Prowadzę firmę remontowo-budowlaną i z pomocą kilku ekip pracowników wykonuję zlecenia w całym kraju. Dla pracowników wystawiamy delegacje (polecenie wyjazdu służbowego). W związku z tymi robotami ponoszę koszty nie tylko wynagrodzeń, ale też noclegów, przejazdów i diet tych pracowników. Czy te dodatkowe koszty też podlegają składkom ZUS?
Nie można jednoznacznie odpowiedzieć na to pytanie. Oskładkowanie tych elementów zależy bowiem od tego, czy ponoszone przez pracodawcę koszty przekroczą limity ustanowione w przepisach odrębnych.
Podstawowe definicje
Zgodnie z generalną zasadą podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne osób będących pracownikami stanowi przychód w rozumieniu przepisów podatkowych z wyłączeniem przychodów wymienionych w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków z ubezpieczeń społecznych (dalej: rozporządzenie). Za przychody ze stosunku pracy uznaje się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze. Z par. 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia wynika, że podstawy wymiaru składek nie stanowią diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.
Limity dla budżetówki
Przepis ten wyłącza więc z podstawy wymiaru składek diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika. W konsekwencji świadczenia te nie podlegają uwzględnieniu w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia, jednak wyłącznie do wysokości określonej w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Punktem odniesienia powinny być uregulowania całego par. 7 i 8, które określają kwoty i zasady obliczania diet na pokrycie kosztów wyżywienia i noclegów. Koszty wyjazdów służbowych poza granice Polski są określone odrębnie dla każdego kraju na świecie.[tabela]
Firma zapłaci składki za diety

Zobacz również
Nie oznacza to oczywiście, że prywatny pracodawca nie może wypłacać swoim pracownikom diet wyższych. Żadne przepisy go w tej kwestii nie ograniczają. Łatwo jednak zauważyć, że może to prowadzić do prób obchodzenia prawa. Pracodawca mógłby bowiem próbować wypłacać wynagrodzenie w tej formie, bo jako dieta nie podlegałoby oskładkowaniu. Dlatego też wprowadzono zasadę, że wszelkie nadwyżki wypłacanych pracownikom diet ponad limity obowiązujące dla pracodawców publicznych będą podlegać składkom ZUS. Powinny zostać doliczone do pozostałych przychodów pracownika i od takiej kwoty należałoby odprowadzić składki ubezpieczeniowe.
ZUS się zgadza
Warto również odnotować stanowisko Sądu Najwyższego zawarte w wyroku z 28 kwietnia 2009 r., sygn. akt II UK 342/08, w którym wskazano, że pracownik odbywający podróż służbową ma prawo do diety, która ma rekompensować zwiększone w takiej sytuacji wydatki na wyżywienie i nocleg. Sąd zaakcentował, że tego rodzaju funkcja tej należności powoduje, iż wolą ustawodawcy jest ona zwolniona od podatku dochodowego, a także wyłączona z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Należy więc przyjąć, że w sytuacji gdy przedsiębiorca (pracodawca) ponosi różne koszty związane z należnymi pracownikom dietami przewidzianymi dla podróży służbowych oraz pokrywa inne należności związane z odbywaniem przez pracowników podróży służbowej (przejazdy, noclegi), to nie będą one podlegały wliczeniu do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników z uwzględnieniem limitów wynikających z rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi. Taką interpretację przedstawia też ZUS, np. w piśmie z 2 października 2015 r., znak DI/100000/43/899/2015. ©?
Limity należności z tytułu podróży służbowej

Podstawa prawna
Art. 18 ust. 1 i ust. 2, art. 20 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 121 ze zm.).
Par. 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. z 1998 r. nr 161, poz. 1106 ze zm.).
Par. 7 i par. 8 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167).