Najpierw przedsiębiorca dowiaduje się, że uiścił wszystkie składki, a chwilę później – że zadłużenie jednak istnieje. Choć ZUS sam sobie zaprzecza, to ma do tego prawo.
Przedsiębiorcy niejednokrotnie zwracają się do ZUS o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek, niezbędnego np. do uzyskania kredytu bankowego lub wzięcia udziału w postępowaniu przetargowym. Takie zaświadczenie potwierdza brak zaległości na dzień jego wydania. Myli się jednak ten, kto sądzi, że jego otrzymanie daje gwarancję czystego konta w ZUS. Może się bowiem zdarzyć, że płatnik składek, mimo że taki dokument bez problemu uzyskał, dowiaduje się później, że posiada jednak jakiś dług wobec zakładu. Nie powinno więc nikogo dziwić, że w takiej sytuacji przedsiębiorca odmawia uregulowania zadłużenia, skoro wcześniej otrzymał dokument stwierdzający co innego. Pojawiają się zarzuty, że ZUS sam sobie zaprzecza i nie wiadomo, co ma pierwszeństwo – zaświadczenie, czy decyzja stwierdzająca istnienie zaległości.
Reklama
Aktualne na dzień wydania

Reklama
Sprawa jest o tyle skomplikowana, że przepisy ubezpieczeniowe na temat takiego zaświadczenia milczą. ZUS, wydając je, stosuje w tym zakresie ogólne przepisy kodeksu postępowania administracyjnego dotyczące wydawania zaświadczeń. Dokument taki jest wydawany na wniosek płatnika składek przez właściwą dla miejsca prowadzenia działalności jednostkę ZUS. Stan rozliczeń potwierdzany w zaświadczeniu jest ustalany na podstawie aktualnie zaewidencjonowanych na koncie płatnika danych z prawidłowo wypełnionych i przekazanych przez płatnika dokumentów rozliczeniowych, jak też dokonanych przez niego wpłat składek. Warto wiedzieć, że ZUS nie przeprowadza specjalnej kontroli u płatnika, aby potwierdzić zgodność tych danych z rzeczywistością. Przepisy nie przewidują takie trybu, poza tym termin na wydanie zaświadczenia to tylko 7 dni od daty wpływu wniosku. Gdy zachodzą przyczyny uniemożliwiające jego wydanie, płatnik otrzyma z ZUS decyzję o odmowie wydania zaświadczenia, od której będzie mu przysługiwało odwołanie do właściwego sądu. Płatnik korzystający z ulgi w postaci odroczenia terminu płatności składek lub zawarcia układu ratalnego może również otrzymać takie zaświadczenie, o ile w terminie wykonuje postanowienia podpisanej umowy w sprawie ulgi. Zaświadczenie takie musi jednak zawierać klauzulę o korzystaniu przez płatnika z ulgi.
Obowiązek ciąży na płatniku
Co zatem w sytuacji, gdy płatnik składek najpierw otrzymał od ZUS zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek i pozostaje w przekonaniu, że żadnych zaległości wobec ZUS nie posiada, po czym dostaje informację o ich istnieniu? Takie sytuacje mają miejsce, gdy np. ZUS przeprowadzi kontrolę i ustali, że płatnik nie odprowadzał składek za wszystkich objętych obowiązkiem zgłoszenia albo po jakimś czasie wykryje błąd we wcześniejszych rozliczeniach. W tej sprawie zajął stanowisko Sąd Najwyższy w wyroku z 28 marca 2012 r., sygn. akt II UK 170/11, w którym podkreślił, że bez wątpienia zgodnie z art. 34 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa systemowa) to zakład zapewnia rzetelność i kompletność informacji gromadzonych na kontach ubezpieczonych i na kontach płatników składek w sposób uregulowany tą ustawą. Zauważył jednak, że nawet naruszenie tego obowiązku przez organ rentowy nie usprawiedliwia naruszenia obowiązków spoczywających na płatniku składek, a polegających na prawidłowym obliczeniu należnych składek i terminowym ich opłacenia do ZUS.
W myśl art. 46 ustawy systemowej płatnik składek jest zobowiązany według zasad wynikających z przepisów ustawy obliczać, potrącać z dochodów ubezpieczonych, rozliczać oraz opłacać należne składki za każdy miesiąc kalendarzowy. Zatem zarówno sporządzenie tych wszystkich dokumentów (zgłoszeń do ubezpieczeń, deklaracji czy raportów), a także obliczenie należnych składek i ich terminowe przekazanie do organu rentowego spoczywa wyłącznie na płatniku składek. Nawet jeśli nie ma w tym winy przedsiębiorcy, a wydanie zaświadczenia przez ZUS było efektem błędu z jego strony, nie zwolni to przedsiębiorcy, który powinien znać wysokość swego zobowiązania, z obowiązku zapłaty składek wraz z należnymi od nich odsetkami za zwłokę.
Takie stanowisko jest usprawiedliwione również charakterem wydawanego przez ZUS zaświadczenia. Jest ono bowiem aktem wiedzy, nie zaś woli organu i nie rozstrzyga żadnej sprawy co do jej istoty. Zaświadczeniem organ rentowy potwierdza jedynie istnienie określonego stanu na podstawie posiadanych już danych. W przeciwieństwie do decyzji administracyjnej (którą będzie deklaratoryjna decyzja ZUS stwierdzająca zadłużenie) zaświadczenie nie wiąże organu i może być zawsze uchylone lub zmienione, w sytuacji gdy dojdzie do zmiany faktów lub stanu prawnego.
Wraz ze zmianą sytuacji faktycznej lub prawnej staje się nieaktualne, co umożliwia wydanie nowego zaświadczenia odpowiadającego aktualnemu stanowi prawnemu albo faktycznemu, bez poprawiania lub unieważniania zaświadczenia wydanego wcześniej. Nie może być ono jednocześnie oceniane w kategoriach ważności rozstrzygnięcia organu (tak orzekł np. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 29 lutego 2012 r., sygn. akt II GSK 186/11 i Sąd Apelacyjny w Krakowie w wyroku z 30 stycznia 2013 r., sygn. akt III AUa 1089/12). A skoro wydanie zaświadczenia jest czynnością faktyczną, to nie ma żadnych przeszkód do ponownego wydania zaświadczenia w tej samej sprawie. Zakład nie będzie zatem związany wydanym przez siebie dokumentem, z którego wynika, że dana osoba nie zalega ze składkami, a jego pomyłka w tym zakresie, choć może rodzić uzasadnioną krytykę ze strony przedsiębiorcy, nie uwolni go od wykazanego przez ZUS zobowiązania. Traktowanie tego w kontekście utraty zaufania do instytucji publicznej niczego w tej sytuacji nie zmienia.
Nie jest dowodem
Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorca, który ma uzasadnione obawy, że ZUS jednak nie ma racji, wykazując zaległe składki, nie ma szans na wygraną przed sądem ubezpieczeń. Może się bowiem okazać, że ZUS rzeczywiście się pomylił, wydając decyzję o stwierdzeniu zaległości, podczas gdy tak naprawdę zadłużenie nie istnieje. Powinien jednak to udowodnić, wykazując, że składki zostały opłacone w prawidłowej wysokości. Zaświadczenie, jakie kiedyś uzyskał, nie może być jednak dowodem w tej sprawie, a tym bardziej okolicznością przesądzającą z góry o błędzie organu rentowego.
Ważne
Zaświadczenie nie wiąże ZUS, może być zawsze uchylone lub zmienione
Ważne
To na płatniku składek ciąży obowiązek prawidłowego rozliczania składek, nie zwalnia z niego nawet uzyskanie zaświadczenia
Podstawa prawna
Art. 34, art. 46, art. 123 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2015 r. poz. 121 ze zm.).
Art. 217–219 ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2013 r. poz. 267 ze zm.).