OPIS SYTUACJI: Spółka InfBud zajmuje się sprzedażą i montażem w budynkach instalacji, m.in. wentylacyjnych i klimatyzacyjnych, ale również różnego rodzaju systemów zintegrowanych, w tym opartych na rozwiązanych informatycznych. W związku z tym zatrudnia dużą grupę pracowników, którzy świadczą pracę poza jej siedzibą. Są wśród nich np. handlowcy zajmujący się pozyskiwaniem nowych klientów i sprzedażą elementów systemów (jako towarów), ale również negocjujący potężne kontrakty na projektowanie i montaż kompleksowych rozwiązań, czy pracownicy, którzy realizują zlecenia na budowach. Wszystkich łączy to, że wiele podróżują. Przy czym nie zawsze te wyjazdy mogą być zakwalifikowane jako podróże służbowe. Niekiedy wynika to z tego, że pracownik przemieszcza się w obszarze stałego miejsca świadczenia pracy (np. po województwie przypisanym dla danego handlowca), innym razem z tego, iż świadczenie jest realizowane na danym obiekcie przez okres dłuższy niż pół roku i konieczne jest oddelegowanie pracujących przy takim zleceniu w nowe miejsce (tj. modyfikacja stałego miejsca świadczenia pracy). Oczywiście ci, którzy podróżują w interesach spółki, niezależnie od tego, czy formalnie przebywają w podróży służbowej (potocznie delegacji), czy wyjazd nie ma takiego charakteru, w razie potrzeby korzystają na koszt firmy z noclegu. Przy krótkich wyjazdach nocują w hotelu, a w przypadku oddelegowania do pracy na budowie (często zagranicznej) – najczęściej jest to mieszkanie czy budynek wynajęty przez firmę.
W przypadku pracowników nocujących w hotelach wartość noclegu jest doliczana do ich przychodów (względnie zwalniana od podatku PIT w ramach miesięcznego limitu 500 zł). Jeżeli jednak pracownicy korzystają z lokalu lub budynku wynajętego przez pracodawcę, wówczas noclegi nie wpływają na ich przychód.
Jeden z zatrudnionych, handlowiec na obszar województw zachodniopomorskiego i lubuskiego, który często musi korzystać z noclegów w czasie podróży, jakie odbywa nie będąc w delegacji, zakwestionował poprawność postępowania spółki polegającego na doliczaniu wartości noclegu do przychodu i opodatkowywaniu oraz obciążaniu go składkami odprowadzanymi do ZUS.
W związku z tym dyrektor finansowy pan Jarosław i główna księgowa spółki pani Marta postanowili spotkać się z doradcą podatkowym Jakubem Kowalskim, który nieraz już pomógł spółce wybrnąć z tarapatów podatkowych (i nie tylko).
Sprawa jest o tyle pilna, że weto handlowca wobec dotychczasowego nierównego traktowania pracowników odbiło się echem w całej firmie. Zauważono przejawy niezadowolenia ze strony jednych i obawy ze strony drugich – czy nie zostaną obciążeni podatkami i składkami.
Spotkanie zostało zorganizowane ad hoc i wszyscy spotkali się w gabinecie dyrektora jeszcze przed weekendem. W trakcie spotkania okazało się, że pracownik może mieć rację...
● Etap I Identyfikacja problemu
– To mówi pan, że Porczyński może mieć rację? – dyrektor wolał się upewnić, że dobrze zrozumiał doradcę.
– Niestety, a może raczej tak – powiedział doradca. – Może się bowiem okazać, że to nie jest problem, a zdefiniujemy sobie obszar, w którym istnieje możliwość zaoszczędzenia wydatków przez firmę i pracownika.
– Panie dyrektorze, zgodnie z koncepcją mecenasa – księgowa wskazała na doradcę – o której kiedyś już rozmawialiśmy, można jeść, pić i spać osobiście, ale nie na potrzeby osobiste.
– Dokładnie tak – doradca był wyraźnie zadowolony z tego, że główna księgowa przypomniała o tym, że sygnalizował klientowi tę kwestię już jakiś czas temu. – Musimy w pierwszej kolejności wyraźnie ustalić, z jakimi wyjazdami mamy do czynienia i rozstrzygnąć, czy na pewno powinniśmy traktować to w kategorii problemu.
– Sugeruje pan, że to może być dla nas jakaś szansa? – bardziej stwierdził, niż zapytał dyrektor.
RADA 1
– Nie sugeruję, a mówię to wprost – doradca wyraźnie chciał uniknąć niedomówień. – Z tym że musimy mówić wyłącznie o wyjazdach w sprawach firmy.
– Tak. Ale przecież są interpretacje indywidualne, w których organy twierdzą, że w przypadku gdy wyjazd nie jest podróżą służbową, pracownik uzyskuje przychód i można stosować zwolnienie jedynie do wysokości 500 zł miesięcznie – księgowa, jak zresztą już wcześniej, sceptycznie odnosiła się do śmiałej koncepcji doradcy.
– Pani Marto – doradca zaczerpnął powietrza, przygotowując się do dłuższego wywodu – ma pani rację. Nieraz zresztą już na ten temat rozmawialiśmy i wiem, że trochę panią przeraża moja śmiała koncepcja. Istotnie organy w przeszłości dość mocno okopały się na stanowisku, że skoro pracownik nocuje na koszt pracodawcy, nie będąc w podróży służbowej, to musi z tego tytułu uzyskiwać przychód i jedyne, co mu przysługuje, to zwolnienie do kwoty 500 zł miesięcznie. Ale ostatnio nastąpiła pewna poprawa, żeby nie powiedzieć przełom – zawahał się doradca – w sprawie świadczeń dla pracowników i przychodu, jaki z tego tytułu uzyskują czy raczej nie uzyskują.
– Ma pan na myśli wyrok trybunału z lipca zeszłego roku – dyrektor również się orientował w temacie.
– Dokładnie tak, ale nie tylko – doprecyzował doradca.
– Ale czy to jest bezpiecznie w ogóle nie wykazywać przychodu pracowników? – księgowa cały czas nie była przekonana.
– A co w naszych podatkach jest całkowicie bezpieczne – dyrektor głośno powiedział to, czego wszyscy obecni mieli świadomość, ale takim stwierdzeniem dał wyraźny sygnał, że jest otwarty na pomysł doradcy.
● Etap II Weryfikacja procedury przekazywania świadczeń
– Tak jest, kluczowe znaczenie ma to, abyśmy pamiętali, że w każdym przypadku musimy wykazać, że pracownik wyjeżdża służbowo, nawet wówczas, gdy nie jest to klasyczna delegacja według kodeksu pracy – doradca wyczuł, że dyrektor właśnie udzielił mu przepustki do dalszego działania.
– To chyba jest oczywiste – księgowa porzuciła na chwilę swój sceptycyzm – przecież wiadomo, że nie sfinansujemy noclegów w czasie prywatnych wyjazdów.
– I tutaj muszę panią zaskoczyć – doradca tym razem nie podzielał optymizmu głównej księgowej – to jednak my musimy udowodnić, że wyjazd ma charakter służbowy. Na szczęście mamy tutaj wspólny mianownik dla naszych kosztów i dla braku przychodów pracownika.
– Co pan ma na myśli? – dyrektor był wyraźnie zaintrygowany. – Przecież to jest normalne, że wyjazdów wakacyjnych nie finansujemy.
– Wszyscy to wiemy – powiedział doradca. – Ale jeszcze musimy to uprawdopodobnić – dokończył już całkiem poważnie.
– Czyli do każdego noclegu będziemy pisali jakieś wypracowania – główna księgowa wyraźnie nie była zachwycona.
– Nic z tych rzeczy – szybko uspokoił ją doradca. – Wystarczy krótkie zarządzenie szefostwa albo wewnętrzna procedura dotycząca zasad finansowania noclegów. Ważne, żeby sprecyzować kto, co, dla kogo i w interesie kogo kupuje. Z tego co się orientuję, w firmie funkcjonują różne modele zakupów świadczeń noclegowych.
– Tak, ale za chwilę. Proszę wskazać jakiś przykład, w którym miałoby miejsce zapewnienie pracownikowi zakwaterowania na potrzeby prywatne – drążył temat dyrektor. – Myślę, że to pomoże zrozumieć istotę zagadnienia.
– Proszę bardzo. Zatrudniamy pracownika w siedzibie firmy. Jest to na tyle pożądany specjalista, że ściągamy go z drugiego końca Polski. Aby trwale związać go ze spółką i zachęcić do przeprowadzki, aby pracował bardziej efektywnie i co piątek nie urywał się z pracy, jadąc na weekend do rodziny, zapewniamy dla niego i jego rodziny mieszkanie. W tym przypadku jest to zakwaterowanie na potrzeby osobiste i nawet jeżeli na nasz koszt, bo świadczenie wynika z umowy, to z pewnością wyznacza przychód pracownika.
– No tak, teraz sprawa jest jasna – przykład doradcy najwyraźniej trafił do dyrektora.
– Na co musimy zwrócić uwagę, przygotowując odpowiednie zarządzenie czy procedurę? – Księgowa już nie oponowała, ale chciała poznać konkrety.
– Przede wszystkim musimy z takich wyjazdów zrobić quasi-delegacje – zaczął doradca.
– Ale przecież nie możemy poszerzyć definicji z kodeksu pracy – pani Marta jednak cały czas była niechętna zmianom.
– Stąd mówię o quasi-delegacjach. Chodzi mi o to, aby w przypadku wyjazdów niebędących podróżami służbowymi również wyraźnie było wskazane, że podróż była w sprawach firmy. Idealnie byłoby, gdyby udało się wprowadzić polecenia wyjazdu, ale wiem, że to nie zawsze jest możliwe, więc pewnym minimum jest to, aby w rozliczeniu wydatków w opisie dokumentu potwierdzającego taki koszt było wyraźnie określone, kto, kiedy, gdzie i w jakiej sprawie odbywał podróż. Taki zwykły opis merytoryczny.
– To da się zrobić – przytaknął dyrektor.
– Czyli wracamy do kolejnego pana konika: opisów merytorycznych – księgowa nieraz rozmawiała na ten temat z doradcą.
– Właśnie. Opis merytoryczny to kluczowa sprawa przy rozliczaniu kosztów i odliczaniu VAT, choć oczywiście od noclegów VAT nie odliczamy – pośpiesznie doprecyzował doradca. – Ale również przy wykazywaniu, że pracownik nie uzyskał przychodu.
– To wszystko? – Dyrektor był nieco zdziwiony, że tak nisko ustawiana jest poprzeczka.
– Jeszcze nie. To w zasadzie jest operacja końcowa, a najpierw musimy kupić świadczenie. Jeżeli pracodawca zamawia nocleg centralnie, to nie ma problemu. Czasem jednak pracownicy państwa firmy jadą w podróż i sami na miejscu kupują usługę hotelową.
– W przypadku handlowców tak jest najczęściej – przytaknęła księgowa.
RADA 2
– No właśnie. I dlatego musimy doprecyzować, że nie otrzymują w takim przypadku żadnego zwrotu kosztów, tylko od początku działają w imieniu i na rzecz pracodawcy. Innymi słowy: kupują nie dla siebie, ale dla firmy i następnie korzystają na potrzeby pracy ze świadczenia niepieniężnego.
– Czyli wchodzimy w obszar pełnomocnictwa? – zauważył dyrektor.
– Właśnie tak. Skoro do tej pory pracownicy to stosowali, to i tak działali na rzecz spółki, a my to tylko uporządkujemy i sformalizujemy – doradca nawiązał do tego, że już wcześniej pracownicy w ten sposób kupowali noclegi w czasie podróży.
– A przy okazji doprecyzujemy, kto i do jakiej kwoty może kupować nocleg – ucieszyła się księgowa, do której najbardziej chyba przemawiała perspektywa ukrócenia rozrzutności niektórych pracowników.
● Etap III Zasady dokumentowania noclegów
– Z czym jeszcze w praktyce będzie się wiązało wprowadzenie takich zasad? Chodzi o wpływ na działania samych pracowników – dyrektor wiedział, że pewne rozwiązania są trudne do wdrożenia ze względu na bierny opór zatrudnionych.
RADA 3
– To nie będzie żadna rewolucja – uspokoił doradca. – W praktyce kluczowe znaczenie ma to, by pracownik, który kupił nocleg, będąc w podróży niebędącej delegacją w znaczeniu prawa pracy, zadbał o to, aby faktura była wystawiona nie na niego, ale na firmę.
– Większość pracowników przywozi faktury wystawione na firmę – potwierdziła główna księgowa. – Ale co w przypadku, gdy w recepcji hotelu nie mogą wystawić faktury na kogoś innego niż na gościa?
– Czasem tak bywa, ale obecnie bardzo rzadko się z tym spotykam. Gdyby nawet taka sytuacja miała miejsce, to niech pracownik nie bierze faktury, tylko poprosi o jej wystawienie i przesłanie do firmy. Wówczas faktura jest wystawiana przez dział księgowości lub sprzedaży hotelu.
– Rozumiem, że możemy liczyć na pana pomoc w przygotowaniu instrukcji zawierającej wyraźne wskazówki dla pracowników, również w takich sytuacjach awaryjnych? – dyrektor w zasadzie już podjął decyzję o stworzeniu i wdrożeniu stosownego dokumentu.
– Tak, oczywiście, ja i pracownicy mojej kancelarii jesteśmy do dyspozycji.
– W ostateczności nawet jak się zdarzy, że pracownik przywiezie fakturę wystawioną na siebie, to pozostaje limit 500 zł, względnie możemy zrobić wyjaśnienie – księgowa porzuciła swój sceptycyzm. – Tylko czy zawsze musimy pracownikowi zwrócić koszt, gdy przyniesie fakturę na firmę?
– Nie zwrócić koszt, tylko rozliczyć wydatek – poprawił doradca. – Właśnie kluczowe znaczenie ma to, że nie zwracamy kosztów, ale rozliczamy wydatki. Zwrot kosztów jako wypłata pieniężna stanowiłby przychód pracownika. Ale odpowiadając na pytanie: nie, to nie oznacza, że musimy rozliczyć. Tak jak w każdym innym przypadku, jeżeli np. stwierdzimy, że pracownik przekroczył umocowanie albo nocleg nie był zasadny – możemy odmówić rozliczenia wydatku.
● Etap IV Sprawdzenie sposobu dokumentacji noclegów
– Czyli wszystko już wiemy – podsumował dyrektor, wyraźnie dając sygnał do zakończenia spotkania.
– Ja tak – przytaknęła księgowa. – Przyjmujemy wykładnię, według której nieodpłatne świadczenie na potrzeby wykonywanej pracy nie jest przychodem. Czy o czymś musimy pamiętać w sposób szczególny? Mam na myśli mój dział księgowości.
– Tak, musicie panie zwracać szczególną uwagę, na kogo jest wystawiona faktura. Powinna być wystawiona na firmę. No i oczywiście istotne są opisy.
– Panie Jakubie, czy uważa pan, że powinniśmy wystąpić z wnioskiem o interpretację podatkową, czy możemy spokojnie to stosować bez takiej wykładni? – zwrócił się do doradcy dyrektor, gdy ten zaczął się szykować do wyjścia.
RADA 4
– Zdecydowanie lepiej potwierdzić taką wykładnię, zwłaszcza że obecnie są duże szanse, że dostaniemy jej potwierdzenie już na pierwszym etapie postępowania, a taka pozytywna interpretacja skutecznie ostudzi ewentualne zapędy ZUS do szukania składek, bo brak przychodu podatkowego oznacza również brak podstawy do naliczania składek – stwierdził doradca.
– Dobrze. Zatem bierzemy się do pracy. Czekamy na projekt instrukcji dla pracowników od pana Jakuba. Rozumiem, że wniosek też pan przygotuje, a ty Marta już dzisiaj zmotywuj swoje podwładne do tego, aby zwracały uwagę, na kogo są wystawiane faktury za noclegi pracowników – podsumował dyrektor.
1 RADA PRAWNIKA
Ostrożnie ze zwolnieniem z podatku
● Nie daj się namówić do zbyt szerokiego stosowania zwolnienia od PIT.
● Zadbaj, aby stosowane wewnątrz firmy procedury nie pozostawiały wątpliwości co do tego, że pracownicy korzystają z noclegów jedynie wówczas, gdy jest to w interesie pracodawcy, a w szczególności, że wyjazdy mają charakter służbowy.
● Brak przysporzenia po stronie pracownika oznacza, że w ogóle nie uzyskuje on przychodu podatkowego i nie ma od czego zwalniać.
Podstawowa zasada jest taka, że aby zastosować zwolnienie od PIT, w pierwszej kolejności musi wystąpić przychód/dochód, wobec którego zwolnienie miałoby zastosowanie. Prawodawca zwalnia od PIT wartość świadczeń przekazywanych pracownikowi z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowej. Zastrzega jednak, że zwolnienie takie ma zastosowanie jedynie w ramach limitów przewidzianych dla podróży służbowych w przepisach odrębnych, a także do świadczenia z tytułu zakwaterowania pracowników, z tym że do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie 500 zł. To jednak nie musi oznaczać, że każde świadczenie, jakie pracownik uzyskuje w związku z korzystaniem z zakwaterowania, musi skutkować powstaniem po jego stronie przychodu podatkowego.
Fakt, że tego rodzaju zwolnienia są zapisane w ustawie o PIT organy próbują niekiedy wykorzystać na niekorzyść pracownika, twierdząc, że jeżeli przebywa on w podróży niebędącej podróżą służbową, a pracodawca finansuje mu nocleg, należy zapłacić podatek, gdy wartość noclegu przekroczy w miesiącu 500 zł.
Z interpretacji indywidualnej dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 19 września 2013 r. (nr IPTPB1/415–408/13–2/MD) wynika, że skoro spółka ponosi wydatki za noclegi przedstawicieli handlowych w związku z ich wyjazdami (niebędącymi podróżami służbowymi) w ramach obowiązków pracowniczych, to wartość tych noclegów – wbrew twierdzeniu spółki – będzie stanowić dla nich nieodpłatne świadczenie jako przychód ze stosunku pracy. Przychód ten będzie jednak korzystać ze zwolnienia z podatku dochodowego określonego w art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o PIT (ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.), tj. do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie 500 zł. Natomiast wartość świadczenia przekraczającą kwotę 500 zł ponoszoną przez pracodawcę z tytułu zapewnienia pracownikowi noclegu, spółka będzie miała obowiązek doliczyć do wynagrodzenia wypłaconego mu w danym miesiącu i od łącznej wartości obliczyć, pobrać i odprowadzić zaliczkę na PIT według zasad przewidzianych dla opodatkowania przychodów ze stosunku pracy (podobnie m.in. w interpretacji indywidualnej dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 3 czerwca 2014 r., nr IPPB4/415–274/14–2/JK).
Co ważne, i o czym nie można zapominać, nawet jeżeli miałoby zastosowanie zwolnienie od PIT w ramach limitu 500 zł, to przychód stanowi podstawę naliczania składek odprowadzanych do ZUS (ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1442 ze zm.). Stąd właśnie kluczowe jest to, aby zostało wykazane, że pracownik otrzymuje świadczenie niepieniężne nie na własne potrzeby, a w interesie pracodawcy. To jest bowiem podstawa do twierdzenia, że brak jest przysporzenia po stronie zatrudnionego, a wobec tego w ogóle nie uzyskuje on przychodu podatkowego.
Pracownik, otrzymując świadczenie noclegowe po to, aby móc prawidłowo wykonywać pracę zleconą przez pracodawcę, a nie na potrzeby osobiste, nie osiąga wraz z nim korzyści, a co za tym idzie, nie uzyskuje przychodu podatkowego. Zgadza się z tym obecnie część organów podatkowych. Teza taka, po uprzednich bataliach sądowych, została potwierdzona w interpretacji indywidualnej dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 17 lipca 2015 r., nr IPPB4/4160–36/1405/JK: „(...) w wyroku z 2 października 2014 r., sygn. akt II FSK 2387/12 Naczelny Sąd Administracyjny orzekł, że obowiązek zapewnienia prawidłowej organizacji pracy nie może być utożsamiany tylko z zapewnieniem biurka, materiałów biurowych (...). Skoro więc prawidłowe i efektywne wykonywanie obowiązków pracowniczych wymaga od pracownika nocowania w hotelu, aby w określonym czasie wynikającym z kontaktów handlowych (...) dotrzeć do kontrahenta, to zapewnienie tej możliwości przez pracodawcę nie jest korzyścią pracownika, ale właśnie wypełnieniem przez pracodawcę ustawowego obowiązku prawidłowego organizowania pracy”. Organ ten uznał, że mimo szerokiego ujęcia w art. 12 ust. 1 ustawy przychodów ze stosunku pracy nie każde świadczenie spełnione przez pracodawcę na rzecz pracownika podlega PIT.
Przemożny wpływ na kształtowanie się powyższej wykładni miał wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. (sygn. akt K 7/13), w którym zostało wskazane, że: „(...) gdy nieodpłatne świadczenie zostało przyjęte jako warunek niezbędny do zgodnego z prawem wykonania pracy – po stronie pracownika nie pojawia się korzyść, która mogłaby być objęta podatkiem dochodowym”.
2 RADA PRAWNIKA
Celowe pełnomocnictwo dla pracownika
● Doprecyzuj zasady, według których pracownicy korzystają z noclegów zapewnianych przez pracodawcę.
● Udziel stosownych umocowań, tak aby nawet jeżeli bezpośrednio to pracownicy kupują usługę noclegową, nie budziło wątpliwości, w czyim imieniu i na czyją rzecz działają.
O wzbogaceniu lub zaoszczędzeniu przez pracownika nie może być mowy wówczas, gdy odbywa on podróż, również niebędącą podróżą służbową w znaczeniu prawa pracy i otrzymuje na potrzeby takiej podróży nocleg (podobnie zresztą jak np. przejazd). Przy czym ważne jest to, że pracownik otrzymuje świadczenie o charakterze niepieniężnym również wówczas, gdy pracodawca zapewnia je, udzielając mu umocowania do nabycia go w imieniu i na rzecz pracodawcy. Z całą stanowczością należy podkreślić, że chodzi tutaj o zapewnienie świadczenia niepieniężnego w postaci noclegu, a nie wypłatę określonej kwoty w pieniądzu z tytułu zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika.
Kluczowe znaczenie ma to (o stosowny dowód w postaci odpowiednich umocowań i prawidłowo wystawionej faktury musi zadbać pracodawca), że pracownik nie otrzymał pieniędzy, tylko nocleg. Konieczność skorzystania z niego jest determinowana potrzebami pracodawcy, bo to w jego interesie pracownik odbył podróż – gdyby nie to, zatrudniony nie odbyłby takiej podróży i nie byłoby potrzeby zapewniania mu noclegu.
Bez względu bowiem na sposób nabycia usługi noclegowej przez pracodawcę to on i tylko on ma zapewnić pracownikowi odpowiednie warunki pracy. Tak stwierdził również Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 18 czerwca 2012 r., sygn. akt III SA/Wa 2629/11, dotyczącym zapewnienia pracownikom noclegów w czasie wyjazdów niebędących podróżami służbowymi. Wskazał on, że przepisy prawa nie nakładają na pracownika obowiązku ponoszenia za pracodawcę wydatków związanych ze świadczeniem pracy. Wszystkie takie koszty są pokrywane przez pracodawcę, a należą do nich wydatki związane z zapewnieniem noclegu w miejscu wykonywania pracy zgodnie z zapisami umowy o pracę – oddalonym od siedziby pracodawcy, a jednocześnie znajdującym się poza miejscem zamieszkania pracownika. Zdaniem sądu zapłata przez pracodawcę za koszty noclegu pracownika wykonującego swe obowiązki w miejscu określonym w umowie o pracę (poza siedzibą firmy oraz miejscem jego zamieszkania) stanowi racjonalny wydatek firmy związany z realizacją określonych celów gospodarczych. Jest on ponoszony w interesie pracodawcy i w celu osiągnięcia przychodów firmy, stanowi więc koszt działalności gospodarczej, a nie element przychodu pracownika. Przyjęcie odmiennego stanowiska prowadziłoby do paradoksalnego wniosku, że wartość wydatków pracodawcy związanych z obowiązkami pracownika w postaci m.in. materiałów biurowych, zużytego prądu, wydatków związanych z eksploatacją samochodu służbowego itp. powinna być proporcjonalnie przypisywana do przychodów pracowników z tytułu stosunku pracy – jako nieodpłatne świadczenie otrzymane przez pracowników.
3 RADA PRAWNIKA
Korzystniejsze świadczenia niepieniężne
● Pamiętaj, że otrzymane w sposób definitywny pieniądze, w tym zwrócone koszty, zawsze stanowią przychód pracownika.
● Zadbaj, aby na potrzeby świadczonej pracy zatrudnieni otrzymywali świadczenia o charakterze niepieniężnym.
O ile organy podatkowe, co nieraz już udowodniły (patrz np. interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 15 października 2014 r., nr ILPB2/415–802/14–3/TR), mają niekiedy problemy z odróżnieniem implikacji podatkowych na poziomie przychodów w przypadku świadczeń pieniężnych i niepieniężnych, o tyle podatnicy i płatnicy muszą wyraźnie je odróżniać. Jest to ważne, bo jeżeli pracodawca dopuści do tego, że pracownik zakupi nocleg, działając we własnym imieniu i na własną rzecz (w uproszczeniu – dostarczy fakturę, w której jako nabywca będzie wskazany pracownik, a nie pracodawca), wówczas, zwracając mu taki koszt, będzie trzeba uwzględnić obciążenia fiskalne. W przeciwieństwie bowiem do świadczeń niepieniężnych otrzymane przez pracownika pieniądze (oczywiście definitywnie, a nie np. w formie zaliczki) stanowią jego przychód nawet wówczas, gdy jest to zwrot kosztów, których pracownik nie mógł uwzględnić w kosztach podatkowych (w ramach stosunku pracy co do zasady koszty są zryczałtowane). To oznacza, że konieczne jest rozpoznanie przychodu (przy czym w przypadku zakwaterowania może być zwolnienie w ramach limitu 500 zł/miesiąc). Stąd właśnie tak ważne jest, aby na potrzeby świadczonej pracy zatrudnieni otrzymywali świadczenia o charakterze niepieniężnym, a nie zwroty kosztów.
4 RADA PRAWNIKA
Uwaga na oskładkowanie
● Jeżeli skutecznie wyeliminujesz przychód pracownika, to wraz z nim wyłączysz obowiązek opłacania składek do ZUS.
● Nie próbuj stosować zwolnienia od PIT właściwego dla zakwaterowania tam, gdzie pracownik w ogóle nie uzyskuje przychodu podatkowego.
Ze względu na to, że w przypadku osób uzyskujących przychody w ramach stosunku pracy prawodawca nie powołał samodzielnej podstawy naliczenia składek na ubezpieczenia społeczne ani na ubezpieczenie zdrowotne, a odsyła do przychodu podatkowego, ustalenie świadczeń dla pracowników na potrzeby PIT jest istotne także dla ZUS.
Wobec tego, że podstawą naliczania składek do organu rentowego jest przychód podatkowy, wykazanie, że świadczenie w postaci zapewnienia pracownikowi noclegu nie generuje takiego przychodu, automatycznie przesądza o braku składek ZUS.
Jednocześnie trzeba podkreślić, że gdyby płatnik zadowolił się zwolnieniem w ramach limitu 500 zł dla noclegów, musi pamiętać, że nawet jeśli w ramach takiego zwolnienia nie rozlicza PIT, to musi naliczyć składki ZUS.
! PODSUMOWANIE
Problem finansowania noclegów przekazywanych pracownikom na potrzeby pracy, którą ci świadczą dla pracodawcy, ma długą historię. Od pewnego czasu można zaobserwować niezbyt pośpieszny, ale jednak wyraźny zwrot ku normalności. Bo z pewnością wykładnia, w myśl której pracownik nie uzyskuje przychodu, otrzymując świadczenia służące wykonywanej pracy, nie kreuje żadnych ulg czy przywilejów, a jest jedyną racjonalną i słuszną. Sami pracodawcy powinni zadbać o to, aby organy podatkowe mogły stosować właściwą wykładnię poprzez przekazywanie pracownikom nie zwrotu kosztów, ale świadczeń niepieniężnych – tylko bowiem wówczas należy mówić o braku przychodu podatkowego.