? OPIS SYTUACJI: Spółka prowadzi działalność w branży budowlanej. Rok 2014 i pierwsze półroczne 2015 były dla spółki bardzo owocne w kontrakty. Przedsiębiorstwo rozpoczęło realizację kilkunastu nowych przedsięwzięć. Spółka ma stałą załogę złożoną ze sprawdzonych pracowników, dobrych fachowców, którzy są dobrze opłacani. Władze spółki dbają o wysoki poziom pracy świadczonej przez pracowników, w związku z czym nie tylko inwestują w środki bezpieczeństwa, ale również dbają o to, aby podnosili oni swoje kwalifikacje. W związku z przyjętą polityką personalną władze spółki wzbraniają się przed zbyt pochopnym zatrudnianiem nowych, niesprawdzonych pracowników czy posiłkowaniem się zatrudnianiem osób na czasowe umowy cywilnoprawne. W minionych latach harmonogramy prac były tak ustalane, aby pracownicy, nawet ci najbardziej potrzebni pracodawcy, mogli wykorzystać przysługujące im urlopy. Jednak od półtora roku natłok zleceń, ich spiętrzenie się spowodowało, że kilkunastu pracowników nie miało możliwości zrealizowania planów urlopowych. Co gorsze, pomimo że rozpoczął się wrzesień, nic nie wskazuje na to, aby przez niektórych z pracowników realne było wykorzystanie, czy chociażby tylko rozpoczęcie urlopów, nie tylko do końca tego miesiąca, ale nawet przez kolejne trzy miesiące, tj. do końca tego roku.
Radosław Kowalski, doradca podatkowy / Dziennik Gazeta Prawna
TEMAT TYGODNIA
Jeden z pracowników zatrudniony na stanowisku kierownika budowy przeczytał na forum w internecie, że jeżeli nie wykorzysta zaległego urlopu do końca września następnego roku (tj. za 2014 rok do końca września 2015 roku), to może go całkowicie utracić, przy czym jedyną możliwością ochrony przed taką sytuacją jest to, aby pracodawca wypłacił mu ekwiwalent za zaległy urlop. Inny uczestnik forum w czasie dyskusji zaproponował, aby pracownik dla uniknięcia sytuacji, w której przepadłby mu zaległy urlop za 2014 rok, złożył wniosek o taki urlop i nawet bez akceptacji pracodawcy nie stawił się w pracy. Internauta zastrzegł przy tym, że ważne jest to, aby we wniosku było wyraźnie wskazane, że dotyczy on zaległego urlopu za 2014 rok, bo w przeciwnym razie pracodawca może mu odpisać urlop za rok bieżący.
Kierownik budowy Jacek zaniepokojony takimi informacjami, nie chcąc utracić urlopu, ale jednocześnie zamierzając pozostać lojalnym pracownikiem, zwrócił się do przełożonego, dyrektora technicznego Andrzeja, z prośbą o wypłatę ekwiwalentu za 2014 rok, dzieląc się jednocześnie informacjami uzyskanymi na forum.
Ten, nie znając zasad, jakimi powinien się kierować, ale mając świadomość, że sytuacja tego pracownika nie jest odosobniona, zaprosił go jako kierownika budowy na spotkanie z prawnikiem, aby wspólnie znaleźć rozwiązanie problemu. Po wstępnym rozpoznaniu sytuacji w firmie dyrektor uznał, że warto w ramach takiego spotkania ustalić, co z pracownikami, którzy również mają zaległy urlop i mogliby go wykorzystać we wrześniu, ale nie chcą tego zrobić, bo nie mają żadnych planów na ten czas.
● Etap I Ustalenie dostępnych rozwiązań
– Spotkaliśmy się, aby porozmawiać o urlopie Jacka – dyrektor wskazał na swojego pracownika – i innych pracowników, również z jego budowy. Zaniepokoiły go informacje, jakie wyczytał na forum internetowym.
– Tak, czytałem maila, który pan mi przesłał i mogę podsumować jednym słowem: bzdury – prawnik nie miał wątpliwości co do tego, że to, co zostało tam napisane, nie ma uzasadnienia w przepisach.
– Czyli jeżeli do końca września nie skorzystam z urlopu, to on mi nie przepadnie? – upewniał się Jacek.
– Zdecydowanie nie. Urlop przedawnia się znacznie później, bo po upływie trzech lat – zapewnił prawnik – i to od końca roku, a w pewnych sytuacjach nawet od końca września następnego roku.
– A co z ekwiwalentem za zaległy urlop? Czy możemy go wypłacić pracownikom, którzy nie wykorzystali urlopu? – dopytywał się dyrektor, pamiętając, że problem zaległych urlopów dotyczy większej grupy pracowników.
– Przyznam, że ja i kilku chłopaków nawet wolelibyśmy pieniądze zamiast urlopu – podchwycił temat Jacek. – Pracy jest dużo, a jak się ma dzieci w wieku szkolnym, to teraz nie pora na wyjazd na wakacje.
RADA 1
– Niestety, ekwiwalent to rozwiązanie bardziej wyjątkowe, przewidziane dla sytuacji, w których następuje rozwiązanie stosunku pracy. W naszym przypadku nie może on mieć zastosowania.
– Mecenasie, a tak z ciekawości – zagadnął dyrektor – co z tym samodzielnym wykorzystaniem urlopu przez pracownika bez zgody pracodawcy? Nie chciałbym, aby któregoś dnia nie stawiła mi się na budowie cała ekipa, bo wykorzystują zaległy urlop.
– Absolutnie nie ma takiego ryzyka. To, że zakończył się wrzesień, nie uprawnia pracowników do tego, aby bez zgody pracodawcy skorzystali z zaległego urlopu za poprzedni rok.
RADA 2
– Panie Andrzeju, czy na pewno nie ma takiej możliwości, aby pan Jacek i jego pracownicy wykorzystali zaległe urlopy? – starał się upewnić prawnik. – Urlop wprawdzie nie przepadnie, ale w przypadku kontroli na szefa może być nałożona grzywna. Lepiej, aby pracownicy wykorzystali urlopy. A jeżeli nie pan Jacek, to może pozostali pracownicy z zaległym urlopem mogliby z niego skorzystać?
● Etap II Sprawdzenie, kto może wykorzystać urlop
RADA 3
– Sytuacja podbramkowa jest tylko u Jacka. Jeżeli chodzi o pozostałych, to myślę, że można spróbować tak ustawić pracę, aby mogli wykorzystać zaległe urlopy – stwierdził dyrektor.
– Nie widzę tego. Zwróć uwagę, że mamy już wrzesień – zaprotestował Jacek. – Nie wyślę przecież na urlop w jednym czasie całej brygady.
– No właśnie. Chyba już za późno. W tym roku przepadło, ale koniecznie musimy pamiętać o tym w następnym roku – zmartwił się dyrektor.
– To nie problem. Nie do końca jest tak, że zaległy urlop musi być wykorzystany do końca września następnego roku – uspokoił go prawnik. – Nie jest ważne to, kiedy urlop się zakończy. Decydujące znaczenie ma moment rozpoczęcia urlopu.
– Czyli musimy sprawdzić, który z chłopaków nie wykorzystał jeszcze urlopu i jakby to było możliwe, wysłać go na urlop – podsumował dyrektor.
– Kilku już było na urlopie, ale z tego co wiem, mają jeszcze jakiś do wykorzystania – zastanowił się Jacek.
– Na razie, czyli we wrześniu tego roku – doprecyzował prawnik. – Interesują nas tylko ci pracownicy, którzy mają zaległy urlop, np. za 2014 rok.
RADA 4
– Trzeba sprawdzić, jak wypisali wnioski urlopowe ci, którzy byli w tym roku na urlopie, ale nie wykorzystali całego – uznał dyrektor.
– Dominuje taka praktyka, że bez znaczenia jest to, jak pracownik wypisał wniosek. Urlop zawsze jest wykorzystywany od najdawniejszego – sprostował prawnik.
– Jeżeli tak, to chyba skala problemu jest mniejsza, niż mi się pierwotnie wydawało – zastanowił się Jacek. – Z tego, co pamiętam, większości z mojej budowy został tylko urlop z bieżącego roku.
● Etap III Obowiązek powiadomienia
– To co powinniśmy zrobić, jakie kroki podjąć, aby pracownicy skorzystali z zaległego urlopu za 2014 rok? – spytał dyrektor.
– W pierwszej kolejności powinniśmy powiadomić pracowników o tym, że przysługuje im zaległy urlop i w jakim wymiarze – wskazał prawnik.
RADA 5
– Tak sobie teraz pomyślałem – zastanowił się dyrektor – czy ma znaczenie to, że pracownik nie wpisał urlopu do planu urlopów? Może wystarczy zaplanować urlop na przyszły rok, uwzględnić go w planie urlopów. Dzięki temu zagwarantujemy, że wykorzysta go w dogodnym dla niego terminie.
– Niestety, jeżeli mówimy o zaległym urlopie za 2014 rok, to nie ma możliwości przesunięcia go na okres po 30 września roku następującego po tym, za który ten urlop przysługuje – prawnik rozwiał wątpliwości. – Jeżeli upłynie ten termin, pracodawca jest narażony na odpowiedzialność za naruszenie praw pracowniczych.
– I nie ma możliwości legalnego przesunięcia urlopu na później, nawet na wniosek pracownika? – zdziwił się Jacek.
– W praktyce przyjmuje się, że tylko i wyłącznie w bardzo wyjątkowych sytuacjach, a taka tutaj chyba nie występuje – stwierdził prawnik.
● Etap IV Przymusowe udzielenie urlopu
– No tak, ale co zrobimy, jeżeli ktoś nie będzie chciał iść na urlop? – zastanowił się dyrektor. – Wrzesień nie należy do najbardziej atrakcyjnych miesięcy do wyjazdu na urlop.
– Myślę, że chłopaki woleliby wykorzystać urlop w czasie wakacji, ewentualnie zimą na wyjazd na narty. Również jeśli chodzi o interes firmy, to zimą jest mniej pracy niż obecnie – przytaknął dyrektorowi Jacek.
– Czy możemy zmusić pracownika do wykorzystania urlopu? – dopytywał się dyrektor.
RADA 6
– Tak, jest taka możliwość – potwierdził prawnik. – Jeżeli pomimo wyraźnego żądania pracodawcy pracownik nie będzie chciał wykorzystać zaległego urlopu, pracodawca może go do tego przymusić.
– Czyli najpierw musimy zawiadomić pracownika, zaproponować mu wykorzystanie urlopu w terminie do 30. września – upewnił się dyrektor.
– A co jeżeli pracownik nie zechce wypisać wniosku? – zastanowił się Jacek.
– To nie jest przeszkoda – definitywnie stwierdził prawnik. – Formalnie rzecz biorąc, pracodawca może zmusić pracownika, nawet pod groźbą pociągnięcia go do odpowiedzialności pracowniczej.
– Obawiam się, że to może się nie spodobać niektórym osobom – zmartwił się dyrektor. – Rozumiem, że chodzi o ochronę praw pracowniczych, jednak w takim przypadku jak nasz może mieć negatywny wpływ na relacje pracownik – pracodawca.
– Niestety, tak wymyślił prawodawca – podsumował prawnik. – Oczywiście decyzja należy do zarządu, to kwestia oszacowania ryzyka. Część pracodawców podejmuje je i paradoksalnie może to pozytywnie wpłynąć na relacje pomiędzy pracownikiem i jego pracodawcą.
1 RADA PRAWNIKA
Urlop nie może być „sprzedany” za ekwiwalent
Prawo pracownika do urlopu wypoczynkowego ma charakter szczególny. Jest to uprawnienie pracownicze o charakterze bezwzględnie obowiązującym, pod tym względem nieco zbliżonym np. do wynagrodzenia za pracę. Urlop wypoczynkowy ma służyć pracownikowi, umożliwić mu rzeczywisty odpoczynek dla zdrowia, a w przyszłości efektywnej pracy dla pracodawcy.
Podkreślić należy, że pracownik nie tylko nie może zrzec się swojego urlopu czy przenieść go na inną osobę, ale również „sprzedać” za ekwiwalent. Ten ostatni przysługuje bowiem tylko i wyłącznie wówczas, gdy stosunek pracy ulega rozwiązaniu, a w okresie wypowiedzenia pracownik nie mógł wykorzystać urlopu bądź zaległego urlopu.
Warto przytoczyć tutaj stanowisko zawarte w wyroku Trybunału Sprawiedliwości UE z 6 kwietnia 2006 r. (sygn. akt C-124/05): „Artykuł 7 dyrektywy 93/104 dotyczącej niektórych aspektów organizacji czasu pracy, zmienionej dyrektywą 2000/34, należy interpretować w ten sposób, że stoi on na przeszkodzie temu, aby przepis krajowy zezwalał w trakcie trwania umowy o pracę na zastąpienie dni urlopu corocznego, w rozumieniu art. 7 ust. 1 tej dyrektywy, niewykorzystanych w trakcie danego roku, ekwiwalentem pieniężnym w trakcie roku następnego. W istocie uprawnienie do płatnego corocznego urlopu każdego pracownika należy postrzegać jako szczególnie ważną zasadę wspólnotowego prawa socjalnego, od której nie może być odstępstw i której implementacja przez właściwe władze krajowe może być dokonana tylko w granicach wyraźnie określonych przez samą dyrektywę. Dyrektywa ta w trosce o efektywną ochronę bezpieczeństwa i zdrowia pracownika wprowadza zasadę, zgodnie z którą pracownik normalnie winien mieć zapewniony rzeczywisty wypoczynek, gdyż tylko w przypadku rozwiązania umowy o pracę art. 7 ust. 2 dyrektywy pozwala na zastąpienie corocznego płatnego urlopu ekwiwalentem pieniężnym”.
Ekwiwalent jest świadczeniem nie tylko o wyjątkowym charakterze, lecz także odrębnym od samego urlopu.
Jak podkreślił Sąd Najwyższy w wyroku z 29 marca 2001 r. (sygn. akt I PKN 336/00): „Prawo pracownika do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany w całości lub części urlop wypoczynkowy powstaje w dniu rozwiązania umowy o pracę – zdarzenia uniemożliwiającego realizację prawa do urlopu wypoczynkowego w naturze (art. 171 par. 1 pkt 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.; dalej: k.p.). W tym też dniu prawo do urlopu w naturze przekształca się w jego pieniężny ekwiwalent. Ekwiwalent przysługuje za urlopy nieprzedawnione w chwili powstania do niego prawa. Nie jest zatem trafny pogląd, jakoby po przekształceniu prawa do urlopu wypoczynkowego w naturze w jego ekwiwalent pieniężny, nadal biegł termin przedawnienia roszczenia o udzielenie urlopu. Z dniem powstania prawa do ekwiwalentu rozpoczyna się natomiast bieg przedawnienia roszczenia o to świadczenie. Roszczenie o udzielenie urlopu wypoczynkowego w naturze i roszczenie o wypłatę ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany w naturze urlop wypoczynkowy to dwa różne roszczenia”.
2 RADA PRAWNIKA
Nie można samodzielnie wykorzystać zaległego urlopu
Nawet jeżeli urlop jest zaległy, tzn. zakończył się rok, za który jest on należny, pracownik nie może wykorzystać go bez zgody pracodawcy i w wybranym przez siebie terminie. W każdym przypadku pracodawca musi wyrazić zgodę na rozpoczęcie urlopu.
To, że pracownik dysponuje zaległym urlopem, a nawet to, że minął ustawowy termin do jego wykorzystania, nie daje pracownikowi uprawnienia, aby skorzystał z urlopu w dowolnym momencie, nie informując o tym pracodawcy i nie uzyskując zgody na jego rozpoczęcie. Gdyby pracownik nie stawił się w pracy, powołując się na to, że rozpoczął urlop, a nie uzyskałby wcześniej akceptacji pracodawcy, jego absencja mogłaby być potraktowana jako nieobecność nieusprawiedliwiona.
W wyroku Sądu Najwyższego z 5 grudnia 2000 r. (sygn. akt I PKN 121/00) wskazano, że „Zawiadomienie pracodawcy o rozpoczęciu zaległego urlopu wypoczynkowego nie usprawiedliwia nieobecności pracownika w pracy. Naruszenie przez pracodawcę obowiązku udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego za dany rok do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego, nie uprawnia pracownika do rozpoczęcia po tym terminie urlopu bez zgody pracodawcy. (...) Udzielenie urlopu jest jednostronną czynnością pracodawcy zwalniającą pracownika z obowiązku świadczenia pracy i usprawiedliwiającą jego nieobecność w pracy. Przepisy nie przewidują możliwości zastąpienia jej żadnym oświadczeniem pracownika. Skoro pracownik sam sobie nie może skutecznie udzielić urlopu, zawiadomienie pracodawcy o rozpoczęciu urlopu nie stanowi podstawy do zwolnienia z obowiązku wykonywania pracy i usprawiedliwienia nieobecności w pracy. Rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego bez zgody pracodawcy, a więc, jak trafnie ocenił je sąd (II instancji – red.) – samowolne, w każdym przypadku prowadzi do uchybienia obowiązkom pracowniczym, określonym w art. 100 par. 1 i par. 2 pkt 1, 2, 4 k.p.”. Z kolei w wyroku z 16 grudnia 2008 r. (sygn. akt I PK 88/08) SN zajął następujące stanowisko: „Do udzielania urlopu zaległego mają bowiem zastosowanie ogólne reguły, w tym także wynikająca z art. 163 par. 1 (ewentualnie par. 1 1 ) k.p., zgodnie z którą wniosek urlopowy pracownika jest brany przez pracodawcę pod uwagę, ale nie jest dla niego wiążący (poza przypadkami określonymi w art. 163 par. 3 i 205 par. 3 k.p.). Pracodawca może wniosek uwzględnić, jeżeli urlop we wskazanym czasie nie koliduje z koniecznością zapewnienia normalnego toku pracy. W tym znaczeniu realizacja prawa pracownika do wypoczynku jest korygowana potrzebami pracodawcy i koniecznością obecności pracownika w zakładzie pracy. W utrwalonym orzecznictwie Sąd Najwyższy wielokrotnie wskazywał, że z uwagi na charakter decyzji o udzieleniu urlopu wniosek urlopowy powinien zostać złożony przez pracownika odpowiednio wcześniej po to, by pracodawca mógł należycie przygotować się do nieobecności urlopowanego pracownika. Złożenie tego wniosku nie uprawnia pracownika do rozpoczęcia urlopu, skoro nie może on sam sobie udzielić urlopu. Pracownik, który nie czekając na rozpoznanie jego wniosku urlopowego samowolnie opuszcza pracę, narusza poważnie umowę o pracę, co uzasadnia jej niezwłoczne rozwiązanie przez pracodawcę. (...) Skoro samowolne opuszczenie pracy z powołaniem się na konieczność wykorzystania zaległego lub wcześniej zaplanowanego urlopu daje podstawę do zastosowania art. 52 par. 1 pkt 1 k.p., to tym bardziej ta podstawa dotyczy sytuacji, gdy pracownik samowolnie udaje się na urlop nieprzewidziany w planie urlopów (por. wyrok z 15 marca 2001 r., sygn. akt I PKN 306/00, OSNAPiUS 2002, nr 24, poz. 591), bowiem prawo do urlopu i konieczność wykorzystania urlopu w danym roku kalendarzowym lub najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego (art. 168 k.p.) nie może być realizowane w sposób dowolny, bez uzgodnienia z pracodawcą (por. wyrok z 13 maja 1998 r., sygn. akt I PKN 99/98, OSNAPiUS 1999, nr 10, poz. 331). Korzystanie przez pracownika z prawa do urlopu w sytuacji, gdy z powodu długotrwałej nieobecności w pracy nie został objęty planem urlopów, również nie może nastąpić w dowolnym czasie, bez zgody pracodawcy (samowolnie) i jedynie po złożeniu wniosku urlopowego, a przed podjęciem decyzji przez nieobecnego chwilowo w zakładzie pracy przełożonego (por. wyrok z 10 listopada 1998 r., sygn. akt I PKN 364/98, OSNAPiUS 1999, nr 24, poz. 788). Skoro obowiązek z art. 168 k.p. nie ma charakteru bezwzględnego w tym sensie, że nie stanowi nakazu uwzględniania każdego wniosku pracownika o udzielenie urlopu, złożonego w każdym czasie (co dotyczy także urlopu na żądanie; por. wyrok z 15 listopada 2006 r., sygn. akt I PK 128/06, OSNP 2007, nr 23–24, poz. 346), to pracownik nie może rozpocząć urlopu ani w terminie zaplanowanym, ani nawet uprzednio uzgodnionym z pracodawcą, jeżeli pracodawca się temu sprzeciwi”.
3 RADA PRAWNIKA
Urlop powinien być udzielony do końca września
Nawet jeżeli pracownik nie zdąży odbyć całego urlopu (zakończyć go) do końca września następnego roku, powinien on rozpocząć w tym terminie urlop.
Ustawodawca zastrzegł, że urlopu niewykorzystanego zgodnie z ustalonym planem urlopów (tj. w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 kodeksu pracy) należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Zatem prawodawca nie wymaga i nie oczekuje, że pracownik wykorzysta (zakończy) urlop przed końcem trzeciego kwartału następnego roku. Decyduje moment udzielenia urlopu i to powinno mieć miejsce najpóźniej we wrześniu.
4 RADA PRAWNIKA
Zaległy wypoczynek można zaliczyć na poczet wykorzystanego
W przypadku gdy pracownik ma zaległy urlop, to w pierwszej kolejności ten podlega wykorzystaniu. Urlop przedawnia się dopiero po upływie trzech lat, więc nie przepada wraz z końcem września następnego roku, ale doprowadzenie przez pracodawcę do sytuacji, w której pracownicy nie korzystają z urlopu pomimo nastania końca września, może spowodować nałożenie na pracodawcę grzywny.
Wymóg wykorzystania zaległego urlopu w terminie do 30 września roku następnego po roku, za który urlop przysługuje, stanowi zabezpieczenie dla pracownika, a dokładniej jego prawa do wypoczynku w ramach przysługującego mu urlopu. Należy jednak podkreślić, że jeżeli zostanie naruszony obowiązek udzielenia pracownikowi urlopu do końca trzeciego kwartału następnego roku, nie skutkuje to wygaśnięciem prawa pracownika do urlopu. Termin wskazany w art. 168 kodeksu pracy jako ten, w którym należy wykorzystać zaległy urlop, nie ma żadnego wpływu na bieg terminu przedawnienia uprawnienia pracownika do urlopu wypoczynkowego. Ten bowiem przedawnia się dopiero z upływem trzech lat od dnia wymagalności urlopu, czyli od końca roku, za który on przysługuje lub odpowiednio od końca dziewiątego miesiąca następnego roku, jeżeli wykorzystanie urlopu zostało przesunięte na następny rok w trybie art. 168 kodeksu pracy.
Sąd Najwyższy w wyroku z 11 kwietnia 2001 r. (sygn. akt I PKN 367/00) wskazał, że „Zgodnie z art. 161 k.p., pracodawca obowiązany jest udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Wyjątkowo, stosownie do art. 168 k.p., urlopu niewykorzystanego w danym roku kalendarzowym zgodnie z planem urlopów należy udzielić pracownikowi najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego. Według art. 291 par. 1 k.p. roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne, co dotyczy również roszczenia o udzielenie urlopu wypoczynkowego (por. wyrok Sądu Najwyższego z 8 czerwca 1977 r., I PRN 37/77, niepublikowany). Przepisy art. 161 i 168 k.p. nakazują przyjąć, że rozpoczęcie biegu trzyletniego (art. 291 par. 1 k.p.) terminu przedawnienia roszczenia o udzielenie urlopu wypoczynkowego następuje bądź z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje (art. 161 k.p.), bądź najpóźniej z końcem pierwszego kwartału roku następnego (obecnie trzeciego kwartału następnego roku – przypis własny autora), jeżeli urlop został przesunięty na ten rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy (art. 168 k.p.)”.
Uwzględniając to, że roszczenie o urlop ulega przedawnieniu, zasadne jest wykorzystanie w pierwszej kolejności najdawniej wymagalnego urlopu.
5 RADA PRAWNIKA
Przesunięcie urlopu na później z uzasadnieniem
Może to mieć miejsce tylko i wyłącznie w wyjątkowych sytuacjach uzasadnionych obiektywnymi przesłankami i interesem pracownika.
Niejednokrotnie pojawia się pytanie, czy w świetle prawa dopuszczalne jest przesunięcie i wykorzystanie zaległego urlopu w okresie po 30 września następnego roku. Zasadniczo nie jest to możliwe. Jedynie w bardzo wyjątkowych sytuacjach pracownik może rozpocząć urlop później niż w ostatnim dniu trzeciego kwartału, nie narażając przy tym pracodawcy na negatywne implikacje.
W doktrynie funkcjonuje pogląd, że przesunięcie takie jest dopuszczalne wyłącznie w bardzo wyjątkowych sytuacjach, takich jak np. ciężka choroba pracownika.
Można tutaj posiłkowo odwołać się do art. 166 kodeksu pracy. Zgodnie z nim część urlopu niewykorzystaną z powodu:
1) czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
2) odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
3) odbywania ćwiczeń wojskowych albo przeszkolenia wojskowego przez czas do 3 miesięcy,
4) urlopu macierzyńskiego,
pracodawca jest zobowiązany udzielić w terminie późniejszym.
Zatem po ustaniu szczególnej przesłanki przesunięcia pracodawca powinien niezwłocznie udzielić pracownikowi zaległego urlopu.
6 RADA PRAWNIKA
Pracownika można zmusić do wykorzystania urlopu
Jeżeli pracownik nie chce dobrowolnie zgodnie z zaleceniem pracodawcy wykorzystać zaległego urlopu, wówczas pracodawca może go do tego zmusić.
Przed końcem września część pracodawców stawia sobie pytanie, co zrobić z pracownikami, którzy mają zaległy urlop, a nie chcą (bądź uważają, że nie mogą) go wykorzystać. W takim przypadku pracodawca powinien pisemnie poinformować pracownika o obowiązku wykorzystania zaległego urlopu oraz wskazać termin, w którym to nastąpi. Co ważne, pracodawca może przymusić pracownika do wykorzystania takiego urlopu.
Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 24 stycznia 2006 r. (sygn. akt I PK 124/05) „Pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody”.
Z kolei w orzeczeniu z 2 września 2003 r. (sygn. akt I PK 403/02) SN stwierdził, że „Zgodnie z art. 163 par. 1 k.p. urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. W planie urlopów na każdy rok powinien być przewidziany dla każdego pracownika urlop za ten rok. Pracodawca nie mógł więc bez zgody pracownika udzielić mu urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia, jeżeli plan urlopów przewidywał urlop w innym czasie. Przepis art. 168 k.p. stanowi, że urlopu niewykorzystanego zgodnie z planem urlopów należy pracownikowi udzielić najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego. W takim przypadku pracodawca nie ma obowiązku uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystania urlopu, lecz musi udzielić mu urlopu w terminie określonym w powołanym przepisie. Udzielenie na podstawie art. 168 k.p. urlopu wypoczynkowego za poprzednie lata w pierwszym kwartale następnego roku (obecnie do końca trzeciego kwartału następnego roku – przypis własny autora) nie wymaga zgody pracownika”.
W takiej sytuacji termin urlopu może być narzucony jednostronnie, nie wymaga uzgodnienia z pracownikiem.
! PODSUMOWANIE
W przypadku zaległego urlopu pracodawca powinien doprowadzić do tego, aby pracownik wykorzystał go nie później niż do końca trzeciego kwartału następnego roku. Uchybienie takiemu obowiązkowi może stanowić przesłankę do ukarania pracodawcy za naruszenie praw pracowniczych. Niekiedy problem z wykorzystaniem urlopu determinowany jest okolicznościami zależnymi od samego pracownika i to on nie zamierza wykorzystać urlopu. Pewnym zaskoczeniem może być to, że wówczas pracodawca może zmusić pracownika do skorzystania z urlopu.