W 2014 roku wystąpiło w zakładzie pracy zdarzenie, które nie zostało uznane za wypadek przy pracy. Pracownik nie zgodził się jednak z ustaleniami i opinią zawartą w protokole powypadkowym i odwołał się do sądu. W 2015 roku pracodawca otrzymał wyrok uznający to zdarzenie za wypadek przy pracy i nakazujący korektę protokołu powypadkowego. Wyrok się uprawomocnił. Jak skorygować protokół? O czym jeszcze powinien przy tej okazji pamiętać pracodawca?
ODPOWIEDŹ
Reklama
Kiedy zdarzenie jest uznane za wypadek przy pracy, na pracodawcy ciąży wiele obowiązków. Dotyczy to również sytuacji, gdy zdarzenie zostało uznane za wypadek po dłuższym czasie od jego wystąpienia, np. stwierdzi to dopiero sąd. Prześledźmy więc, co musi zrobić pracodawca.

Reklama
Sprostowanie protokołu
W przepisach BHP nie ma wzmianki o korygowaniu protokołu powypadkowego, w zasadzie raz sporządzony protokół nie może być poprawiany. Jeśli wyrokiem sądu zdarzenie jest uznane za wypadek, to dokumentacją powypadkową będzie protokół nieuznający zdarzenia oraz odpis wyroku sądu zmieniający kwalifikację zdarzenia. Jednak może się zdarzyć, że sąd w wyroku nakaże pracodawcy sprostowanie protokołu. Wówczas najbezpieczniej będzie ponownie sporządzić protokół, jednak wypełnić go wyłącznie w części dotyczącej uznania zdarzenia za wypadek (pkt 7 wraz z adnotacją dotyczącą wyroku sądu – nazwa sądu, sygnatura akt) oraz daty sporządzenia. Nadto w nagłówku należy dopisać „Sprostowanie”. Sprostowanie protokołu przekazuje się pracownikowi, którego sprawa dotyczy. Na wniosek pracownika należy go także wysłać do ZUS.
Karta statystyczna
Pracodawca musi pamiętać o wypełnieniu statystycznej karty wypadku – druk GUS Z-KW w terminie 14 dni roboczych od dnia sporządzenia sprostowania protokołu powypadkowego. Pracodawca zatrudniający do 5 pracowników może statystyczną kartę wypadku wypełnić w wersji papierowej i przesłać do Urzędu Statystycznego w Gdańsku wraz z uzasadnieniem wyboru tej formy. Pozostali pracodawcy wypełniają kartę wypadku na portalu GUS.
Druk ZUS IWA
Kolejnym dokumentem, o którym należy pamiętać, jest informacja o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe, czyli ZUS IWA. W dokumencie tym należy zmienić liczbę poszkodowanych w wypadkach. ZUS IWA, jak wszystkie inne dokumenty korygujące, składa się do ZUS za rok, którego zdarzenie dotyczy (czyli w omawianym przypadku za 2014) oraz z wyższym identyfikatorem (02). Co ważne, jeśli skala zdarzenia wpłynie na wysokość stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe, ZUS w drodze decyzji zmieni tę wartość, a płatnik będzie miał obowiązek korekty dokumentów, a co za tym idzie - dopłaty składki wypadkowej.
Zwolnienia lekarskie
Pracownik po zdarzeniu mógł korzystać ze zwolnienia lekarskiego. Pierwotnie, skoro zdarzenia nie uznano za wypadek, pracownikowi wypłacono wynagrodzenie chorobowe w wysokości 80 proc. podstawy ze środków pracodawcy. Po wyroku sądu należy zbadać, które ze zwolnień lekarskich miały związek z wypadkiem. W tym celu pracodawca powinien wystosować pismo do ZUS z prośbą o wskazanie okresów choroby, które były następstwem wypadku przy pracy, a prośbę uzasadnić wyrokiem sądu w sprawie uznania zdarzenia. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby do ZUS przesłać kopię wyroku sądu. [wzór 1]
ZUS na tej podstawie może występować do lekarza, który zwolnienie wystawił, o udzielenie informacji w sprawie. Lekarz leczący potwierdza związek niezdolności do pracy z wypadkiem i taką informację przekazuje do ZUS. Na tej podstawie ZUS wydaje decyzję – przyznanie prawa do zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego.
Korekta świadczeń chorobowych
Na podstawie pisma ZUS wskazującego okresy choroby związane z wypadkiem płatnik ma obowiązek zweryfikować świadczenia wypłacone za te okresy. Zasiłek chorobowy z tytułu wypadku przy pracy wynosi 100 proc. podstawy wymiaru, zatem jeśli pierwotnie wypłacono wynagrodzenie chorobowe w wysokości 80 proc. podstawy, w pierwszej kolejności należy wyrównać pracownikowi różnicę między 80 a 100 proc. [przykład]
Pracodawca ma na to maksymalnie 30 dni od wpływu kompletu dokumentów. Analogicznie jeśli pracownik miał wypłacony zasiłek chorobowy w wysokości 80 proc. podstawy wymiaru. Natomiast jeśli pracownikowi wypłacono zasiłek 100 proc. (np. zdarzenie w czasie ciąży) – nie ma potrzeby wyrównywania pracownikowi świadczeń.
Jakie trzeba złożyć dokumenty
Jeżeli pierwotnie wypłaconym świadczeniem z tytułu choroby było wynagrodzenie chorobowe, to korekcie będzie podlegać także składka zdrowotna, bo zasiłki nie są oskładkowane w przeciwieństwie do wynagrodzenia chorobowego z art. 92 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.). Płatnik musi więc skorygować podstawę składki zdrowotnej w raporcie RCA za ubezpieczonego (w bloku III C należy skorygować podstawę składki zdrowotnej i samą składkę). Należy obniżyć ją o wysokość pierwotnie wypłaconego wynagrodzenia chorobowego, a co za tym idzie - zmniejszy się sama składka. Zmianę należy uwzględnić w deklaracji DRA. Powstanie nadpłata składki zdrowotnej, którą należy zwrócić pracownikowi. Co istotne – składkę zdrowotną zwraca się w całości, czyli 9 proc. podstawy wymiaru, jednak zgodnie z obowiązującymi przepisami część tej składki obniża należny podatek. Płatnik nie koryguje podatku, ale informuje pracownika, że to on jest zobowiązany do doliczenia do podatku części składki zdrowotnej (7,75 proc.). Jest do tego zobowiązany przy składaniu deklaracji za rok podatkowy, w którym otrzymał zwrot. [wzór 2]
Płatnik musi także skorygować raport RSA. Raport o świadczeniach (RSA) koryguje się w części dotyczącej kodu świadczenia/przerwy. Kod świadczenia z ubezpieczenia wypadkowego to 314. Należy pamiętać, że nie koryguje się już raportów poprzez wyzerowanie, tylko należy złożyć raport z wyższym identyfikatorem i właściwymi danymi.
Po sporządzeniu korekty powstanie nadpłata w wysokości składki zdrowotnej oraz świadczenia z tytułu choroby, gdyż zasiłki są rozliczane w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne. Składki zalicza się na poczet bieżących należności.

Ważne
Pracodawca musi skorygować składkę zdrowotną, a wartość potrąconą z wynagrodzenia trzeba zwrócić pracownikowi, który uległ wypadkowi
WZÓR 1
Pismo do ZUS w sprawie zwolnień lekarskich w związku z wypadkiem
Zakład Ubezpieczeń Społecznych w ..................
Zgodnie z wyrokiem Sądu Rejonowego ..... sygnatura akt ...... płatnik składek (nazwa firmy) ma sprostować Protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy nr... poprzez uznanie, że zdarzenie z 10 stycznia 2014 r., któremu uległ (imię i nazwisko pracownika), było wypadkiem przy pracy.
Ponieważ po zdarzeniu pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim, przesyłamy kserokopie tych zwolnień i prosimy o informację, które z nich miały związek z wypadkiem przy pracy z 10 stycznia 2014 r. Informacja ta jest niezbędna do skorygowania wypłaconych pracownikowi świadczeń z tytułu niezdolności do pracy.

Załączniki:
Kopia wyroku
Kopia protokołu ustalenia okoliczności
Kopie zwolnień lekarskich
PRZYKŁAD
Jak obliczyć wyrównanie wynagrodzenia
Zwolnienie lekarskie w styczniu 2014 r. za okres od 11 stycznia 2014 r. do 27 stycznia 2014 r., tj. 17 dni, uznane zostało przez ZUS za związane z wypadkiem przy pracy.
Wypłacono za ten okres wynagrodzenie chorobowe, które należy przekwalifikować na zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego.
Podstawa do zasiłków: 2588,70 zł
Wynagrodzenie chorobowe wynosiło dziennie 69,03 zł (łącznie 1173,51 zł za 17 dni). Stawka wynagrodzenia chorobowego to 80 proc. podstawy wymiaru.
Teraz pracownik ma otrzymać dziennie 86,29 zł zasiłku (1466,93 za 17 dni). Stawka zasiłku z ubezpieczenia wypadkowego to 100 proc. podstawy wymiaru.
Pracownikowi należy wypłacić opodatkowaną różnicę (293,42 zł brutto). W raporcie RSA za miesiąc, w którym wypłacimy wyrównanie, musimy uwzględnić tą kwotę jako wyrównanie zasiłku (kod 318).
Przykładowe wyliczenie

WZÓR 2
Informacja dla pracownika
W związku z decyzją ZUS z 9 października 2015 r. w sprawie [sygnatura, przedmiot decyzji] informuję, że płatnik dokonał korekty świadczenia z wynagrodzenia chorobowego na zasiłek wypadkowy. Zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi składek zasiłek nie podlega składkom, wobec czego dokonaliśmy zwrotu na Pana/Pani rachunek bankowy składki zdrowotnej. Jednak z uwagi na przepisy podatkowe część tej składki powinna być doliczona do podatku w rozliczeniu za rok 2015.
Skorygowanie zaliczki na podatek dochodowy należy do podatnika (pracownika). Ponieważ w tym roku otrzymał(a) Pan/Pani zwrot całej składki (105,62 zł), winien/winna Pan/Pani w zeznaniu rocznym doliczyć jego część, czyli kwotę 90,94 zł do podatku. Kwotę zwróconych składek dolicza się w zależności od rodzaju zeznania: dla PIT-37 w poz. 114, a dla PIT-36 w poz. 178.
Podstawa prawna
Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 7 stycznia 2009 r. w sprawie statystycznej karty wypadku przy pracy (Dz.U. nr 14, poz. 80 ze zm.).
Ustawa z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 1242 ze zm.).