te powinny być tak oznaczone w harmonogramach czasu pracy). To zaś powoduje, że dodatkową pracę 31 grudnia będziemy traktować jak świadczoną w sobotę, a nie jako pracę w dzień wolny udzielony za święto. W przypadku pracy w ramach dnia wolnego, wynikającego z planowania pracy w przeciętnie pięciodniowych tygodniach, ustawodawca przewidział jedną formę rekompensaty, czyli oddanie innego dnia wolnego do końca okresu rozliczeniowego. Skoro pracodawca tego nie uczynił, musi się liczyć z ryzykiem ukarania grzywną w razie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Z pewnością inspektor nie powinien jednak uznać za wykroczenie pracy w dniu 31 grudnia, skoro pracodawca nie miał już możliwości udzielenia innego dnia wolnego. Odmiennie w przypadku 5 grudnia – pracodawca miał czas, by uzgodnić z pracownikiem termin odbioru dnia wolnego od pracy, a więc jeśli nie udowodni, że podejmował takie starania, musi się liczyć z mandatem, jeśli inspektor odwiedzi go w ciągu roku od popełnienia tego wykroczenia.
Co z nadgodzinami
Bez wpływu na odpowiedzialność pracodawcy pozostaje to, że wszystkie 12 nadgodzin, do których doszło w ramach dni wolnych, wynikających z planowania pracy w przeciętnie pięciodniowych tygodniach, zakwalifikuje on prawidłowo jako przekroczenie przeciętnej normy tygodniowej. Z odpowiedzialności za naruszenie przepisów, jakim było nieoddanie dnia wolnego od pracy, nie zwalnia pracodawcy dopełnienie obowiązku wypłaty normalnego wynagrodzenia za tę pracę z pensją za miesiąc, w którym przekroczenia wystąpiły, a dodatków z wynagrodzeniem za ostatni miesiąc okresu rozliczeniowego - co w omawianym przypadku zbiega się w czasie, skoro grudzień jest ostatnim miesiącem okresu rozliczeniowego. Drugą konsekwencją tego, że wspomniane przekroczenia trzeba traktować jako nadgodziny średniotygodniowe, jest to, że za każdą z nich pracownik będzie miał roszczenie o 100-proc. dodatek do normalnego wynagrodzenia, co niewątpliwie podniesie koszty pracy. Samo obliczenie wysokości tych świadczeń nie nastręczy jednak problemów, skoro technik elektronik otrzymuje tylko jeden stały składnik wynagrodzenia, czyli pensję zasadniczą, i tylko on wejdzie do podstawy obliczania normalnego wynagrodzenia i dodatku.
Wynagrodzenie chorobowe
Za czas niezdolności do pracy wskutek choroby pracownik nie zachowuje prawa do pensji, lecz należy mu się wynagrodzenie chorobowe (za pierwsze 33 dni, a po ukończeniu 50. roku życia – za pierwsze 14 dni zwolnienia), a następnie zasiłek chorobowy (art. 92 par. 1 pkt 1 i par. 4 k.p.). To zaś oznacza, że tydzień absencji chorobowej uzasadnia obniżenie wynagrodzenia ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości. W tym celu należy podzielić miesięczną pensję pracownika przez 30, a następnie pomnożyć przez liczbę dni wskazanych w zaświadczeniu lekarskim. Tak ustaloną kwotę odejmuje się następnie od wynagrodzenia przysługującego za pełen przepracowany miesiąc, co zostanie wyrównane w wynagrodzeniu chorobowym lub zasiłku, wypłacanym za każdy dzień niezdolności do pracy, niezależnie od tego, czy dla pracownika był to dzień pracujący.
Wyliczenia
Legenda: WN – niedziela wolna od pracy; W5 – dzień wolny wynikający z planowania pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy; W Ś - święto; L4 - zwolnienie chorobowe
Podstawa prawna
Art. 130, art. 1511 par. 1 i 2, art. 1513, art 15111 par. 1, art. 281 pkt 5 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. nr 1502 ze zm.).
Par. 11 ust. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (Dz.U. nr 62, poz. 289 ze zm.).
