Pracodawcy muszą zmodyfikować podejście do dokumentacji pracowniczej. Zmiany w uprawnieniach związanych z opieką nad dzieckiem spowodują, że jej część będą mogli zniszczyć dopiero po 7 lub 10 latach
Kadrowcy często się zastanawiają, czy i jakie dokumenty mogą już zniszczyć. Wielu z nich – dla bezpieczeństwa – przechowuje wszystko przez dziesiątki lat. Oznacza to jednak gwałtowny przyrost archiwum, w szczególności gdy firma się rozrasta i ma coraz więcej pracowników. Dlatego też lepiej odchudzać dokumentację, tym bardziej że tylko niektóre dokumenty wymagają przechowywania przez 50 lat.
Decyduje przedawnienie
W przypadku wielu dokumentów przepisy nie wskazują wprost określonego czasu przechowywania. Tym samym czas archiwizacji powinien być wyznaczony przez zasady dotyczące przedawnienia. Problem jednak w tym, że prawo przewiduje kilka różnych terminów przedawnienia. Termin dotyczący roszczeń związanych ze stosunkiem pracy określony został w art. 291 par. 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.; dalej: k.p.). Zgodnie z tym przepisem roszczenie ze stosunku pracy ulega przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym stało się wymagalne. Tym samym dokumenty zabezpieczające nas przed roszczeniami pracownika należy przechowywać przez okres co najmniej 3 lat – dotyczy to przede wszystkim listy obecności, ewidencji dni urlopowych itd.
Istotne zmiany w tym zakresie nastąpią na skutek wejścia w życie ustawy z 24 lipca 2015 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy i niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2015 r. poz. 1268), która zacznie obowiązywać 2 stycznia 2016 r. i zmienia przepisy dotyczące urlopów rodzicielskich. Nie mówi jednak nic o terminach przechowywania dokumentacji związanej z ich udzielaniem. Należy jednak pamiętać, że przepisy prawa tworzą system. Zmiana jednego z nich może za sobą pociągać kolejne w zakresie obowiązków niewynikających z jego treści. Taki też będzie skutek przewidzianej powyższą ustawą nowej możliwości zostawienia sobie części urlopu rodzicielskiego na później – mimo że przepisy nic nie mówią o terminie przechowywania dokumentów, okazuje się, że skutkiem nowelizacji będzie wydłużenie tego terminu.
Do końca 2015 roku sprawa jest dość prosta. Płatne urlopy związane z rodzicielstwem muszą być brane bezpośrednio po sobie, wobec czego po upływie 3 lat od momentu powrotu zatrudnionego do pracy można pozbywać się części dokumentów – w uproszczeniu tych, które nie są związane z rozliczeniami finansowymi (np. związanych z ewidencją czasu pracy, jak ewidencja nieobecności itp.).
Nowe zasady
Jednak według nowej regulacji art. 1821b k.p. urlop rodzicielski jest udzielany jednorazowo albo w częściach nie później niż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6. rok życia. W praktyce w przypadku dzieci urodzonych w styczniu pracownik będzie mógł korzystać z takiego urlopu przez prawie 7 lat. Co prawda pozostawiono zasadę, że poszczególne części powinny być udzielane bezpośrednio po sobie, ale jednocześnie ustawodawca stwierdził, że urlop w wymiarze do 16 tygodni może być udzielony w terminie nieprzypadającym bezpośrednio po poprzedniej części tego urlopu albo nieprzypadającym bezpośrednio po wykorzystaniu zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający części tego urlopu. Liczba wykorzystanych w tym trybie części urlopu pomniejsza liczbę części przysługującego urlopu wychowawczego.
Oznacza to w praktyce, że pracodawca powinien dla własnego bezpieczeństwa wstrzymać się z niszczeniem dokumentów co najmniej 7 lat, a jeżeli pracownik skorzysta ze swoich rodzicielskich uprawnień do końca roku, w którym jego dziecko ukończy 6. rok życia – wydłużyć ten okres nawet do 10 lat. Wcześniejsze zniszczenie dokumentów może spowodować, że pracodawca będzie bezbronny wobec roszczeń pracownika.
Przepisy szczególne
Należy pamiętać, że odrębne terminy przechowywania dokumentacji gromadzonej przez pracodawców określają też inne ustawy.
Z art. 51u ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 1446) wynika, że w przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości pracodawca wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji. Jest on liczony:
1) od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy – dla dokumentacji osobowej,
2) od dnia wytworzenia – dla dokumentacji płacowej.
Co prawda przepis ten nie mówi tego wprost, ale można z niego wyprowadzić zasadę przechowywania dokumentów przez pół wieku. Podobny okres, ale tym razem już wyrażony wprost, obowiązuje w przypadku dokumentacji płacowej – zgodnie z art. 125a ust. 4 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 748 ze zm.) płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.
Na powyższe nakładają się obowiązki wobec organów podatkowych i ZUS. Zgodnie z art. 70 par. 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 613 ze zm.) zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Oznacza to więc, że dokumenty podatkowe (np. PIT-11 czy PIT-4R) należy przechowywać co najmniej do końca tego okresu. Z kolei w myśl art. 24 ust. 4 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 121 ze zm.) należności z tytułu składek ulegają przedawnieniu po upływie 5 lat, licząc od dnia, w którym stały się wymagalne (do końca 2011 r. obowiązywał termin 10-letni; zobowiązania powstałe do 31 grudnia 2011 r. przedawniają się po upływie 10 lat, nie później jednak niż z końcem 2016 r.). Do końca tego okresu należy więc trzymać deklaracje i dowody zapłaty. Jak widać, wszystko zależy od rodzaju dokumentów.©?
Co i jak długo