Umowa o pracę z pracownikiem zatrudnionym w firmie od kilku lat ulegnie rozwiązaniu 31 października. Na koniec pracy zostaną mu wypłacone odprawa pieniężna w związku z rozwiązaniem stosunku pracy z przyczyn niedotyczących pracownika, ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy oraz za pranie odzieży roboczej i prawdopodobnie nagroda uznaniowa.
Izabela Nowacka ekspert od wynagrodzeń / Dziennik Gazeta Prawna
Pracownik ten ma kilka potrąceń: dwa komornicze, tj. alimentacyjne na sumę 1500 zł miesięcznie i niealimentacyjne (ok. 5000 zł), oraz dobrowolne – spłaca pożyczkę z ZFŚS w ratach wynoszących po 250 zł miesięcznie. Jak prawidłowo przeprowadzić wszystkie potrącenia w październiku? Czy zastosować więcej niż jedną kwotę wolną w tym miesiącu?
ODPOWIEDŹ
Zarówno odprawa ekonomiczna, jak i ekwiwalent urlopowy, mimo że nie są wynagrodzeniami w ścisłym znaczeniu, podlegają ochronie przed potrąceniami tak jak wynagrodzenie. Są bowiem świadczeniami wynikającymi ze stosunku pracy, co potwierdza orzecznictwo Sądu Najwyższego (wyroki: z 29 stycznia 2007 r., sygn. akt II PK 181/06, oraz z 17 lutego 2004 r., sygn. akt I PK 217/03). Z kolei nagroda uznaniowa powinna być w całości przeznaczona na spłatę długu alimentacyjnego. Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej w ogóle nie podlega egzekucji, co oznacza, że nie można nic ująć z tej należności.
Rodzaje świadczeń
Rozwiązanie stosunku pracy oznacza dla pracodawcy konieczność ustalenia, jakie dodatkowe należności przewidziane w powszechnych przepisach prawa pracy i wewnętrznych przysługują pracownikowi. Są to różnego rodzaju odprawy, rekompensaty, a także ekwiwalent za urlop wypoczynkowy, do których prawo powstaje w razie rozwiązania umowy o pracę.
Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy trzeba – tak jak wynagrodzenie – wypłacić bezwzględnie w ostatnim dniu pracy (wyrok SN z 29 marca 2001 r., sygn. akt I PKN 336/00, OSNP 2003/1/14). Z dniem rozwiązania stosunku pracy prawo pracownika do urlopu wypoczynkowego w naturze przekształca się w prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop. Zdaniem resortu pracy i SN również wypłata odprawy ekonomicznej powinna nastąpić najpóźniej w dniu rozwiązania umowy o pracę. Zatem w tym dniu pracodawca powinien rozliczyć się z pracownikiem nie tylko z bieżącego wynagrodzenia, lecz także z pozostałych świadczeń, takich jak ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop oraz odprawy – emerytalna, rentowa czy pieniężna z tytułu zwolnień grupowych.
Jeżeli wobec pracownika została wszczęta egzekucja sądowa prowadzona przez komornika, to oprócz wynagrodzenia zajęciu podlegają również pozostałe świadczenia ze stosunku pracy, w tym związane z rozwiązaniem pracowniczego angażu.
Potrąceń dokonuje się z wynagrodzenia za pracę, które należy rozumieć bardzo szeroko. Chodzi tu nie tylko o wynagrodzenia stanowiące ekwiwalent za pracę, lecz także wynagrodzenia z tytułu nieobecności w pracy (chorobowe, urlopowe, za urlop okolicznościowy, za przestój), premie, prowizje, nagrody (w tym jubileuszowa), dodatki i inne należności związane ze stosunkiem pracy, jak ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy, odprawa emerytalna czy tzw. odprawa ekonomiczna z tytułu rozwiązania z pracownikiem stosunku pracy z przyczyn go niedotyczących. Te wynagrodzenia i świadczenia podlegają egzekucji, ale ograniczonej, korzystają bowiem z ochrony, jaką roztacza kodeks pracy. Oznacza to, że wolno je przeznaczać na spłatę zadłużenia, ale tylko w określonych granicach.
Potrąceń dokonuje się z sumy wynagrodzeń uzyskanych w danym miesiącu, po odliczeniu wszystkich obowiązkowych narzutów, tj. składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, finansowanych przez pracownika, oraz zaliczki na podatek dochodowy. Podstawą potrącenia jest więc wynagrodzenie netto. Jeżeli w danym miesiącu, oprócz periodycznego wynagrodzenia, dochodzi do wypłaty składników za okresy dłuższe niż jeden miesiąc (np. premia kwartalna, nagroda roczna), to wówczas potrąceń dokonuje się od łącznej kwoty wynagrodzenia uwzględniającej te składniki. Podobnie jest z odprawami czy ekwiwalentem urlopowym. Należy je również doliczyć do całego przychodu pracownika, odliczyć składki ZUS (w razie przychodów oskładkowanych) oraz podatkową zaliczkę i potrąceń dokonać z zastosowaniem jednej kwoty granicznej i jednej kwoty wolnej.
W jakich granicach
Kodeksowa osłona wynagrodzenia za pracę polega na ustanowieniu granic potrąceń, a więc dopuszczalnych kwot, które w ogóle można zabrać pracownikowi. Sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń – alimentacyjnych i niealimentacyjnych – nie mogą łącznie przekraczać trzech piątych wynagrodzenia netto pracownika. Zatem w razie zbiegu tych dwóch rodzajów przymusowych potrąceń granica wynosi 60 proc. pensji po odliczeniu podatku i składek. Należy więc obliczyć wysokość kwoty granicznej i rozdzielić ją odpowiednio na oba rodzaje potrąceń, ale przestrzegając zasady, że alimenty mają pierwszeństwo przed pozostałymi. Alimenty powinny być więc zaspokojone w pierwszej kolejności i nieraz się zdarza, że to one pochłoną całą dopuszczalną kwotę, co przekreśla dalsze odjęcia. Niekiedy też występuje sytuacja, że po potrąceniu alimentów (szczególnie gdy jest ustalona miesięczna kwota z tego tytułu) kwota graniczna pozwala jeszcze na uszczuplenie wynagrodzenia na poczet innej należności, ale na drodze staje kwota wolna. Tak się dzieje, gdy po odjęciu alimentów pracownikowi pozostaje kwota wynagrodzenia niższa od wolnej. Wtedy nie można już nic przeznaczyć na rzecz wierzyciela.
Kwota wolna
Drugą formą ochrony wynagrodzenia, oprócz kwoty granicznej, jest kwota wolna od potrąceń. Jest to pewna gwarantowana część pensji, którą pracownikowi należy zachować do dyspozycji. Jednak nie obowiązuje ona dla alimentów. Tu jedyną barierą jest kwota graniczna – 3/5. Wysokość kwoty wolnej zależy od rodzaju potrącenia. W przypadku sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne wolna od potrąceń jest kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości 100 proc. minimalnego wynagrodzenia za pracę, przysługującego pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.
Należy też pamiętać, że nagroda z zakładowego funduszu nagród, dodatkowe wynagrodzenie roczne (tzw. trzynastka) oraz należności przysługujące pracownikom z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej podlegają egzekucji na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych do pełnej wysokości. Oznacza to, że w stosunku do wymienionych rodzajów dochodów nie ma ograniczenia do 3/5 (ale dotyczy to tylko ściągania alimentów). Zatem nawet cała nagroda czy trzynastka mogą przejść w ręce wierzyciela.
Kodeks pracy nie reguluje, ile kwot wolnych stosować w miesiącu, w którym są wypłacane pracownikowi świadczenia o różnym charakterze, np. wynagrodzenie za pracę i odprawa ekonomiczna czy nagroda jubileuszowa. Tę kwestię rozstrzygnął jednak Główny Inspektorat Pracy, stając na stanowisku, że przy wypłacie kilku świadczeń z różnych tytułów w jednym miesiącu stosuje się pojedynczą kwotę wolną, a granicę ustala się od łącznej sumy netto tych świadczeń (pismo z 19 listopada 2012 r., znak: GNP-364/306-072-43-1/12).
Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, kwoty wolne ulegają zmniejszeniu proporcjonalnie do wielkości etatu. Powstaje pytanie, czy wynagrodzenie minimalne netto dla pełnego etatu pomniejszyć stosownie do wymiaru czasu pracy, czy najpierw obliczyć wynagrodzenie minimalne brutto dla niepełnego wymiaru, a potem odliczyć składki i podatek, by uzyskać kwotę wolną od potrącenia dla niepełnoetatowca. Wynik nie jest bowiem ten sam. Różnica jest spowodowana składką zdrowotną, która ulega obniżeniu do wysokości zaliczki na podatek, jeśli tę zaliczkę przewyższa. Dlatego w praktyce przyjmuje się tę drugą opcję jako korzystniejszą dla pracownika.
Nie podlegają egzekucji zgodnie z art. 831 par. 1 pkt 1 ustawy z 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 101 ze zm.) sumy i świadczenia w naturze wyasygnowane na pokrycie wydatków lub wyjazdów w sprawach służbowych. W odniesieniu do pracowników do tej kategorii należy zaliczyć np. należności z tytułu delegacji służbowych czy ekwiwalenty za pranie i konserwację obuwia oraz odzieży roboczej. Pieniądze z tego tytułu nie podlegają zajęciu.
Dobrowolne
Inną grupę stanowią potrącenia dobrowolne. Są ujmowane z wynagrodzenia pracownika tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie. W przypadku potrąceń dobrowolnych również trzeba pracownikowi pozostawić kwotę wolną. Jest nią kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości 100 proc. kwoty minimalnego wynagrodzenia netto – przy potrącaniu należności na rzecz pracodawcy. Za należności podlegające takiemu potrąceniu uważa się m.in. raty pożyczek mieszkaniowych z ZFŚS. Brakuje przepisu w kodeksie pracy, który dostosowywałby kwoty wolne do wymiaru czasu pracy. Jednak GIP zajął w tej sprawie stanowisko (pismo z 22 lutego 2011 r., znak: GPP-364-4560-8-1/11/PE/RP), zgodnie z którym kwoty wolne powinny być zmniejszane proporcjonalnie do etatu, tak jak w przypadku potrąceń dobrowolnych.
Reasumując, w razie jednoczesnego wystąpienia potrąceń przymusowych i dobrowolnych priorytetowo muszą być traktowane te pierwsze. Dopiero w następnej kolejności, gdy wystarczy środków, pracodawca może zaspokoić pozostałe, dobrowolne, oczywiście przestrzegając kwot wolnych.
PRZYKŁAD DLA PRACOWNIKA
Dla zobrazowania problemu potrąceń w razie ich zbiegu załóżmy, że:
● pracownik jest zatrudniony na 3/4 etatu, z wynagrodzeniem miesięcznym 3650 zł brutto (podwyższone koszty uzyskania przychodów, złożone oświadczenie PIT-2),
● nagroda uznaniowa wynosi 1000 zł,
● odprawa ekonomiczna – 7300 zł (zwolniona ze składek na ZUS),
● ekwiwalent za urlop – 318,90 zł,
● ekwiwalent za pranie – 25 zł (zwolniony z podatku i składek).
Ze względu na przeznaczenie nagrody w 100-proc. na alimenty najlepiej sporządzić do tego osobną listę płac, by ustalić kwotę do wypłaty i kwotę do potrącenia na alimenty.
Lista nr 1

Do ściągnięcia tytułem alimentów pozostanie jeszcze 802,76 zł (1500 zł – 697,24 zł).
Lista nr 2
Liczymy wynagrodzenie netto:
Łączny przychód – 11 268,90 zł
Składki społeczne – 544,13 zł (3650 zł + 318,90 zł) x 13,71 proc.
Składka zdrowotna do ZUS – 308,23 zł [(3650 zł + 318,90 zł) - 544,13 zł] x 9 proc.
Składka zdrowotna do odliczenia od podatku – 265,42 zł [(3650 zł + 318,90 zł) – 544,13 zł] x 7,75 proc.
Podstawa opodatkowania – 10 614 zł (11 268,90 zł – 111,25 zł – 544,13 zł)
Zaliczka na podatek – 1599 zł [(10 614 zł x 18 proc.) – 46,33 zł – 265,42 zł]
Wynagrodzenie netto 8817,54 zł (11 268,90 zł – 544,13 zł – 308,23 zł – 1599 zł)
Dokonujemy potrąceń:
Krok 1. Wyznaczenie kwoty granicznej potrącenia (3/5): 8817,54 zł x 3/5 = 5290,52 zł
Kwota graniczna po odliczeniu reszty alimentów to 4487,76 zł (5290,52 zł – 802,76 zł).
Krok 2. Odliczenie alimentów od dochodu: 8817,54 zł – 802,76 zł = 8014,78 zł
Krok 3. Potrącenie sumy należności niealimentacyjnej: 8014,78 zł – 4487,76 zł = 3527,02 zł
Krok 4. Ustalenie kwoty wolnej od potrącenia: 985,63 zł – dla 3/4 etatu (podwyższone koszty uzyskania, PIT-2)
Kwota wolna u pracownika – nienaruszona
Krok 5. Potrącenia dobrowolne 250 zł, kwota wolna 985,63 zł (dla 3/4 etatu)
Krok 6. Ustalenie kwoty do wypłaty po potrąceniach: 3527,02 zł – 250 zł = 3277,02 zł
Krok 7. Ostatecznie do wypłaty: 3 277,02 zł + 25 zł = 3 302,02 zł
Podstawa prawna
Art. 87–91 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014r. poz. 1502 ze zm.).