Na przełomie lat podmioty zatrudniające osoby z dysfunkcjami muszą pamiętać o dodatkowych obowiązkach sprawozdawczych. W różnym stopniu dotyczą one zakładów z otwartego rynku i pracy chronionej.
Mateusz Brząkowski, radca prawny, Polska Organizacja Pracodawców Osób Niepełnosprawnych / Dziennik Gazeta Prawna
Szczególne obowiązki sprawozdawcze na przełomie roku nakłada na podmioty zatrudniające osoby niepełnosprawne ustawa z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 127, poz. 721 ze zm.; dalej: ustawa o rehabilitacji) oraz wydane na jej postawie rozporządzenia wykonawcze.
I. Informacja INF-2
Pracodawcy zatrudniający osoby z niepełnosprawnością muszą przede wszystkim pamiętać o wysłaniu informacji rocznych INF-2 do Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON).
Zgodnie z art. 21 ust. 2f ustawy o rehabilitacji oraz na podstawie rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 20 grudnia 2012 r. w sprawie określenia wzorów miesięcznych i rocznych informacji o zatrudnieniu, kształceniu lub o działalności na rzecz osób niepełnosprawnych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 809) określone zostały wzory miesięcznych i rocznych informacji - odpowiednio - o zatrudnieniu osób niepełnosprawnych, o zatrudnieniu i kształceniu osób niepełnosprawnych lub o działalności na rzecz osób niepełnosprawnych.
Informacje miesięczne i roczne sporządza pracodawca, o którym mowa w art. 21 ust. 2, 2a, 2b lub 2e ustawy o rehabilitacji. Tak więc zarówno pracodawcy prowadzący zakład pracy chronionej (ZPChr), jak i ci z otwartego rynku pracy, zatrudniający co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, którzy będąc zwolnieni z obowiązkowych wpłat na PFRON, legitymują się wskaźnikiem zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości co najmniej 6 proc., powinni do 20 stycznia 2016 r. wysłać do PFRON informację roczną o zatrudnieniu, kształceniu lub o działalności na rzecz osób niepełnosprawnych (INF-2). Stanowi ona podsumowanie informacji miesięcznych wysyłanych cyklicznie do funduszu.
PRZYKŁAD 1
Zestawienie dla 12 miesięcy
Pracodawca zatrudniający 30 pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty) oraz osiągający 6-proc. wskaźnik zatrudnienia osób z niepełnosprawnością powinien przesłać informację roczną INF-2 za rok 2015 do PFRON w terminie do 20 stycznia 2016 r. W jej części C zaznacza on podstawę prawną składania informacji INF-1 w poszczególnych miesiącach 2015 r. (np. podstawę prawną zwolnienia z wpłat na PFRON - art. 21 ust. 2 ustawy o rehabilitacji).
II. Deklaracja DEK-R
Na podstawie rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 20 grudnia 2012 r. w sprawie ustalenia wzorów deklaracji składanych zarządowi PFRON przez pracodawców zobowiązanych do wpłat na ten fundusz (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 101), pracodawca dokonujący w 2015 r. wpłat na PFRON z tytułów określonych przepisami ustawy o rehabilitacji powinien przekazać także deklarację roczną (DEK-R) za rok 2015 do 20 stycznia 2016 r.
Deklarację sporządza pracodawca, o którym mowa w art. 21 ust. 1, 2a, 2b i 2g, art. 23, art. 29 ust. 3a1, 3b i 3c, art. 33 ust. 4a, 4c, 7 i 7a ustawy o rehabilitacji oraz art. 38 ust. 2 pkt 1 lit. a tiret pierwsze ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.). Oznacza to, że deklaracja roczna dotyczy tych pracodawców, którzy przynajmniej w jednym miesiącu 2015 r. byli zobowiązani do zadeklarowania wpłaty na PFRON, wynikającej z jednego z tytułów prawnych, takich jak np.:
● wpłaty z tytułu niezapewniania ustawowego poziomu zatrudnienia osób niepełnosprawnych (art. 21 ust. 1, 2a, 2b i 2g ustawy o rehabilitacji),
● wpłaty związane z nieprzystosowaniem środowiska pracy do potrzeb osób niepełnosprawnych (art. 23 ustawy o rehabilitacji),
● wpłaty związane z gospodarowaniem środkami ZFRON (art. 33 ust. 4a i 4c ustawy o rehabilitacji).
PRZYKŁAD 2
Sprawozdanie po zwolnieniu z podatku
ZPChr był uprawniony w okresie styczeń–grudzień 2015 r. do comiesięcznego zwolnienia z zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, które w odpowiedniej części odprowadzał na zakładowy fundusz rehabilitacji (ZFRON). Zgodnie z przepisami 40 proc. tych zaliczek co miesiąc przekazywał do PFRON. Dlatego też pracodawca musi pamiętać, że oprócz comiesięcznych deklaracji DEK-IIa powinien złożyć także deklarację roczną DEK-R do 20 stycznia 2016 r. za kwoty przekazane funduszowi w 2015 r.
III. Obowiązki ZPChr wobec wojewody
Dodatkowe obowiązki sprawozdawcze mają także pracodawcy legitymujący się statusem zakładu pracy chronionej. Są one zawarte w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 22 lutego 2011 r. w sprawie określania wzorów informacji przedstawianych przez prowadzącego zakład pracy chronionej lub zakład aktywności zawodowej oraz sposobu ich przedstawiania (Dz.U. nr 44, poz. 232). Pracodawcy ci powinni przesłać do wojewody właściwego dla siedziby zakładu pracy chronionej do 20 stycznia 2016 r. – za II półrocze roku sprawozdawczego (1 lipca–31 grudnia 2015 r.) - informację półroczną INF-W dotyczącą spełniania przez pracodawców prowadzących ZPChr warunków niezbędnych do nadania im statusu zakładu pracy chronionej określonych w art. 28 oraz obowiązków prowadzącej taki zakład zawartych w art. 33 ust. 1 i 3 ustawy o rehabilitacji.
PRZYKŁAD 3
Brak powinności przesłania INF-W
Pracodawca w maju 2015 r. stracił status ZPChr, ale spełniając warunki ustawowe (zatrudnia 40 pracowników w przeliczeniu na etaty, w tym 25 proc. osób z niepełnosprawnością), zachował prawo do dysponowania środkami ZFRON. W związku z obowiązkami sprawozdawczymi na początku roku przedsiębiorca ten powinien przesłać do 20 stycznia 2016 r. zarówno INF-2, jak i DEK-R. Natomiast nie musi wysyłać informacji półrocznej INF-W, gdyż nie jest już zakładem pracy chronionej.
Formy składania dokumentów
● Pracodawcy zobowiązani są składać deklaracje roczne DEK-R w formie dokumentu elektronicznego za pośrednictwem systemu e-PFRON2.
● Również informacje roczne INF-2 należy składać w formie dokumentu elektronicznego w systemie e-PFRON2.
Pełna informacja o teletransmisji danych oraz wyjaśnienia do dokumentów składanych zarządowi PFRON w zakresie obowiązkowych wpłat dostępne są na stronach internetowych systemu e-PFRON2: http://www.e-pfron.pl.